Где найти и как создать штатное расписание в «1С:Бухгалтерия»

Что такое штатное расписание в 1С

Штатное расписание в 1С — это структурированный перечень подразделений, должностей, ставок и базовых окладов, соответствующих структуре компании на определенную дату. В типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.3» полноценное ведение и автоматическое создание штатного расписания реализовано в упрощенном виде ради упрощения учета. Тем не менее в «1С:Бухгалтерия» есть встроенный инструмент, который позволяет собрать актуальные кадровые данные и использовать их для ручного составления штатного расписания.

О том, как правильно организовать кадровый учет, читайте в статье «Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции».

В «1С:Бухгалтерия» стандартный справочник «Штатное расписание» позволяет отразить:

• организацию и подразделения;
• должности и расписания;
• единицы ставки (например, 1, 0,5 и т. д.);
• базовые оклады и иные начисления.

Полный кадровый учет и автоматическая печать формы Т-3 доступны в специализированной программе «1С:ЗУП». В ней функционал расширен: ведется история изменений, реализованы документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания».

Как сократить должности в штатном расписании — порядок действий разместили тут.

Как оформляется штатная расстановка, узнайте в системе «КонсультантПлюс», оформив пробный бесплатный доступ на два дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Где найти штатное расписание в «1С:Бухгалтерия»

В типовой «1С:Бухгалтерия предприятия» (редакции 2.0, 3.0) штатное расписание обычно реализовано как справочник. Путь стандартно выглядит так:

• «Главное» → «Справочники» → «Штатное расписание»
• либо «Зарплата и Кадры» → «Штатное расписание» (в зависимости от версии и конфигурации).

В списке отображаются позиции штатного расписания по подразделениям и датам. Программа может как вести историю по датам, так и ограничиться актуальной на текущую дату структурой.

Где найти данные для штатного расписания в «1С:Бухгалтерия»:

Заменить полноценное штатное расписание в программе помогает специальный отчет «Штатные сотрудники». Найти его можно по следующему пути:

1. Перейдите в главное меню и выберите раздел «Зарплата и кадры».
2. В блоке «Кадровый учет» пройдите в «Отчеты по кадрам».
3. В открывшемся списке выберите отчет «Штатные сотрудники».

Бланк штатного расписания по унифицированной форме № Т-3 разместили в статье.

Как в «1С:Бухгалтерия» создать штатное расписание

Чтобы выгрузить актуальную структуру компании и зарплаты для формирования штатки, работа в «1С:Бухгалтерия» будет выглядеть следующим образом:

1. Открыть «Справочник», перейти в раздел, где расположен справочник «Штатное расписание».
2. В форме списка щелкните кнопку «Создать» или используйте горячую клавишу Insert.
3. Заполнить основные реквизиты:

• Подразделение — выбрать структурное подразделение компании.
• Должность — указать должность из справочника должностей.
• Количество ставок — ввести 1, 0,5 и т. п.
• Оклад — ввести базовый оклад по позиции.
• Дополнительные начисления (если реализованы) — указать надбавки, доплаты, стимулирующие выплаты.

4. Сохранить документ, нажать «Записать» или «Записать и закрыть». Новая позиция штатного расписания будет добавлена в структуру.

Как редактировать и закрывать позиции:

• Изменение оклада или ставки: откройте нужную позицию из списка, отредактируйте значения «Оклад» или «Количество ставок», проведите запись. При необходимости программа может запросить корректировку даты действия.
• Закрытие позиции: в большинстве конфигураций к позиции добавляется реквизит «Дата закрытия» или «Закрыта». Установите нужную дату закрытия, после чего проведите запись.

Про штатное расписание бюджетного учреждения рассказали тут.

Как оформить повышение оклада, узнайте в системе «КонсультантПлюс», оформив пробный бесплатный доступ на два дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Штатное расписание в «1С:ЗУП»

Хотя структура близка к Бухгалтерии, в «1С:ЗУП» штатное расписание становится более обширным документом, с возможностью ведения истории и автоматической проверки кадровых документов на соответствие утвержденной штатке.

