Учет кассовых операций в бюджетных учреждениях (нюансы)

учет у ИП на ОСН, УСН, ПСН; кадры. Опыт около 10 лет

08 июня 2026

Все материалы сюжета «Учет в бюджетных учреждениях»

Учет кассовых операций в бюджетных учреждениях связан с отражением движения наличных денежных средств по кассе организации. Из этой статьи вы узнаете об особенностях учета кассовых операций, первичных документах и регистрах, обязательных к оформлению при работе с кассой, а также найдете основные проводки.

Учет кассы в бюджетном учреждении: вводная информация
Бухгалтерский учет прихода и расхода денежных средств
Инвентаризация кассы
Применение кассового аппарата
Итоги

Учет кассы в бюджетном учреждении: вводная информация

Основные документы, закрепляющие правила учета кассовых операций в бюджетных учреждениях, таковы:

Федеральный стандарт бухгалтерского учета государственных финансов «Единый план счетов бухгалтерского учета государственных финансов» № 132н — для казенных учреждений, № 133н — для бюджетных и автономных учреждений;
Указание Банка России о порядке ведения кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У;
Приказ Казначейства России от 14.05.2020 № 21н «О Порядке казначейского обслуживания» с изменениями, в том числе от 15.06.2026 № 13н;
Федеральный закон «О ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

О действующих НПА, регулирующих бухучет в бюджетных структурах, читайте в материале «Правила ведения бухучета в бюджетных организациях».

Хотите всегда иметь развернутую информацию по данной теме? Тогда воспользуйтесь бесплатно пробным доступом к системе КонсультантПлюс. А если вы захотите пользоваться ею постоянно, здесь можно запросить ее стоимость.

Хотите всегда иметь развернутую информацию по данной теме? Тогда воспользуйтесь бесплатно пробным доступом к системе «КонсультантПлюс». А если вы захотите пользоваться ею постоянно, здесь можно запросить ее стоимость.

Бюджетные структуры руководствуются теми же требованиями Банка России, что и остальные юридические лица. Лимит денежных средств, которые могут оставаться в кассе на конец рабочего дня, не может быть превышен за исключением дней, когда в учреждении выдается зарплата или другие социальные выплаты. Лимит рассчитывается по формуле из приложения к указанию № 3210-У.

Для работы с кассой должен быть определен ответственный работник — кассир. Он отвечает за сохранность средств в кассе материально. С ним нужно заключить письменный договор о полной материальной ответственности. Без такого договора действует ограниченная ответственность — в пределах среднего месячного заработка сотрудника.

Как оформлять кассовые операции, узнайте в «КонсультантПлюс». Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Бухгалтерский учет прихода и расхода денежных средств

Для бухучета наличных денег предусмотрен счет 0 201 34 000 «Касса», к которому открыты аналитические счета: 0 201 34 510 — для поступлений средств в кассу, 0 201 34 610 — для выбытия средств из кассы.

Основные проводки по движению наличных денежных средств, а также документы, которые должен оформить бухгалтер, смотрите в таблице ниже; другие транзакции можно найти в Приложениях 1,2 СГС «Единый план счетов бухгалтерского учета государственных финансов», утвержденный приказом Минфина от 30.08.2024 № 121н.

Описание операции	Проводка	Первичный документ	Регистр
Поступили деньги в рублях в кассу с лицевого счета, который открыт в органе казначейства	Дт 0 201 34 510 «Поступления средств в кассу учреждения» Кт 0 210 03 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам»	Приходный кассовый ордер (ф. 0310001)	· Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) · Журнал операций (ф. 0504071)
Поступили деньги в иностранной валюте в кассу со счета, который открыт в кредитной организации	Дт 0 201 34 510 «Поступления средств в кассу учреждения» Кт 0 201 27 610 «Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации»	Приходный кассовый ордер (ф. 0310001)	· Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) · Журнал операций (ф. 0504071)
Поступили деньги за проданные товары, работы или услуги	Дт 2 201 34 510 «Поступления средств в кассу учреждения» Кт 2 205 00 000 «Расчеты по доходам» (2 205 21 660, 2 205 31 660, 2 205 41 660, 2 205 71 660, 2 205 72 660, 2 205 74 660, 2 205 81 660) — это детализация в зависимости от вида дохода: платные услуги, продажа товаров, иные доходы.	· Приходный кассовым ордерам (ф. 0310001) · Квитанция (ф. 0504510)	· Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) · Журнал операций (ф. 0504071) · Реестр сдачи документов с приложенными квитанциями (ф. 0504053)
Переданы деньги из кассы в рублях для взноса на лицевой счет, который открыт в органе казначейства	Дт 0 210 03 560 «Увеличение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам» Кт 0 201 34 610 «Выбытия средств из кассы учреждения»	Расходный кассовый ордер (ф. 0310002)	· Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) · Журнал операций (ф. 0504071)
Переданы деньги в иностранной валюте из кассы на счет, который открыт в кредитной организации	Дт 0 201 27 510 «Поступления денежных средств учреждения в иностранной валюте на счет в кредитной организации», 0 201 23 510 «Поступление денежных средств учреждения в кредитной организации в пути» Кт 0 201 34 610 «Выбытия средств из кассы учреждения»	Расходный кассовый ордер (ф. 0310002)	· Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) · Журнал операций (ф. 0504071)
Выданы деньги подотчетному лицу	Дт 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» (с конкретным детализированным счетом 0 208 00 560) Кт 0 201 34 610 «Выбытия средств из кассы учреждения»	Расходный кассовый ордер (ф. 0310002)	· Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) · Журнал операций (ф. 0504071)

