Как оформить перевозочные документы, если доставка производится самовывозом

Добрый день! Вопрос вроде бы простой, но с 1 сентября появились нюансы, которые многих сбивают с толку. Главное здесь — разделять два принципиально разных случая, потому что от этого зависит, оформляем мы ЭТрН или нет.

Ситуация №1. Покупатель забирает товар СВОИМ транспортом (или арендованным, но без водителя)

Здесь договора перевозки нет, покупатель просто вывозит свой товар. Поэтому ЭТрН НЕ оформляется, это лишнее.

• Что оформляем для передачи товара: ТОРГ-12 либо УПД (со статусом «1» — он одновременно заменяет и накладную, и счет-фактуру).

• Доверенность: если за товаром едет не директор, а водитель или кладовщик — доверенность обязательна, чтобы подтвердить его полномочия.

• Путевой лист: покупатель оформляет для себя (для списания ГСМ и учета маршрута).
  Важно для 2026 года: на бумаге его оформлять можно и дальше. Электронный путевой лист (ЭПЛ) с 1 сентября стал обязательным, но только для перевозок маркируемого алкоголя (пиво, сидр и т.п.). Если возите не алкоголь — спите спокойно, бумажный ПЛ в силе.

Ситуация №2. Покупатель нанимает СТОРОННЕГО перевозчика

Тут уже появляется договор перевозки, и правила другие.

• Для передачи товара: также ТОРГ-12 или УПД — это не отменяется.

• А вот для перевозки: с 1 сентября 2026 года оформляем ЭТрН в обязательном порядке (для коммерческих перевозок электронный формат стал обязателен).

• Кто и что подписывает в ЭТрН — важный момент! В этом случае грузоотправителем и грузополучателем в ЭТрН выступает покупатель (он же заказчик перевозки). Продавец здесь не грузоотправитель, но он обязан подписать раздел 8 ЭТрН — как «Лицо, осуществляющее погрузку». Тем самым продавец подтверждает, что передал товар перевозчику.

Теперь — обязательные реквизиты в ТОРГ-12 / УПД, чтобы налоговая не сняла вычет по НДС:

• дата и номер документа;

• полные наименования и ИНН/КПП продавца и покупателя;

• данные по товару: наименование, количество, единица измерения, цена, сумма, ставка и сумма НДС;

• подписи ответственных лиц с расшифровкой (должность + ФИО) с обеих сторон.

Печать ставить не обязательно — это уже старый стандарт.

Рекомендую также посмотреть наш материал по вашему вопросу.