Действующие перечни Росархива
Росархив сроки хранения документов утверждал неоднократно. К примеру, Перечень типовых документов организаций с указанием сроков их хранения был введен приказом от 06.10.2000. Однако к вновь создаваемым документам он сейчас не применяется — Росархив своим приказом от 20.12.2019 № 236 утвердил новый перечень, в котором содержится информация о том, в течение какого периода и с учетом каких особенностей необходимо хранить дела в компании. Прежний перечень, утв. приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, с 18.02.2020 года утратил силу.
Еще один перечень был утвержден приказом Росархива от 30.01.2013 № 12. Он предназначен для использования в работе самого Федерального архивного агентства (ФАА) и организаций, находящихся в его ведении. Этот перечень посвящен срокам хранения документов, образующихся в процессе деятельности данных учреждений.
Наряду с указанными перечнями существуют и иные подобные документы с информацией о сроках, в течение которых от документов избавляться запрещено. Например, Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения (приказ Росархива от 28.12.2021 № 142).
О том, какие сроки устанавливает приказ Росархива России № 236, читайте в статье «Какой срок хранения документов в архиве организации?».
С 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете", который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024 года. Подробнее об этом мы писали в статье.
Как хранить бухгалтерские документы с учетом требований ФСБУ 27/2021, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.
Когда старый перечень может пригодиться
Почему утративший силу перечень Минкультуры № 558 по-прежнему необходим? Дело в том, что приказ Росархива № 236 не имеет обратной силы и не распространяется на ранее возникшие отношения, так как иное прямо не оговорено в нем.
Это означает, что приказ или иной распорядительный акт компании, созданный в 2018 году и до этого, не может уничтожаться ранее сроков, предусмотренных перечнем. А если аналогичное распоряжение оформляется в 2020-2021 годах и позднее, для определения срока его хранения необходимо руководствоваться перечнем-2021.
Перечень-2010 по сравнению с преемником имеет менее детализированный состав документов и обобщенные сроки хранения. Например, документам по аттестации, сертификации и аккредитации там отводилась одна статья, а срок хранения был единым — «постоянно». Действующий в настоящий момент перечень предусматривает иной подход.
Такие документы по сертификации, как протоколы испытаний или экспертные заключения (ст. 110), необходимо сохранять не менее 10 лет. Но одновременно в примечании есть ссылка, уточняющая этот срок: у заявителя эти документы должны храниться не менее 3 лет после окончания действия сертификата, а выдавшая сертификат компания не имеет права избавиться от него ранее истечения 10-летнего периода. Кроме того, уточняются и иные важные моменты по срокам (к примеру, что протокол о выдаче сертификата подлежит постоянному хранению).
Таким образом, перечень-2010 устанавливал более жесткие требования к периоду хранения данного вида бумаг, и в отношении документов, созданных до вступления в силу перечня-2020-2021, необходимо их придерживаться.
Сверяясь с перечнями, не следует забывать один важный принцип: уменьшать указанные сроки хранения запрещено. За это может последовать наказание (ст. 27 закона «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ).
Каков порядок уничтожения документов с истекшими сроками годности, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение.
ВАЖНО! За нарушение сроков хранения учетных документов должностные лица компании могут быть оштрафованы по ст. 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 руб. до 3 000 руб.
О правилах оформления акта на уничтожение документов читайте в материале «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».
Итоги
Для определения срока, в течение которого приказ, распоряжение, учетный регистр или иной образовавшийся в деятельности фирмы документ необходимо хранить, можно узнать из специальных перечней. Часть их утверждена Росархивом, а часть — Министерством культуры РФ. Сокращать указанные в них сроки и избавляться от документов раньше времени нельзя. Такой принцип применяется в отношении всех форм (бумажных или электронных) и всех видов (организационно-распорядительных, прогнозных, налоговых, бухгалтерских и др.) документов.