или
Задать вопрос
Последовательность учета ГСМ по путевым
Есть компания, с парком легковых авто для коммерческой службы.Они заправляются по городу по топливным картам, в командировках, бывает что и за наличку. Путевые выписываются,пробег худо-бедно фиксируется. Как должна выглядеть процедура учета ГСМ и какими проводками оформляться в учете?
Маргоша, нечем с того, что заданный вопрос довольно обширный. В начале 2000-х на эту тему учебники писались страниц на 200. Но попробуем коротко все разложить по полочкам.
В течение месяца, ежедневно, еженедельно или раз в месяц сотрудник выписывает путевой лист. Обязательно ежедневно делает в нем отметки о медосмотрах (офисный, не офисный персонал роли не играет). Желательно, чтобы механик еще отметку делал на нем об исправности ТС. На медицинский и техосмотр параллельно с этим должны вестись журналы их регистрации.
Сотрудник в течение месяца фиксирует в путевом: количество заправленных литров, обязательно прикладывает чеки с АЗС по топливной карте, копии чеков наличных, если заправляется за наличку и отчитывается по авансовому отчету. Расчеты наличкой за ГСМ лучше минимизировать, так как это напаханное поле для различных манипуляций и ухищрений. Лучше сосредоточится на топливной карте.
Кроме того сотрудник в путевом расписывает маршруты, проставляет километраж. Например. ул. Стаханова - ул. Комсомольская - 16 км. При сдаче каждого путевого считается общий приход (на основе чеков АЗС), рассчитывается общий расход по нормам, то есть: км х норму в литрах на 100 км/100. Рассчитывается остаток в баке на конец смены: остаток на начало + приход - расход по норме.
На основании суммарных данных по количеству израсходованного топлива по путевым можно сделать сводную ведомость расхода. Например : модель авто, рег. номер , марка топлива- расход в литрах за месяц, в конце общий итог. Раньше в таких ведомостях отражали остаток на начало месяца по авто, общие литры прихода, общие литры расхода, остаток на конец, и сумму списания. Сейчас это можно сделать сразу в 1-с, при чем она среднюю цену списания еще корректнее посчитает. Итак, ведомость расхода с литрами есть. В 1-с кстати рекомендую организовать учет топлива и в разрезе водителей -мол и в размере автомобилей, это потом очень поможет в экономических расчетах и планировании.
Далее. Документы от оператора топливных карт пришли в бухгалтерию (расшифровка заправок, накладная и сч .ф).Сверяем итоговый литраж по приходу, по каждому авто с ведомостью (или с месячными путевыми). Если были заправки за наличку по авансовым - их тоже плюсуем при сравнении. Если все сошлось - приходуем: Дт10.3 Кт 60, 71. Все приход сделан.
Теперь на основании сводной ведомости по путевыми (или на основании месячных путевых) списываем ГСМ. В 1 с для этого достаточно оформить акт списания с указанием количества в разрезе мол (авто) с указанием количества, сумма списания подсчитывается сама.
Если оформляем списание «ручками», то считаем среднюю цену литра : ( сумма остатка на начало + сумма по приходу)/ (остаток в литрах на начало + приход в литрах). Суммы естественно берутся без НДС. Тогда литры расхода умножаем на полученную цену и получаем сумму списания. По итогам списания проводка для коммерсантов: Дт 44 Кт 10.3. Потом с 44 в полной сумме в Дт 90.
Коротко, это все. Еще можно учет шин организовать, чтоб раньше времени не меняли, но это отдельная тема.
В течение месяца, ежедневно, еженедельно или раз в месяц сотрудник выписывает путевой лист. Обязательно ежедневно делает в нем отметки о медосмотрах (офисный, не офисный персонал роли не играет). Желательно, чтобы механик еще отметку делал на нем об исправности ТС. На медицинский и техосмотр параллельно с этим должны вестись журналы их регистрации.
Сотрудник в течение месяца фиксирует в путевом: количество заправленных литров, обязательно прикладывает чеки с АЗС по топливной карте, копии чеков наличных, если заправляется за наличку и отчитывается по авансовому отчету. Расчеты наличкой за ГСМ лучше минимизировать, так как это напаханное поле для различных манипуляций и ухищрений. Лучше сосредоточится на топливной карте.
Кроме того сотрудник в путевом расписывает маршруты, проставляет километраж. Например. ул. Стаханова - ул. Комсомольская - 16 км. При сдаче каждого путевого считается общий приход (на основе чеков АЗС), рассчитывается общий расход по нормам, то есть: км х норму в литрах на 100 км/100. Рассчитывается остаток в баке на конец смены: остаток на начало + приход - расход по норме.
