Как отразить в бухгалтерском и налоговом учете расходы на приобретение трудовых книжек?

Бухгалтерский учет
Порядок бухгалтерского учета расходов на приобретение бланков трудовых книжек нормативно не установлен. В Письме Минфина России № 07-05-06/18 отмечено, что затраты на приобретение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее относятся на прочие расходы, а плата, взимаемая работодателем с работника при выдаче ему трудовой книжки и вкладыша в нее, - на прочие доходы.
Прочие расходы признаются на дату приобретения бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а доходы - на дату появления у работников обязательства по оплате использованных бланков.
Соответственно, при приобретении бланков трудовой книжки и вкладыша в нее в бухгалтерском учете проводится запись по дебету субсчета 91-2 "Прочие расходы" в корреспонденции с кредитом счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".
НДС, предъявленный продавцом, отражается по дебету счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" и кредиту счета 60. Принятие данного НДС к вычету отражается проводкой по кредиту счета 19 и дебету счета 68 "Расчеты по налогам и сборам".
Оплата бланковых трудовых книжек и вкладышей в нее отражается по кредиту счета 50 "Касса" (51 "Расчетные счета") и дебету счета 60.

Налоговый учет
Затраты на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним соответствуют требованиям п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ и учитываются для целей налогообложения прибыли в качестве расходов. Данные расходы могут быть включены в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Такие расходы могут признаваться на дату приобретения (получения) бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
Согласно п. 47 Правил при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев массовой утери бланков и вкладышей работодателем и порчи бланка не по вине работника (п. п. 34 и 48 Правил).
Соответственно, выдача бланков трудовых книжек и вкладышей к ним не предполагает безвозмездности, за исключением специальных случаев.
Пунктом 16 ст. 270 НК РФ предусмотрено, что не учитываются расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества (работ, услуг, имущественных прав) и расходов, связанных с такой передачей.
Следовательно, в случае если работодатель решит выдать трудовые книжки безвозмездно, то данные расходы, включая сумму уплаченного НДС, он не сможет учесть при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль. Однако обязанность работодателя по безвозмездной выдаче/замене трудовой книжки можно закрепить в трудовом договоре, тогда появится основание признать данные расходы в соответствии с п. 25 ч. 2 ст. 255 НК РФ (другие расходы, предусмотренные трудовым договором), но такой подход может привести к спору с налоговым органом при проверке.
Выдача работнику трудовой книжки (как на возмездной, так и на безвозмездной основе) признается реализацией и облагается НДС.
На дату оформления трудовой книжки работнику у организации возникает момент определения налоговой базы по НДС.
Поскольку при выдаче трудовой книжки происходит ее реализация, то есть операция, облагаемая НДС, вычет НДС при приобретении бланка производится в общеустановленном порядке. Вычет производится на основании счета-фактуры, оформленного в соответствии с законодательством РФ, после принятия трудовых книжек и вкладышей на учет и при наличии соответствующих первичных документов.