Основные аспекты учета медикаментов
По своему характеру медикаменты — это запасы, но с точки зрения учета — специфические. В зависимости от требований к организации учета медикаменты подразделяются на группы:
- Лекарственные средства, в отношении которых есть нормативные требования и указания о предметно-количественном учете. Их должны соблюдать производители, продавцы и медучреждения — потребители. Перечень лекарственных средств, подлежащих обязательному предметно-количественному учету, содержится в приказе Минздрава от 01.09.2023 № 459н.
- Лекарственные средства и перевязочные материалы, к которым такие требования не предъявляются и которые учитываются в соответствии с бухгалтерскими инструкциями и федеральными стандартами.
Об учете биологических активов в бюджетных учреждениях расскажем тут.
Хотите всегда иметь развернутую информацию по данной теме? Тогда воспользуйтесь бесплатно пробным доступом к системе КонсультантПлюс. А если вы захотите пользоваться ею постоянно, здесь можно запросить ее стоимость.
Учет медицинских средств в лечебных учреждениях, действующих на средства бюджета, ведется согласно:
Хотите всегда иметь развернутую информацию по данной теме? Тогда воспользуйтесь бесплатно пробным доступом к системе «КонсультантПлюс». А если вы захотите пользоваться ею постоянно, здесь можно запросить ее стоимость.
- ФСБУ ГФ (федеральные стандарты для государственного сектора) и новый Единый план счетов (утвержден Приказом Минфина от 30.08.2024 № 121н);
- ведомственные акты Минздрава;
- учетная политика учреждения.
Некоторые виды лекарств (назовем их особыми) должны учитываться в специально разработанных формах по каждому средству в количественном выражении. Это спирт, ядовитые, содержащие наркотические компоненты, дорогостоящие вещества, а также клинически исследуемые медикаменты и тара. В учреждении должны быть назначены сотрудники, которые будут отвечать материально за сохранность препаратов. Кроме этого, руководители лично отвечают за правильное хранение, обоснованное использование и учет лекарств.
Федеральная служба по надзору в сфере здравоохранения в информационном сообщении разъяснила нюансы маркировки лекарственных препаратов. Ознакомиться с выводами чиновников можно в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Учет медикаментов в бюджетных учреждениях с аптекой
Медицинские средства принимаются к бухучету по фактической стоимости и в аптеке, и в бухгалтерии организации. В таблице ниже рассмотрены все документы и регистры по поступлению и выбытию медикаментов, обязательные к использованию в аптеке организации.
Для учета движения медикаментов применяют федеральные стандарты бухучета для госсектора (ФСБУ ГФ) и Единый план счетов бухучета госфинансов (утвержден Приказом Минфина России от 30.08.2024 № 121н).
Как в бухгалтерском учете медицинской организации отражаются операции по учету медикаментов (лекарственных средств)? Можно узнать в системе «КонсультантПлюс», оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.
Конкретные формы первичных документов и регистров учреждение может разработать самостоятельно. Главное — включить обязательные реквизиты, предусмотренные законом «О бухгалтерском учете». Часто организации берут за основу старые формы и делают их под свою организацию.
