Основные аспекты учета медикаментов
По своему характеру медикаменты — это запасы, но с точки зрения учета — специфические. В зависимости от требований к организации учета медикаменты подразделяются на:
- Лекарственные средства, в отношении которых есть нормативные требования и указания о предметно-количественном учете. Их должны соблюдать производители, продавцы и медучреждения — потребители. Перечень лекарственных средств, подлежащих обязательному предметно-количественному учету, содержится в приказе Минздрава от 01.09.2023 г. №459н.
- Лекарственные средства и перевязочные материалы, к которым такие требования не предъявляются и которые учитываются в соответствии с бухгалтерскими инструкциями и федеральными стандартами.
Об учете биологических активов в бюджетных учреждениях расскажем тут.
Хотите всегда иметь развернутую информацию по данной теме? Тогда воспользуйтесь бесплатно пробным доступом к системе КонсультантПлюс. А если вы захотите пользоваться ею постоянно, здесь можно запросить ее стоимость.
Учет медицинских средств в лечебных учреждениях, действующих на средства бюджета, ведется согласно:
Хотите всегда иметь развернутую информацию по данной теме? Тогда воспользуйтесь бесплатно пробным доступом к системе КонсультантПлюс. А если вы захотите пользоваться ею постоянно, здесь можно запросить ее стоимость.
- ФСБУ ГФ (федеральные стандарты для государственного сектора) и новый Единый план счетов (утверждён Приказом Минфина от 30.08.2024 № 121н);
- Ведомственные акты Минздрава;
- Учетная политика учреждения.
Некоторые виды лекарств (назовем их особыми) должны учитываться в специально разработанных формах по каждому средству в количественном выражении. Это спирт, ядовитые, содержащие наркотические компоненты, дорогостоящие вещества, а также клинически исследуемые медикаменты и тара. В учреждении должны быть назначены сотрудники, которые будут отвечать материально за сохранность препаратов. Кроме этого, руководители лично отвечают за правильное хранение, обоснованное использование и учет лекарств.
Федеральная служба по надзору в сфере здравоохранения в информационном сообщении разъяснили нюансы маркировки лекарственных препаратов. Ознакомиться с выводами чиновников можно в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Учет медикаментов в бюджетных учреждениях с аптекой
Медицинские средства принимаются к бухучету по фактической стоимости и в аптеке, и в бухгалтерии организации. В таблице ниже рассмотрены все документы и регистры по поступлению и выбытию медикаментов, обязательные к использованию в аптеке организации.
Для учёта движения медикаментов применяют федеральные стандарты бухучёта для госсектора (ФСБУ ГФ) и Единый план счетов бухучёта госфинансов (утверждён Приказом Минфина России от 30.08.2024 № 121н).
Как в бухгалтерском учете медицинской организации отражаются операции по учету медикаментов (лекарственных средств)? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.
Конкретные формы первичных документов и регистров учреждение может разработать самостоятельно. Главное включить обязательные реквизиты, предусмотренные законом «О бухгалтерском учёте». Часто организации берут за основу старые формы и делают их под свою организацию.
