Путевые листы.

Ольга Сова
Постоянная ссылка #
Добрый день!
Очень нужна помощь. Наша организация приобретает бензин по топливным картам. Предыдущие годы бензин списывался за счет чистой прибыли. ПЛ не делались. С этого года было принято решение вести ПЛ и списывать ГСМ. Но возникает ряд проблем.
1. Авто являются личными и переданы ООО в аренду (без экипажа), но продолжают ездить сами сотрудники, собственники авто. Маршруты бональны. Дом-работа-объект- дом. Что наводит на мысль МАТВЫГОДЫ. Как этого избежать? Нужно ли заставить сотрудников изменить маршруты, чтобы налоговики не придрались, или это не настолько важно?
2. Вопрос о медосмотре и контролере ТСА. На мои аргументы, что это обязательные реквизиты, мне отвечают, что это только для грузового и пассажирского транспорта. Что для легкового это не нужно. Ведь это же не верное утверждение?
3. И совсем глупый вопрос, как вести учет топлива, если машина в будни ездит по рабочим делам, а в выходные по личным? На начало понедельника показывать остаток литров пятницы, вне зависимости от того, сколько по факту, ведь в выходные человек может заправится на собственные средства???

Очень буду благодарна за ответы комментарии, как это происходит в других компаниях.