|
Хозяйственная операция |
Документ |
Регистры учета, которые ведутся аптекой |
Нюансы оформления |
|
Медикаменты поступили от поставщика |
Товарная накладная (ТОРГ-12) или универсальный передаточный документ (УПД). К ним декларация о соответствии, сертификаты, копии регистрационных удостоверений. Если препарат маркирован: сканирование кодов Data Matrix в системе «Честный ЗНАК». |
1. Журнал учета поступления материальных ценностей (собственная форма). 2. Ведомость аналитического учета (собственная форма) для детализации по группам препаратов, месту хранения, МОЛ. |
Отчет подготавливается в 2 экземплярах. 1-й экземпляр заверяется заведующим аптекой и передается в бухгалтерию, 2-й экземпляр хранится у заведующего аптекой. Корректность отчета отслеживается бухгалтерией и главой учреждения. Согласно отчету, в бухгалтерском учете записываются транзакции списания лекарств. При приемке проводится физическая сверка: фактически доставленные препараты сверяются с данными в документах. При расхождениях оформляется акт о расхождениях. Фактическая стоимость формируется с включением всех затрат, связанных с приобретением (доставка, таможенные пошлины и т. п.). На основании этого бухгалтер делает запись. Например, Дт 105 31 «Медикаменты и перевязочные средства — иное движимое имущество» Кт 60 «Расчеты с поставщиками». |
|
Медикаменты выданы из аптеки для использования |
Накладная (требование) (например, форма по ОКУД 0510451, утвержденная приказом Минфина России № 61н) |
1. Журнал учета выдачи материальных ценностей (собственная форма). 2. Ведомость аналитического учета (собственная форма). |
Оформляется 2 экземпляра накладной. 1-й экземпляр для аптеки, 2-й — остается у материально ответственного лица отделения, которому были переданы аптекарские запасы. На основании записей в журнале и ведомости в конце периода (например, месяца) формируется сводный отчет о движении медикаментов — но уже в форме, разработанной учреждением, а не 11-МЗ. Данные из регистров аптеки служат основанием для бухгалтерских записей в бухгалтерии. |
|
Приход/расход особых лекарственных средств (предметно-количественный учет) |
Приход — товарная накладная (ТОРГ-12) или УПД от поставщика. Расход — требование-накладная (например, форма по ОКУД 0510451 или собственная форма аптеки с обязательными реквизитами). |
Журнал учета операций с лекарственными средствами, подлежащими предметно-количественному учету (собственная форма, утвержденная УП аптеки). |
Страницы книги нумеруются и подписываются главным бухгалтером. При электронном ведении записи заверяются электронной подписью, а в конце месяца листы распечатываются, нумеруются, брошюруются и подписываются ответственным лицом. |
|
Расход особых лекарственных средств (предметно-количественный учет) |
Накладная (требование) |
Журнал учета операций с лекарственными средствами, подлежащими предметно-количественному учету (собственная форма). |
Журнал заверяется заведующим аптекой или его замом. При электронном ведении записи заверяются электронной подписью, а в конце месяца листы распечатываются, нумеруются, брошюруются и подписываются ответственным лицом. |
Каков порядок ведения предметно-количественного учета лекарственных средств? Можно узнать в системе «КонсультантПлюс», оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.
Безошибочность составления регистров учета медицинских средств проверяется специально назначенным бухгалтером с интервалом в квартал или чаще, проверка происходит не сплошная, а выборочная. Просмотренные первичные документы и регистры должны быть отмечены подписью работника бухгалтерии.
Вспомогательные материалы относятся к расходам сразу, как только поступили в аптеку. Стоимость невозвратной тары, которая включена поставщиком в стоимость лекарств, списывается на расходы одновременно со списанием соответствующих лекарств.
Важной процедурой внутреннего контроля медикаментов является и ежегодная инвентаризация. Особые лекарственные средства пересчитываются каждый месяц. Глава учреждения обязан лично контролировать результаты инвентаризации.
Порядок списания медикаментов в бюджетных учреждения смотри здесь.
Учет медикаментов в бюджетных учреждениях без аптеки
В учреждениях, не имеющих собственной аптеки, обеспечение медикаментами происходит из хозрасчетной аптеки. Хозрасчетная аптека работает как коммерческая организация и в основном служит рядовым покупателям, но также может обслуживать небольшие лечебные учреждения и медпункты. Медикаменты выдаются в количестве, необходимом для удовлетворения текущих нужд учреждения; лимиты оговорены инструкцией. Получение лекарств происходит строго по доверенности. В таблице ниже указаны используемые документы для оформления движения медикаментов.