|
Хозяйственная операция |
Документ |
Регистры учета, которые ведутся аптекой |
Нюансы оформления |
|
Медикаменты поступили от поставщика |
Товарная накладная (ТОРГ-12) или универсальный передаточный документ (УПД). К ним декларация о соответствии, сертификаты, копии регистрационных удостоверений. Если препарат маркирован: сканирование кодов Data Matrix в системе «Честный ЗНАК». |
1. Журнал учета поступления материальных ценностей (собственная форма). 2. Ведомость аналитического учета (собственная форма) для детализации по группам препаратов, месту хранения, МОЛ. |
Отчет подготавливается в 2 экземплярах. 1 экземпляр заверяется заведующим аптекой и передается в бухгалтерию, 2-й экземпляр хранится у заведующего аптекой. Корректность отчета отслеживается бухгалтерией и главой учреждения. Согласно отчету в бухгалтерском учете записываются транзакции списания лекарств. При приёмке проводится физическая сверка: фактически доставленные препараты сверяются с данными в документах. При расхождениях оформляется акт о расхождениях. Фактическая стоимость формируется с включением всех затрат, связанных с приобретением (доставка, таможенные пошлины и т.п.). На основании этого бухгалтер делает запись. Например, Дт 105 31 «Медикаменты и перевязочные средства — иное движимое имущество» Кт 60 «Расчёты с поставщиками» |
|
Медикаменты выданы из аптеки для использования |
Накладная (требование) (например, форма по ОКУД 0510451, утверждённая приказом Минфина России № 61н) |
1. Журнал учёта выдачи материальных ценностей (собственная форма). 2. Ведомость аналитического учёта (собственная форма). |
Оформляется 2 экземпляра накладной. 1 экземпляр для аптеки, 2-й — остается у материально ответственного лица отделения, которому были переданы аптекарские запасы. На основании записей в журнале и ведомости в конце периода (например, месяца) формируется сводный отчёт о движении медикаментов — но уже в форме, разработанной учреждением, а не 11-МЗ. Данные из регистров аптеки служат основанием для бухгалтерских записей в бухгалтерии. |
|
Приход/расход особых лекарственных средств (предметно-количественный учет) |
Приход — товарная накладная (ТОРГ-12) или УПД от поставщика. Расход — требование-накладная (например, форма по ОКУД 0510451 или собственная форма аптеки с обязательными реквизитами). |
Журнал учёта операций с лекарственными средствами, подлежащими предметно-количественному учёту (собственная форма, утверждённая УП аптеки). |
Страницы книги нумеруются и подписываются главным бухгалтером. При электронном ведении записи заверяются электронной подписью, а в конце месяца листы распечатываются, нумеруются, брошюруются и подписываются ответственным лицом. |
|
Расход особых лекарственных средств (предметно-количественный учет) |
Накладная (требование) |
Журнал учёта операций с лекарственными средствами, подлежащими предметно-количественному учёту (собственная форма). |
Журнал заверяется заведующим аптекой или его замом. При электронном ведении записи заверяются электронной подписью, а в конце месяца листы распечатываются, нумеруются, брошюруются и подписываются ответственным лицом. |
Каков порядок ведения предметно-количественного учета лекарственных средств? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.
Безошибочность составления регистров учета медицинских средств проверяется специально назначенным бухгалтером с интервалом в квартал или чаще, проверка происходит не сплошная, а выборочная. Просмотренные первичные документы и регистры должны быть отмечены подписью работника бухгалтерии.
Вспомогательные материалы относятся к расходам сразу, как только поступили в аптеку. Стоимость невозвратной тары, которая включена поставщиком в стоимость лекарств, списывается на расходы одновременно со списанием соответствующих лекарств.
Также важной процедурой внутреннего контроля медикаментов является ежегодная инвентаризация. Особые лекарственные средства пересчитываются каждый месяц. Глава учреждения обязан лично контролировать результаты инвентаризации.
Порядок списания медикаментов в бюджетных учреждения смотри здесь.
Учет медикаментов в бюджетных учреждениях без аптеки
В учреждениях, не имеющих собственной аптеки, обеспечение медикаментами происходит из хозрасчетной аптеки. Хозрасчетная аптека работает как коммерческая организация и в основном служит рядовым покупателям, но также может обслуживать небольшие лечебные учреждения и медпункты. Медикаменты выдаются в количестве, необходимом для удовлетворения текущих нужд учреждения; лимиты оговорены инструкцией. Получение лекарств происходит строго по доверенности. В таблице ниже указаны используемые документы для оформления движения медикаментов.
