Ясно.
На мой взгляд говорить о задолженности нельзя. Ну какая еще задолженность? Услуга оказана.
Почта оказала услугу физлицу, выдала документ, отразила у себя именно так. А физлицо тогда договор заключало между своим ООО и почтой, доверенность, может, предоставило, что действует от имени организации?
Но прежде всего хотелось бы понять, чего вы хотите. Ваша бухгалтерия сейчас, в конце 2019 года хочет отразить в учете операцию, произведенную в 2016 году? Если были проведены деньги через подотчет и они висят с 2016 года, то почему сейчас вдруг опомнились? Ну то есть хочу понять, насколько нужно вообще получение этих документов. Не думаю, что там какие-то огромные суммы.