Спасибо.
Светляк
Постоянная ссылка #
Ольга Сова, здравствуйте!
Отвечаю Вам по пунктам.
1. Маршруты в путевых листах важны для принятия затрат на гсм и аренду авто в расходы по налогу на прибыль. Можно, конечно, писать "принимаемые" маршруты,  а ездить как ездили. Но мне кажется, что логичнее в трудовых договорах прописать разъездной характер работы сотруднику, тем более, что Вы пишите про маршрут дом - работа - объект - дом. Или как вариант предусмотреть оплату проезда к месту работы и обратно. Посмотрите
Письмо Минфина России от 10.01.2017 № 03-03-06/1/80079.
В этом письме Минфин в очередной раз затронул тему учета расходов на оплату проезда к месту работы и обратно.
По общему правилу, изложенному в п. 26 ст. 270 НК РФ, указанные расходы при определении базы по налогу на прибыль не учитываются. Но здесь имеются оговорки:
- за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов в силу технологических особенностей производства;
- за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.
Эта норма не содержит указаний о возможности учета только при наличии совокупности таких условий. Это подтверждают и многочисленные письма Минфина, при которых допускается учет соответствующих расходов при определении облагаемой базы не только при одновременном выполнении обоих условий, но и если эти расходы обусловлены технологическими особенностями производства либо предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами как система оплаты труда (см., например, письма от 22.12.2016 № 03-04-06/77047, от 27.11.2015 № 03-03-06/1/69181, от 31.08.2012 № 03-03-06/1/449).
Подумайте, какой именно вариант применим в Вашем случае.
Светляк
Постоянная ссылка #
Можно рассмотреть расходы на аренду автомобиля и гсм как расходы на перевозку работников до места работы и обратно. Такие расходы учитываются для целей налогообложения: если возможность доставки работников до места работы общественным транспортом отсутствует;при условии соответствия таких расходов требованиям ст. 252 НК РФ. Когда можно доказать
невозможность доставки общественным транспортом:
- удаленность производственных площадей от населенных пунктов и места проживания работников;
- нахождение производства в промышленной зоне, где отсутствуют регулярные маршруты общественного транспорта;
- высокая численность работающих на предприятии, которой не соответствует пропускная способность общественного транспорта (например, численность работников составляет более 100 человек, а городские автобусы, следующие в направлении объектов и обратно по единственному маршруту, в утреннее и вечернее время загружены до полной вместимости – см. Письмо Минфина России от 24.11.2011 № 03-03-06/1/778);
- территориальная удаленность остановок транспорта общего пользования от места работы сотрудников (место работы может считаться удаленным от остановок, если оно находится на расстоянии, превышающем расстояние, указанное в п. 11.15 Свода градостроительных правил).
В идеале можно сделать расчет, в котором указать, что аренда авто плюс гсм для доставки работников на объект дешевле, чем аренда или покупка автобуса,  гсмавтобуса, ОСАГО , зарплата и взносы водителя автобуса, ремонт, замена шин и т.д. и т.п. Тогда Вы получите экономическое обоснование Ваших расходов.
Светляк
Постоянная ссылка #
2. Мед.осмотр.
Ваших коллег, которые считают, что мед.осмотр необязателен, отправьте к Федеральному закону № 323 «Об основах охраны здоровья граждан в РФ». Статья 24 этого закона говорит,  что для определенных профессий в целях сохранения здоровья и способности выполнять трудовую функцию работники должны проходить обязательное медицинское освидетельствование.
Далее в статье 23 Закона 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» указано, что водители транспортных средств относятся к профессиям, для которых обязательны ежегодные, а также предрейсовые и послерейсовые осмотры врача.
Опираясь на данные статьи законов, приходим к выводу, что понятия «водитель», «путевой лист» и «медицинский осмотр» связаны неразрывно. Другими словами, вне зависимости от того, занимает ли сотрудник, использующий в рабочих целях служебный автомобиль, должность водителя на данном предприятии или нет, в момент нахождения за рулем, при наличии путевого листа, он имеет статус водителя. Соответственно, печать медика на путевом листе должна подтверждать, что предрейсовый осмотр пройден.
В случае нарушения порядка заполнения путевого листа в части медицинского осмотра вы можете получить последствия сразу в нескольких инстанциях. Например,
Налоговая инспекция при проверке может признать недействительными неверно оформленные путевые листы и не признать расходы, списанные по ним. Соответственно,  доначислить налоги за весь проверяемый период.
При проверке документов инспектор ГИБДД может выписать штраф за отсутствие отметки о прохождении предрейсового медосмотра. И дальше можно долго продолжать о возможных негативных последствиях отсутствия мед.осмотра.
Контролер ТСА. Если я правильно понимаю, то Вы имеете ввиду отметку о исправности транспортного средства. Здесь ситуация спорная, т.к. с одной стороны водитель легкового автомобиля не осуществляет перевозку пассажиров.  Необходимо ежедневно контролировать техническое состояние транспортного средства перед выездом на линию и по возвращению к месту стоянки (п. 4.3 Положения об обеспечении безопасности дорожного движения в предприятиях, учреждениях, организациях, осуществляющих перевозки пассажиров и грузов, утв. ­приказом Минтранса России от 9 марта 1995 г. № 27). А с другой стороны водитель сам тоже едет, как бы ни банально это звучало. Есть решения судов по путевым листам предпринимателей, когда они "два в одном" - ИП, который сам ездит за рулем.
Светляк
Постоянная ссылка #
Посмотрите постановление ФАС Волго-Вятского округа от 18 января 2007 г. № А31-3482/2006-15). В нем речь идет не только о наемных водителях, но и об ИП, который сам водит машину. Путевой лист должен оформляться предпринимателем или специально назначенным лицом при применении наемного труда водителей . Однако если предприниматель лично управляет автотранспортным средст­вом, то он обязан сам выписать себе путевой лист (см. напр., постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 31 октября 2006 г. № А69-434/06-9-7-Ф02-5699/06-С1 по делу № А69-434/06-9-7).
Из этого можно сделать вывод об обязательности тех.осмотра.
Если Ваша компания уже решила перейти на принятие в целях налогообложения прибыли расходов на путевки, то не сложно проставлять отметки о тех.осмотре.  Введите должность механика, наверняка у кого то есть соответствующее образование.
3. Учет расходов на гсм Вы будете вести согласно показаний спидометра. В выходные машина не арендуется и соответственно гсм в выходные приобретается за свой счет. Если же водитель искатал топливо компании в выходные, то к понедельнику он заправляет    авто из своего кармана. Вы приказом установите норму расхода на гсм и от этого будете считать.
Сейчас, пока я Вам все это написала, то пришла мысль включать все расходы на гсм в стоимость аренды. Тем более у Вас всегда почти один и тот же маршрут. Можно в договоре предусмотреть постоянную и переменную  часть арендной платы. Постоянная всегда будет одинакова, а переменная будет зависеть, например, от километража. Каждый месяц будете делать расчет (я бы еще фото спидометра прикладывала или освидетельствование комиссией ежедневно).Так Вы уйдете от путевок, медиков и механиков. 
Есть вопрос по другой теме? Можете создать Новое обсуждение