Приходный и расходный кассовые ордера выписываются в одном экземпляре, который остается в кассе. Одновременно с ними оформляют квитанцию, которая выдается вносителю наличных после приема денег, или при выдаче наличных по РКО получатель расписывается в документе. Реестр сдачи документов оформляется в случае, если денежные средства принимаются уполномоченными лицами. При поступлении наличных денег от покупателя применяется кассовый аппарат.

Кроме того, чтобы получить наличные средства с лицевого счета, учреждение должно заполнить и передать в орган Федерального казначейства следующие заявки, утвержденные Приказом Казначейства России от 14.05.2020 № 21н «О Порядке казначейского обслуживания» в актуальной редакции этого приказа с изменениями, в том числе от 15.06.2026 № 13н:

заявку на кассовый расход (ф. 0531801) для оформления казначейских платежей;
заявку на получение наличных денежных средств (ф. 0531802).

О том, как оформлять кассовую книгу в бюджетном учреждении, рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ и бесплатно переходите к образцу заполнения.

Инвентаризация кассы

Проведение инвентаризации активов и обязательств в бюджетной организации должно проходить согласно следующим федеральным стандартам бухгалтерского учета государственных финансов:

Федеральный стандарт «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», утвержденный приказом Минфина России от 30 декабря 2017 г. № 274н в редакции от 14.02.2025 № 15н;
Приложение № 1 к стандарту — «Общие требования к организации инвентаризации активов и обязательств, осуществляемой в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности» (введено приказом Минфина России от 13.09.2023 № 144н).

Минфин отдельно разъяснил, что ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» (утвержден приказом Минфина России от 13.01.2023 № 4н) не предназначен для применения организациями бюджетной сферы.

При инвентаризации кассы ответственные лица проверяют наличие хранящихся в ней денежных средств, ценных бумаг и денежных документов.

Глава учреждения должен утвердить график проведения инвентаризаций и инвентаризационные комиссии. Существует требование об обязательной инвентаризации в следующих случаях:

перед составлением годовой отчетности (если инвентаризация не проводилась после 1 октября отчетного года);
при передаче дел новому материально ответственному лицу (МОЛ);
при обнаружении недостач в результате хищений или порчи;
после чрезвычайной ситуации;
перед составлением ликвидационного баланса.

Желательно, чтобы перед инвентаризацией все приходные и расходные ордеры были проведены в бухгалтерском учете. В противном случае комиссия получает непроведенные первичные документы и помечает их как «оформленные до инвентаризации» — тогда при подсчете результатов инвентаризации бухгалтер сможет определить остатки денежных средств на начало процедуры.

Проверка кассы на наличие денежных средств осуществляется путем полного пересчета в присутствии материально ответственного лица (кассира). Результаты проверки отражают в Инвентаризационной описи наличных денежных средств по форме 0504088 либо в применяемых учреждением электронных документах по приказу Минфина России от 15.04.2021 № 61н в редакции от 30.09.2024. По итогам инвентаризации оформляют документы о результатах инвентаризации, в том числе Акт о результатах инвентаризации по форме 0510463 — если его применение предусмотрено правилами электронного документооборота учреждения.

Кроме того, во время проведения инвентаризации комиссия может проверить правильность оформления первичных документов, наличие всех подтверждающих документов и подписей на них, соблюдение соответствия остатков в кассе установленным лимитам.

Применение кассового аппарата

Бюджетные учреждения, занимающиеся продажами за наличный расчет, как и остальные юридические лица в РФ, должны быть оснащены кассовыми аппаратами.

Применяемый кассовый аппарат должен отвечать требованиям, предъявляемым к онлайн-кассам по Федеральному закону от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники».

Подробнее об этих требованиях читайте в статье «Что это такое и для чего вводят онлайн-кассы?»

Однако существует ряд исключений, позволяющих не применять ККТ.

Узнайте о них из наших материалов:

Итоги

Требования к кассовой дисциплине для бюджетных учреждений в целом не отличаются от требований, действительных для остальных организаций. Однако бухучет в них осуществляется на особых (бюджетных) счетах и с применением особого порядка их использования. Инструкции к соответствующим планам счетов подробно раскрывают применение бюджетных счетов и приводят перечень возможных проводок. Движение наличных денежных средств должно быть оформлено первичными документами.