Добрый день!
Очень нужна помощь. Наша организация приобретает бензин по топливным картам. Предыдущие годы бензин списывался за счет чистой прибыли. ПЛ не делались. С этого года было принято решение вести ПЛ и списывать ГСМ. Но возникает ряд проблем.
1. Авто являются личными и переданы ООО в аренду (без экипажа), но продолжают ездить сами сотрудники, собственники авто. Маршруты бональны. Дом-работа-объект- дом. Что наводит на мысль МАТВЫГОДЫ. Как этого избежать? Нужно ли заставить сотрудников изменить маршруты, чтобы налоговики не придрались, или это не настолько важно?
2. Вопрос о медосмотре и контролере ТСА. На мои аргументы, что это обязательные реквизиты, мне отвечают, что это только для грузового и пассажирского транспорта. Что для легкового это не нужно. Ведь это же не верное утверждение?
3. И совсем глупый вопрос, как вести учет топлива, если машина в будни ездит по рабочим делам, а в выходные по личным? На начало понедельника показывать остаток литров пятницы, вне зависимости от того, сколько по факту, ведь в выходные человек может заправится на собственные средства???
Очень буду благодарна за ответы комментарии, как это происходит в других компаниях.
Спасибо.
или
Задать вопрос
Очень нужна помощь. Наша организация приобретает бензин по топливным картам. Предыдущие годы...
Вопрос по теме Путевые листы.
Ольга Сова, здравствуйте!
Отвечаю Вам по пунктам.
1. Маршруты в путевых листах важны для принятия затрат на гсм и аренду авто в расходы по налогу на прибыль. Можно, конечно, писать "принимаемые" маршруты, а ездить как ездили. Но мне кажется, что логичнее в трудовых договорах прописать разъездной характер работы сотруднику, тем более, что Вы пишите про маршрут дом - работа - объект - дом. Или как вариант предусмотреть оплату проезда к месту работы и обратно. Посмотрите
Письмо Минфина России от 10.01.2017 № 03-03-06/1/80079.
В этом письме Минфин в очередной раз затронул тему учета расходов на оплату проезда к месту работы и обратно.
По общему правилу, изложенному в п. 26 ст. 270 НК РФ, указанные расходы при определении базы по налогу на прибыль не учитываются. Но здесь имеются оговорки:
- за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов в силу технологических особенностей производства;
- за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.
Эта норма не содержит указаний о возможности учета только при наличии совокупности таких условий. Это подтверждают и многочисленные письма Минфина, при которых допускается учет соответствующих расходов при определении облагаемой базы не только при одновременном выполнении обоих условий, но и если эти расходы обусловлены технологическими особенностями производства либо предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами как система оплаты труда (см., например, письма от 22.12.2016 № 03-04-06/77047, от 27.11.2015 № 03-03-06/1/69181, от 31.08.2012 № 03-03-06/1/449).
Подумайте, какой именно вариант применим в Вашем случае.
Отвечаю Вам по пунктам.
1. Маршруты в путевых листах важны для принятия затрат на гсм и аренду авто в расходы по налогу на прибыль. Можно, конечно, писать "принимаемые" маршруты, а ездить как ездили. Но мне кажется, что логичнее в трудовых договорах прописать разъездной характер работы сотруднику, тем более, что Вы пишите про маршрут дом - работа - объект - дом. Или как вариант предусмотреть оплату проезда к месту работы и обратно. Посмотрите
Письмо Минфина России от 10.01.2017 № 03-03-06/1/80079.
В этом письме Минфин в очередной раз затронул тему учета расходов на оплату проезда к месту работы и обратно.
По общему правилу, изложенному в п. 26 ст. 270 НК РФ, указанные расходы при определении базы по налогу на прибыль не учитываются. Но здесь имеются оговорки:
- за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов в силу технологических особенностей производства;
- за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.
Эта норма не содержит указаний о возможности учета только при наличии совокупности таких условий. Это подтверждают и многочисленные письма Минфина, при которых допускается учет соответствующих расходов при определении облагаемой базы не только при одновременном выполнении обоих условий, но и если эти расходы обусловлены технологическими особенностями производства либо предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами как система оплаты труда (см., например, письма от 22.12.2016 № 03-04-06/77047, от 27.11.2015 № 03-03-06/1/69181, от 31.08.2012 № 03-03-06/1/449).
Подумайте, какой именно вариант применим в Вашем случае.
