ИВанова Анна перечень расходов, которые можно провести с ведома и по решению работодателя формально открыт и теоретически, вы можете возместить эти расходы, при условии ,что обмен производился по объективным причинам,а не из-за вины сотрудника (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).
Проводка обычная Дт "Счет затрат" Кт 71. Дт. 71 Кт 50,51 - когда выплатите ему долг.
В целях налога на прибыль только нужно хорошо обосновать целесообразность обмена.
.