|
Хозяйственная операция |
Документ |
Регистры учета |
Особенности оформления |
|
Медикаменты поступают сразу в отделение |
1. 1. Доверенность на получение ТМЦ (по типовой форме или собственной. 2. Товарная накладная (ТОРГ‑12) или УПД от хозрасчётной аптеки. 3. При наличии маркировки — данные выгрузки из ГИС МТ «Честный ЗНАК» (или акт передачи кодов маркировки). 4. Сертификаты/декларации |
1. Журнал регистрации доверенностей (собственная форма). 2. Карточка количественно‑суммового учёта материальных запасов (на каждый вид медикаментов; может вестись в бухгалтерской программе). 3. Для препаратов ПКУ — Журнал учёта операций с ЛС, подлежащими ПКУ. |
Товарная накладная оформляется в 4 экземплярах, отдельно для каждого вида средств по каждому отделению. Работник бухгалтерии списывает израсходованные медикаменты на основании УПД |
|
Поступление особых лекарственных средств |
Накладная |
Журнал учёта операций с лекарственными средствами, подлежащими предметно-количественному учёту (собственная форма) |
Оформляется 5 накладных для особых лекарств отдельно для каждой группы по каждому отделению. При каждой операции в журнал вносится запись: дата, номер первичного документа, количество, единицы измерения. Для каждого наименования, дозировки и лекарственной формы заводится отдельная страница/раздел. Если журнал бумажный — его прошнуровывают, нумеруют все листы; при электронном ведении записи заверяются электронной подписью, а в конце месяца листы распечатывают, нумеруют, брошюруют и подписывает ответственное лицо. |
Бухгалтерский учет медикаментов
Бухгалтерский учет медикаментов в бюджетных организациях регулируется ФСБУ ГФ «Единый план счетов» (приказ Минфина № 121н) и «План счетов бухгалтерского учёта бюджетных и автономных учреждений» (приказ Минфина от 20.09.2024 № 137н). Для их учета предусмотрен счет 010500000 «Материальные запасы», субсчет 010501000 «Медикаменты и перевязочные средства».
Подробнее про рабочий план счетов бюджетного учета рассказывает эта статья.
В зависимости от того, осуществляется ли движение запасов в целях бюджетной или коммерческой деятельности, цифра в 18-м разряде номера счета меняется:
- 1 — бюджетная деятельность (счет 110501000);
- 2 — деятельность, которая приносит доход (счет 210501000).
Подробнее об обозначении разрядов в номере счета читайте в статье «Нефинансовые активы в бюджетном учете — это…».
Далее рассмотрим часто встречающиеся проводки по движению медикаментов без указания кода вида финансового обеспечения (деятельности).
Медикаменты приходуются учреждениями по фактической стоимости, в которую входит стоимость, уплачиваемая поставщику, суммы за сопутствующие услуги, таможенные пошлины, а также другие расходы, связанные с покупкой материалов. Списание стоимости материальных запасов может происходить 2 способами:
- по фактической стоимости отдельного предмета;
- по средней фактической стоимости.
Выбранный способ для соответствующего актива или группы активов должен применяться последовательно в течение всего отчетного года.
|
Проводка |
Описание проводки |
|
Дт 010500000 «Материальные запасы» (010521340, 010531340) Кт 030234730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов» |
Покупка медикаментов у поставщика |
|
Дт 010500000 «Материальные запасы» (010521340, 010531340) Кт 030404340 «Внутриведомственные расчеты по приобретению материальных запасов» |
Передача медикаментов от вышестоящего учреждения |
|
Дт 040120272 «Расходование материальных запасов» Кт 010500000 «Материальные запасы» (010521440, 010531440) |
Использование медикаментов в текущей деятельности |
|
Дт 040110172 «Доходы от операций с активами» Кт 010500000 «Материальные запасы» (010521440, 010531440) |
Списание просроченных, испорченных медикаментов |
|
Дт 220134510 «Поступления средств в кассу учреждения» Кт 240110130 «Доходы от оказания платных услуг» |
Продажа медикаментов через аптеку учреждения. Начислен доход от реализации медикаментов |
|
Дт 240110130 «Доходы от оказания платных услуг» Кт 210500000 «Материальные запасы» (210521440, 210531440) |
Продажа медикаментов через аптеку учреждения. Отражена себестоимость медикаментов |
|
Дт 240110130 «Доходы от оказания платных услуг» Кт 230304730 «Увеличение кредиторской задолженности по налогу на добавленную стоимость» |
Продажа медикаментов через аптеку учреждения. Начислен НДС |
Подробнее об учете материалов в бюджетных учреждениях читайте здесь.
Итоги
Ведение бухгалтерского учета в учреждениях, действующих на средства бюджета, строго регламентировано нормативными актами. Каждое движение медикаментов должно быть оформлено законодательно утвержденными первичными документами, записано в регистры учета и отражено бухгалтерскими проводками.