Можно рассмотреть расходы на аренду автомобиля и гсм как расходы на перевозку работников до места работы и обратно. Такие расходы учитываются для целей налогообложения: если возможность доставки работников до места работы общественным транспортом отсутствует;при условии соответствия таких расходов требованиям ст. 252 НК РФ. Когда можно доказать
невозможность доставки общественным транспортом:
- удаленность производственных площадей от населенных пунктов и места проживания работников;
- нахождение производства в промышленной зоне, где отсутствуют регулярные маршруты общественного транспорта;
- высокая численность работающих на предприятии, которой не соответствует пропускная способность общественного транспорта (например, численность работников составляет более 100 человек, а городские автобусы, следующие в направлении объектов и обратно по единственному маршруту, в утреннее и вечернее время загружены до полной вместимости – см. Письмо Минфина России от 24.11.2011 № 03-03-06/1/778);
- территориальная удаленность остановок транспорта общего пользования от места работы сотрудников (место работы может считаться удаленным от остановок, если оно находится на расстоянии, превышающем расстояние, указанное в п. 11.15 Свода градостроительных правил).
В идеале можно сделать расчет, в котором указать, что аренда авто плюс гсм для доставки работников на объект дешевле, чем аренда или покупка автобуса, гсмавтобуса, ОСАГО , зарплата и взносы водителя автобуса, ремонт, замена шин и т.д. и т.п. Тогда Вы получите экономическое обоснование Ваших расходов.
невозможность доставки общественным транспортом:
- удаленность производственных площадей от населенных пунктов и места проживания работников;
- нахождение производства в промышленной зоне, где отсутствуют регулярные маршруты общественного транспорта;
- высокая численность работающих на предприятии, которой не соответствует пропускная способность общественного транспорта (например, численность работников составляет более 100 человек, а городские автобусы, следующие в направлении объектов и обратно по единственному маршруту, в утреннее и вечернее время загружены до полной вместимости – см. Письмо Минфина России от 24.11.2011 № 03-03-06/1/778);
- территориальная удаленность остановок транспорта общего пользования от места работы сотрудников (место работы может считаться удаленным от остановок, если оно находится на расстоянии, превышающем расстояние, указанное в п. 11.15 Свода градостроительных правил).
В идеале можно сделать расчет, в котором указать, что аренда авто плюс гсм для доставки работников на объект дешевле, чем аренда или покупка автобуса, гсмавтобуса, ОСАГО , зарплата и взносы водителя автобуса, ремонт, замена шин и т.д. и т.п. Тогда Вы получите экономическое обоснование Ваших расходов.
2. Мед.осмотр.
Ваших коллег, которые считают, что мед.осмотр необязателен, отправьте к Федеральному закону № 323 «Об основах охраны здоровья граждан в РФ». Статья 24 этого закона говорит, что для определенных профессий в целях сохранения здоровья и способности выполнять трудовую функцию работники должны проходить обязательное медицинское освидетельствование.
Далее в статье 23 Закона 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» указано, что водители транспортных средств относятся к профессиям, для которых обязательны ежегодные, а также предрейсовые и послерейсовые осмотры врача.
Опираясь на данные статьи законов, приходим к выводу, что понятия «водитель», «путевой лист» и «медицинский осмотр» связаны неразрывно. Другими словами, вне зависимости от того, занимает ли сотрудник, использующий в рабочих целях служебный автомобиль, должность водителя на данном предприятии или нет, в момент нахождения за рулем, при наличии путевого листа, он имеет статус водителя. Соответственно, печать медика на путевом листе должна подтверждать, что предрейсовый осмотр пройден.
В случае нарушения порядка заполнения путевого листа в части медицинского осмотра вы можете получить последствия сразу в нескольких инстанциях. Например,
Налоговая инспекция при проверке может признать недействительными неверно оформленные путевые листы и не признать расходы, списанные по ним. Соответственно, доначислить налоги за весь проверяемый период.
При проверке документов инспектор ГИБДД может выписать штраф за отсутствие отметки о прохождении предрейсового медосмотра. И дальше можно долго продолжать о возможных негативных последствиях отсутствия мед.осмотра.
Контролер ТСА. Если я правильно понимаю, то Вы имеете ввиду отметку о исправности транспортного средства. Здесь ситуация спорная, т.к. с одной стороны водитель легкового автомобиля не осуществляет перевозку пассажиров. Необходимо ежедневно контролировать техническое состояние транспортного средства перед выездом на линию и по возвращению к месту стоянки (п. 4.3 Положения об обеспечении безопасности дорожного движения в предприятиях, учреждениях, организациях, осуществляющих перевозки пассажиров и грузов, утв. приказом Минтранса России от 9 марта 1995 г. № 27). А с другой стороны водитель сам тоже едет, как бы ни банально это звучало. Есть решения судов по путевым листам предпринимателей, когда они "два в одном" - ИП, который сам ездит за рулем.
Ваших коллег, которые считают, что мед.осмотр необязателен, отправьте к Федеральному закону № 323 «Об основах охраны здоровья граждан в РФ». Статья 24 этого закона говорит, что для определенных профессий в целях сохранения здоровья и способности выполнять трудовую функцию работники должны проходить обязательное медицинское освидетельствование.
