Добрый день. Есть три разных вида договора для описанного случая. Какой для вас выгоднее и удобнее, выбирать вам.
- Договор на оказание транспортно-экспедиционных услуг. Все манипуляции по приобретению горючего и запчастей лежат на собственнике автомобиля, а вы платите только за саму услугу. Не зависимо от того разовая она или на постоянной основе.
- Договор аренды транспортного средства с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации (так называемая, аренда с экипажем). В этом случае все обязанности по поддержанию имущества в надлежащем состоянии, осуществление всех видов ремонта, и предоставление необходимых принадлежностей ложатся на плечи арендодателя. При этом, квалификация экипажа и его состав должны отвечать условиям договора и правилам эксплуатации данного транспортного средства, а предоставляемые арендодателем услуги по управлению и техническому использованию ТС, должны обеспечивать его нормальную и безопасную эксплуатацию в соответствии с целями аренды, указанными в договоре. Здесь вы уже вправе включить расходы на ГСМ, но не на запасные части и ремонт.
- И третий вариант договора - Договор аренды транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации (так называемая, аренда без экипажа).Тут уж вы сами несете ответственность и за квалификацию экипажа, и за безопасную эксплуатацию транспортного средства. А значит, в расходы пойдут и затраты на ремонт, и ГСМ. Плюс нужен трудовой договор с экипажем, возможно одним водителем.
Я так вижу.