|
Хозяйственная операция |
Документ |
Регистры учета |
Особенности оформления |
|
Медикаменты поступают сразу в отделение |
1. Доверенность на получение ТМЦ (по типовой форме или собственной. 2. Товарная накладная (ТОРГ‑12) или УПД от хозрасчетной аптеки. 3. При наличии маркировки — данные выгрузки из ГИС МТ «Честный ЗНАК» (или акт передачи кодов маркировки). 4. Сертификаты/декларации |
1. Журнал регистрации доверенностей (собственная форма). 2. Карточка количественно‑суммового учёта материальных запасов (на каждый вид медикаментов; может вестись в бухгалтерской программе). 3. Для препаратов ПКУ — Журнал учета операций с ЛС, подлежащими ПКУ. |
Товарная накладная оформляется в 4 экземплярах, отдельно для каждого вида средств по каждому отделению. Работник бухгалтерии списывает израсходованные медикаменты на основании УПД. |
|
Поступление особых лекарственных средств |
Накладная |
Журнал учета операций с лекарственными средствами, подлежащими предметно-количественному учету (собственная форма) |
Оформляется 5 накладных для особых лекарств отдельно для каждой группы по каждому отделению. При каждой операции в журнал вносится запись: дата, номер первичного документа, количество, единицы измерения. Для каждого наименования, дозировки и лекарственной формы заводится отдельная страница/раздел. Если журнал бумажный — его прошнуровывают, нумеруют все листы; при электронном ведении записи заверяются электронной подписью, а в конце месяца листы распечатывают, нумеруют, брошюруют и подписывает ответственное лицо. |
Бухгалтерский учет медикаментов
Бухгалтерский учет медикаментов в бюджетных организациях регулируется ФСБУ ГФ «Единый план счетов» (приказ Минфина № 121н) и «План счетов бухгалтерского учета бюджетных и автономных учреждений» (приказ Минфина от 20.09.2024 № 137н). Для их учета предусмотрен счет 010500000 «Материальные запасы», субсчет 010501000 «Медикаменты и перевязочные средства».
Подробнее про рабочий план счетов бюджетного учета рассказывает эта статья.
В зависимости от того, осуществляется движение запасов в целях бюджетной или коммерческой деятельности, цифра в 18-м разряде номера счета меняется:
- 1 — бюджетная деятельность (счет 110501000);
- 2 — деятельность, которая приносит доход (счет 210501000).
Подробнее об обозначении разрядов в номере счета читайте в статье «Нефинансовые активы в бюджетном учете — это…».
Далее рассмотрим часто встречающиеся проводки по движению медикаментов без указания кода вида финансового обеспечения (деятельности).
Медикаменты приходуются учреждениями по фактической стоимости, в которую входит стоимость, уплачиваемая поставщику, суммы за сопутствующие услуги, таможенные пошлины, а также другие расходы, связанные с покупкой материалов. Списание стоимости материальных запасов может происходить 2 способами:
- по фактической стоимости отдельного предмета;
- по средней фактической стоимости.
Выбранный способ для соответствующего актива или группы активов должен применяться последовательно в течение всего отчетного года.
|
Проводка |
Описание проводки |
|
Дт 010500000 «Материальные запасы» (010521340, 010531340) Кт 030234730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов» |
Покупка медикаментов у поставщика |
|
Дт 010500000 «Материальные запасы» (010521340, 010531340) Кт 030404340 «Внутриведомственные расчеты по приобретению материальных запасов» |
Передача медикаментов от вышестоящего учреждения |
|
Дт 040120272 «Расходование материальных запасов» Кт 010500000 «Материальные запасы» (010521440, 010531440) |
Использование медикаментов в текущей деятельности |
|
Дт 040110172 «Доходы от операций с активами» Кт 010500000 «Материальные запасы» (010521440, 010531440) |
Списание просроченных, испорченных медикаментов |
|
Дт 220134510 «Поступления средств в кассу учреждения» Кт 240110130 «Доходы от оказания платных услуг» |
Продажа медикаментов через аптеку учреждения. Начислен доход от реализации медикаментов |
|
Дт 240110130 «Доходы от оказания платных услуг» Кт 210500000 «Материальные запасы» (210521440, 210531440) |
Продажа медикаментов через аптеку учреждения. Отражена себестоимость медикаментов |
|
Дт 240110130 «Доходы от оказания платных услуг» Кт 230304730 «Увеличение кредиторской задолженности по налогу на добавленную стоимость» |
Продажа медикаментов через аптеку учреждения. Начислен НДС |
Подробнее об учете материалов в бюджетных учреждениях читайте здесь.
Итоги
Ведение бухгалтерского учета в учреждениях, действующих на средства бюджета, строго регламентировано нормативными актами. Каждое движение медикаментов должно быть оформлено законодательно утвержденными первичными документами, записано в регистры учета и отражено бухгалтерскими проводками.