Далее в статье 23 Закона 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» указано, что водители транспортных средств относятся к профессиям, для которых обязательны ежегодные, а также предрейсовые и послерейсовые осмотры врача.
Опираясь на данные статьи законов, приходим к выводу, что понятия «водитель», «путевой лист» и «медицинский осмотр» связаны неразрывно. Другими словами, вне зависимости от того, занимает ли сотрудник, использующий в рабочих целях служебный автомобиль, должность водителя на данном предприятии или нет, в момент нахождения за рулем, при наличии путевого листа, он имеет статус водителя. Соответственно, печать медика на путевом листе должна подтверждать, что предрейсовый осмотр пройден.
В случае нарушения порядка заполнения путевого листа в части медицинского осмотра вы можете получить последствия сразу в нескольких инстанциях. Например,
Налоговая инспекция при проверке может признать недействительными неверно оформленные путевые листы и не признать расходы, списанные по ним. Соответственно, доначислить налоги за весь проверяемый период.
При проверке документов инспектор ГИБДД может выписать штраф за отсутствие отметки о прохождении предрейсового медосмотра. И дальше можно долго продолжать о возможных негативных последствиях отсутствия мед.осмотра.
Контролер ТСА. Если я правильно понимаю, то Вы имеете ввиду отметку о исправности транспортного средства. Здесь ситуация спорная, т.к. с одной стороны водитель легкового автомобиля не осуществляет перевозку пассажиров. Необходимо ежедневно контролировать техническое состояние транспортного средства перед выездом на линию и по возвращению к месту стоянки (п. 4.3 Положения об обеспечении безопасности дорожного движения в предприятиях, учреждениях, организациях, осуществляющих перевозки пассажиров и грузов, утв. приказом Минтранса России от 9 марта 1995 г. № 27). А с другой стороны водитель сам тоже едет, как бы ни банально это звучало. Есть решения судов по путевым листам предпринимателей, когда они "два в одном" - ИП, который сам ездит за рулем.
Посмотрите постановление ФАС Волго-Вятского округа от 18 января 2007 г. № А31-3482/2006-15). В нем речь идет не только о наемных водителях, но и об ИП, который сам водит машину. Путевой лист должен оформляться предпринимателем или специально назначенным лицом при применении наемного труда водителей . Однако если предприниматель лично управляет автотранспортным средством, то он обязан сам выписать себе путевой лист (см. напр., постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 31 октября 2006 г. № А69-434/06-9-7-Ф02-5699/06-С1 по делу № А69-434/06-9-7).
Из этого можно сделать вывод об обязательности тех.осмотра.
Если Ваша компания уже решила перейти на принятие в целях налогообложения прибыли расходов на путевки, то не сложно проставлять отметки о тех.осмотре. Введите должность механика, наверняка у кого то есть соответствующее образование.
3. Учет расходов на гсм Вы будете вести согласно показаний спидометра. В выходные машина не арендуется и соответственно гсм в выходные приобретается за свой счет. Если же водитель искатал топливо компании в выходные, то к понедельнику он заправляет авто из своего кармана. Вы приказом установите норму расхода на гсм и от этого будете считать.
Сейчас, пока я Вам все это написала, то пришла мысль включать все расходы на гсм в стоимость аренды. Тем более у Вас всегда почти один и тот же маршрут. Можно в договоре предусмотреть постоянную и переменную часть арендной платы. Постоянная всегда будет одинакова, а переменная будет зависеть, например, от километража. Каждый месяц будете делать расчет (я бы еще фото спидометра прикладывала или освидетельствование комиссией ежедневно).Так Вы уйдете от путевок, медиков и механиков.
Из этого можно сделать вывод об обязательности тех.осмотра.
Если Ваша компания уже решила перейти на принятие в целях налогообложения прибыли расходов на путевки, то не сложно проставлять отметки о тех.осмотре. Введите должность механика, наверняка у кого то есть соответствующее образование.
3. Учет расходов на гсм Вы будете вести согласно показаний спидометра. В выходные машина не арендуется и соответственно гсм в выходные приобретается за свой счет. Если же водитель искатал топливо компании в выходные, то к понедельнику он заправляет авто из своего кармана. Вы приказом установите норму расхода на гсм и от этого будете считать.
Сейчас, пока я Вам все это написала, то пришла мысль включать все расходы на гсм в стоимость аренды. Тем более у Вас всегда почти один и тот же маршрут. Можно в договоре предусмотреть постоянную и переменную часть арендной платы. Постоянная всегда будет одинакова, а переменная будет зависеть, например, от километража. Каждый месяц будете делать расчет (я бы еще фото спидометра прикладывала или освидетельствование комиссией ежедневно).Так Вы уйдете от путевок, медиков и механиков.
Есть вопрос по другой теме? Можете создать Новое обсуждение