Документы ООО, связанные с арендой ТС

Доброго дня! Строительная организация не имеет в собственности ТС. Берется в аренду у учредителей, с водителями заключается договоры за оказание услуг ООО, где указываем что ремонт и ГМС предприятия (ООО). По предъявлению чеков списываются расходы по ремонту транспорта и ГСМ на объект, где этот транспорт работает. Вопрос: верен ли алгоритм, осуществляемых действий ООО? Верно делаем или какие-то еще подтверждающие документы от них должны быть?

Аннечкк, в вопросе Вы пишите про заключение договоров аренды транспорта, а потом пишите оказание услуг. Непонятно. Я предполагаю, что вы хотели заключить договора аренды, и чтобы у вас корректно списывались расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ). Я обычно рекомендую заключать сразу такие договора, в которых нужно и можно (т.к. водители свои) прописать все условия, чтобы у контролирующих органов не было дополнительных вопросов. В этом случае подходит вариант договора аренды, где арендная плата состоит из двух частей: 1) постоянная и 2) переменная. Собственно постоянная часть это и есть арендная плата в обыденном смысле. А переменная часть – это расходы на ГСМ, ремонты, тех осмотры и т.п. Можно прописать в договоре, например, что за 100км пробега авто – 100р, а за каждый последующий километр - 105р. Тогда по окончании месяца, квартала (как пропишите в договоре), собственник авто будет давать Вам акт на постоянную и переменную часть. К переменной части будет делать расчёт расходов и прикладывать подтверждающие документы. Можно переменную часть также сделать фиксированной в зависимости от месяца года или грузопотока. Или можно рассмотреть заключение договора на оказание услуг перевозки, в котором тоже можно предусмотреть переменную часть

Здесь ещё важно правильно оформить водителей. Бывает аренда автомобиля с экипажем. Тогда водитель не в Вашем штате. Бывает аренда без экипажа, тогда водитель в штате или по договору ГПХ.
Есть, конечно, ещё вариант компенсации за использование личного имущества – автомобиля, но думаю в строительной компании это как-то странно. Но возможно.
Если договор оказания услуг, то тоже водитель не в штате.
В случае, как я описала выше, при договоре аренды с переменной частью на ГСМ и т.п., все расходы на это списываются по акту, без авансового отчёта.

Также при договоре аренды нужно формлять путевые листы, т.к. на арендованном авто вы будете перевозить груз (или пассажиров, багаж) (п. 9 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152). Не важно, занимается ваша организация коммерческими перевозками или эксплуатирует транспорт для собственных нужд (определение Верховного суда от 01.09.2014 № 302-КГ14-529). Также это указано в п. 2 ст. 6 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.

Каким путем списываются расходы? Через авансовый отчет? Как оформлены водители? Какие договоры заключены – аренды транспортного средства с экипажем или без экипажа? Или заключены договоры на оказание услуг?