Что изменить в учетной политике из-за ЭПД с 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года транспортные накладные и экспедиторские документы нужно оформлять электронно — самое время скорректировать учетную политику, если вы еще не успели это сделать.

Об электронных экспедиторских документах с 1 сентября 2026 читайте готовое решение. Если у вас еще нет доступа к КонсультантПлюс, оформите пробный доступ. Это бесплатно. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Какие перевозочные документы теперь оформляют электронно

Правило распространяется на автомобильные перевозки, а также на железнодорожные и воздушные (закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ). Бумажные накладные — только в порядке исключения.

Если приложение к учетной политике с формами первичных документов описывает перевозочные документы как бумажные, в него нужно внести правки. Если организация возит грузы только одним видом транспорта, достаточно прописать электронную форму именно для него. Отдельно стоит не забыть и про экспедиторские документы — это самостоятельный комплект (поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка), который часто упускают из виду, ограничиваясь только перевозочными документами.

О различиях перевозки и экспедиции мы рассказывали в статье.

Что именно указывать в учетной политике в части ЭПД — пример формулировки

В ученую политику можно внести пункт примерно такого содержания (под свои виды транспорта):

«Организация с 1 сентября 2026 года оформляет первичные документы на перевозку и (или) экспедицию грузов автомобильным транспортом в электронном виде — в порядке, установленном ФНС по согласованию с Минтрансом на основании закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ».

И привести список первичных документов, оформляемых в электронном виде:

• электронная транспортная накладная;
• электронная сопроводительная ведомость;
• электронное поручение экспедитору, экспедиторская и (или) складская расписка — при наличии договора транспортной экспедиции;
• другие формы — с учетом специфики деятельности организации. 

Также в учетной политике имеет смысл сослаться на конкретные приказы, которыми утверждены форматы электронных документов:

• электронная транспортная накладная, электронная сопроводительная ведомость и электронный заказ-наряд — приказ ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@ (напомним, формат стал бессрочным);
• электронные поручение экспедитору, экспедиторская расписка и складская расписка — приказ ФНС от 28.04.2026 № ЕД-1-26/277@, порядок обмена — постановление Правительства от 27.04.2026 № 469;
• электронный путевой лист — приказ ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@;
• электронный заказ и заявка — приказ ФНС от 13.02.2023 № ЕД-7-26/108@;
• единый транспортный документ для перевозок несколькими видами транспорта — приказ ФНС от 13.08.2025 № ЕД-7-26/717@.

Полный перечень утвержденных форматов, включая документы для морских перевозок, публикует ФНС на своем сайте.

Что еще прописать в учетной политике, кроме списка документов

Список применяемых электронных документов — только один из пунктов, который надо закрепить. Помимо него в учетной политике (приложениях к ней) следует описать:

• порядок обмена документами — указать аккредитованного оператора информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), который передает данные в ГИС ЭПД;
• вид электронной подписи для каждой роли — руководителю обычно достаточно своей УКЭП, а сотрудникам (логисту, диспетчеру) нужна УКЭП с машиночитаемой доверенностью, либо, для отдельных ролей, УНЭП через Госключ; Кто и как подписывает титулы, мы разбирались здесь.
• перечень сотрудников, наделенных правом подписи, и способ подтверждения их полномочий;
• порядок хранения — электронные транспортные документы хранят в том же виде, в котором они созданы, срок хранения не менее 5 лет.

Изменения в учетную политику утверждаются приказом руководителя.