Для начала работы нужно активировать функцию штатного расписания в настройках:

1. Открыть раздел Настройки → Кадровый учет.
2. Перейти по ссылке «Настройка штатного расписания».
3. Включить опцию «Ведется штатное расписание».
4. При необходимости отметить «Вести историю изменения штатного расписания» и «Автоматически проверять кадровые документы на соответствие штатному расписанию».

После включения в программе появляется механизм учета актуальных и исторических вариантов штатки, а также контроль по принятым сотрудникам и заявленным позициям.

В «1С:ЗУП» штатное расписание доступно через отдельное рабочее место или раздел:

• Главное → Штатное расписание.
• Либо Кадры → Штатное расписание.

В списке отображаются текущие и закрытые позиции, при включенной истории — варианты расписания на разные даты.

Создание и утверждение штатного расписания в «1С:ЗУП»:

1. Создать документ «Утверждение штатного расписания»

• Указывается дата утверждения и дата начала действия.
• В табличной части перечисляются подразделения, должности, ставки, оклады.
• При необходимости добавляются дополнительные показатели (премии, доплаты, коэффициенты).

2. Заполнить позиции:

• подразделение;
• должность;
• график работы;
• количество ставок;
• оклад и иные начисления (через кнопку «Добавить» в разделе «Оплата труда»).

3. Провести и закрыть документ

После заполнения документ «Утверждение штатного расписания» проводится. С этого момента программа начинает использовать утвержденную структуру при проверке и расчетах.

Внесение изменений в штатное расписание

После утверждения штатное расписание меняют через документ «Изменение штатного расписания» (или аналогичный по названию, в зависимости от версии):

1. Создать документ «Изменение штатного расписания». Укажите дату документа и дату, с которой изменения вступают в силу.
2. Добавление, изменение или закрытие позиций:

• Добавить новую позицию — указывается подразделение, должность, ставки, оклад.
• Изменить оклад или ставку — в строке документа корректируются значения.
• Закрыть позицию — в документе указывается дата закрытия (или применяется кнопка закрытия).

3. После проверки корректности всех строк документ проводится и закрывается.

На что обратить внимание при заполнении штатного расписания, рассказываем в статье.

Как уменьшить оклад, узнайте в системе «КонсультантПлюс», оформив пробный бесплатный доступ на два дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Как выгрузить штатное расписание из 1С

Поскольку кнопка прямой печати унифицированной формы Т-3 в «1С:Бухгалтерия» отсутствует, действуйте по следующему алгоритму:

1. Сформируйте настроенный отчет «Штатные сотрудники».
2. Нажмите на иконку «Сохранить» на верхней панели программы.
3. Выберите тип файла Документ Excel.
4. Откройте сохраненный файл в Excel, перенесите данные в стандартный бланк формы Т-3 и впишите свободные ставки вручную.

Если необходимо вести полноценную историю изменений штатного расписания с автоматическим утверждением приказов, рекомендуется настроить синхронизацию «1С:Бухгалтерия» с программой «1С:ЗУП».

Скачайте образец приказа об утверждении штатного расписания.

Итоги

В «1С:Бухгалтерия» штатное расписание обычно реализовано как справочник, доступный из разделов «Справочники» или «Кадры». Создание и редактирование позиций сводится к заполнению подразделения, должности, ставки и оклада, при этом программа может как вести, так и не вести историю по датам. В «1С:Бухгалтерия» удобно использовать отчеты по количеству ставок и ФОТ, чтобы контролировать соответствие фактического персонала и утвержденной структуры.

В «1С:ЗУП» штатное расписание реализовано более интеллектуально: включается через настройки, утверждается документом, а изменения вносятся через отдельный документ с историей. В обоих решениях корректное заполнение штатного расписания — важный залог точности ФОТ, расчета налогов и формирования отчетности, поэтому к оформлению структуры и периодическим обновлениям рекомендуется подходить как к регламентированной задаче, а не как к разовой правке.