На основании суммарных данных по количеству израсходованного топлива по путевым можно сделать сводную ведомость расхода. Например : модель авто, рег. номер , марка топлива- расход в литрах за месяц, в конце общий итог. Раньше в таких ведомостях отражали остаток на начало месяца по авто, общие литры прихода, общие литры расхода, остаток на конец, и сумму списания. Сейчас это можно сделать сразу в 1-с, при чем она среднюю цену списания еще корректнее посчитает. Итак, ведомость расхода с литрами есть. В 1-с кстати рекомендую организовать учет топлива и в разрезе водителей -мол и в размере автомобилей, это потом очень поможет в экономических расчетах и планировании.
Далее. Документы от оператора топливных карт пришли в бухгалтерию (расшифровка заправок, накладная и сч .ф).Сверяем итоговый литраж по приходу, по каждому авто с ведомостью (или с месячными путевыми). Если были заправки за наличку по авансовым - их тоже плюсуем при сравнении. Если все сошлось - приходуем: Дт10.3 Кт 60, 71. Все приход сделан.
Теперь на основании сводной ведомости по путевыми (или на основании месячных путевых) списываем ГСМ. В 1 с для этого достаточно оформить акт списания с указанием количества в разрезе мол (авто) с указанием количества, сумма списания подсчитывается сама.
Если оформляем списание «ручками», то считаем среднюю цену литра : ( сумма остатка на начало + сумма по приходу)/ (остаток в литрах на начало + приход в литрах). Суммы естественно берутся без НДС. Тогда литры расхода умножаем на полученную цену и получаем сумму списания. По итогам списания проводка для коммерсантов: Дт 44 Кт 10.3. Потом с 44 в полной сумме в Дт 90.
Коротко, это все. Еще можно учет шин организовать, чтоб раньше времени не меняли, но это отдельная тема.
Спасибо большое. Я по большей части, так и делаю, Но вот про сводную ведомость по машинам раньше даже не задумывалась.
А можно я вклинюсь. Если сотрудник приносит чеки к авансовому отчету после заправки старого образца (не от онлайн-кассы), можем мы их принять к учету?
На этот счет было вот такое письмо ФНС от 27 июня 2017 г. N ММВ-20-20/96@. В нем пообещали жестоко наказать тех у кого нет онлайн кассы, но обязали их выбивать чеки на старой машине до покупки новой. Соответственно смело принимаем чеки и приходуем бензин.
Здравствуйте Сергей !! Вы не могли бы мне написать Вашу почту для консультации, пожалуйста !! Очень надо !!Спасибо !!
Вы меня прямо смущаете. В принципе можете тут все спросить, нам же с вами скрывать нечего.
Нет ну если у вас вопрос интимного характера, тогда да. А так все хозяйственные ситуации вполне можно рассмотреть здесь.
Нет ну если у вас вопрос интимного характера, тогда да. А так все хозяйственные ситуации вполне можно рассмотреть здесь.
Добрый день, подскажите я не бухгалтер, но мне поставлена задача организовать с схему списания ГСМ для автомобиля по договору без водителя. Основы я понял, у меня вопрос, есть ли ограничения по списанию бензина для автомобиля? например месяц 15 000, привязано ли это к данным по авто.
Нет ограничений нет, списание в вашем случае ограничено только объемом выполненной транспортной работы. Сколько проехали, перевезли, столько и списали по норме на единицу работы. Суммовых ограничений нет, хотя это не значит, что норму списания нужно брать с потолка.
А не можете указать где данный вопрос можно изучить, насколько я понял нужны данные по пройденным километрам, то-есть фиксировать данные по одометру?! Где можно изучить вопрос по норме на единицу работы, и вообще по нормам?
Посмотрите методические рекомендации, утвержденные Распоряжением Министерства транспорта Российской Федерации от 14.03.2008 N АМ-23-р. Их можно взять за базу.
На моей практике, для 70% машин их хватало, но по некоторым единицам транспорта приходилось комиссионно замер делать акт составлять и приказ издавать с индивидуальной нормой привязанной к конкретному автомобилю или трактору.
На моей практике, для 70% машин их хватало, но по некоторым единицам транспорта приходилось комиссионно замер делать акт составлять и приказ издавать с индивидуальной нормой привязанной к конкретному автомобилю или трактору.
Добрый день! подскажите пожалуйста, где можно найти конкретное законодательство по данной теме, а именно необходимость акта на списание
Акт на списание можно составить в произвольной форме. Но в нем обязательно предусматривают дату составления документа и все реквизиты свойственные первичной документации.
Есть вопрос по другой теме? Можете создать Новое обсуждение