ПавелК, учреждение — налоговый агент обязано вернуть НДФЛ физлицу, если удержало его по ошибке (п.1 ст.231 НК РФ). Это возможно, например, в случаях, когда НДФЛ ошибочно рассчитан по более высокой ставке или налог удержан с необлагаемого дохода, как в вашем случае.
Для возврата излишне удержанного НДФЛ организация должна получить соответствующее письменное заявление от налогоплательщика (см. ту же статью НК РФ). Физическое лицо вправе его представить в любом виде: на бумажном носителе или в электронной форме (Письмо Минфина России от 08.07.2019 N 03-04-06/51172).
Утвержденной формы для такого заявления нет. Вы можете составить его в свободной форме, либо заполнить по предложенному организацией образцу. В заявлении должны быть следующие сведения :
- Ф.И.О. лица, которое обращается за возвратом;
- наименование налогового агента, которому подается заявление;
- размер излишне удержанного НДФЛ;
- номер счета и другие банковские реквизиты для перечисления налога;
- подпись заявителя.
Такое заявление вы имеете право представить в течение трех лет с даты перечисления излишне удержанного налога (п.7 ст. 78 НК РФ, Письмо Минфина России от 01.03.2017 N 03-04-05/11548). Если этот срок будет пропущен, то налог вам уже не вернут.
Организация является для вас налоговым агентом, и именно она должна вернуть вам излишне удержанный налог в течение трех месяцев после получения заявления на возврат.
Если организация не уложится с возвратом в трехмесячный срок, то налог должна будет вернуть с процентами. Они начисляются за каждый календарный день просрочки исходя из ставки рефинансирования ЦБ РФ, которая действовала в эти дни ( п.1 ст. 231 НК РФ).
Вернуть сумму излишне удержанного НДФЛ должны в безналичной форме, на счет в банке по реквизитам, которые вы укажете в заявлении на возврат. Вернуть НДФЛ можно только тому физлицу, из доходов которого было излишнее удержание. Возврат другим лицам, в том числе наследникам физлица, не предусмотрен, из чего следует, что в заявлении должны быть указаны реквизиты вашего счета, а не жены, мамы и других родственников, как у нас любят писать в заявлениях.