Уважаемые бухгалтера, помогите, пожалуйста, разобраться в ситуации.ООО в 1 квартале был получен...

Добрый день.
Уважаемые бухгалтера, помогите, пожалуйста, разобраться в ситуации.
ООО в 1 квартале был получен товар, который отгружен конечному пользователю.
Часть товара требовала замены. Поставщику товар был отправлен с соответствующими документами (торг-2, счет фактура). Замену товара произвели, но документы поставщик не предоставил. По просьбе главного бухгалтера поставщика документально замену товара решили не проводить, акт сверки за 1 квартал согласован и подписан обеими сторонами.
 Во 2 квартале меняется главный бухгалтер и приходует документы на возврат товара на замену (говоря, что документ был получен почтой).
На данный момент акт сверки не сходится, а восстановить данную накладную и счет фактуру на возврат в программе не представляется возможны, так как документы на замен товара не были предоставлены от поставщика. А товар отгружен покупателю в полном объеме.
Главный бухгалтер поставщика отказывается проводить корректировки в декларации за 2 квартал и предлагает оставить все как есть.
Подскажите, пожалуйста, как все правильно оформить в данный ситуации?
Может написать официальное письмо с разъяснением ситуации и просьбой провести корректировки в декларации?
Или все оставить как есть, а акт сверки согласовать с расхождениями, прописав их?