Я некоторое время отсутствовала на форуме, и не могу теперь пройти мимо интересующей меня когда-то темы. Я ее детально прорабатывала не так давно.
Итак, главное, что должно быть в путевых листах - обязательные реквизиты. Маршрут следования к ним не относится. Минтранс также не требует отражать маршрут. Но, как оказалось, у налоговиков другое мнение.
Как же заполнить бланк, чтобы не лишиться расходов.
В путевом листе можно не записывать маршрут движения автомобиля, так как этого реквизита нет в обязательных. При этом таким листом компания вправе подтвердить расходы на топливо. Это разъяснил Минтранс в пис ьме от 14.05.2019 № ДЗ/10239-ИС (ответ на частный запрос).
Правильнее ежедневно оформлять путевые листы до начала первого рейса, если в течение дня водитель совершает несколько поездок. Теперь документ сроком до месяца составлять нельзя, исключение — длительные рейсы (п.3 приложения к приказу Минтранса от 21.12.2018 № 467).
Утвержденного бланка путевого листа нет. Организации разрабатывают форму сами или пользуются рекомендованной. К примеру, для грузового автомобиля — № 4-С, 4-П (утв. постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78). Главное — сохраните все обязательные реквизиты: наименование и номер путевого листа, срок его действия, сведения о собственнике, автомобиле и водителе (п. 3,6, 7 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152). Сведения о маршруте необязательные.
Путевой лист может обосновывать расходы на бензин. Это еще давно подтвердили чиновники (письмо Мигфина от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354). Но в это время обязательной была форма путевого листа из постановления № 78, на оборотной стороне которой надо было писать маршрут. С 2013 года форму путевого листа можно разработать самим, при этом маршрут — необязательный реквизит. Но Минтранс в письме № ДЗ/10239-ИС повторился, что расходы на топливо можно учесть по путевому листу. Не ясно только, требуется в нем писать маршрут или нет.
Безопаснее всего писать маршрут следования в путевом листе. Ведь именно по нему инспекторы определяют обоснованность затрат на топливо. Споры по этому вопросу разрешают в суде. Единой практики не сложилось. В одних случаях суды становятся на сторону налогоплательщиков и считают, что отражать место следования автомобиля необязательно. Ведь это не говорит о том, что сделки не было, и не может быть причиной отказа в учете расходов (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 27.04.2018 № Ф06-31415/2018). Другие судьи считают: без маршрута нет возможности определить, с какой целью использовали автомобиль (постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015).
Но, даже если вы хотите вписать маршрут, то имейте в виду, что нет единых требований к тому, как вписывать его в путевом листе. Одним инспекторам достаточно только города, другие требуют писать полный адрес с домом и улицей. Поэтому стоит написать подробный адрес. (Чем меньше информации отразить в первичке, тем больше дополнительных вопросов возникнет у инспекторов. Поэтому компания сама должна быть заинтересована в том, чтобы записать данные в документе как можно подробнее.)
В путевом листе запишите, откуда и куда ездил водитель на автомобиле. Отметьте и промежуточные остановки, если они были. Например, когда водитель в один день развозил товар сразу нескольким покупателям. Для каждого пункта пропишите название контрагента и его реальный адрес. Если этого не сделать, то налоговики посчитают, что расходы на топливо не оправданы. И некоторые судьи их поддерживают (постановление Арбитражного суда Московского округа от 21.08.2018 № Ф05-12699/2018). Инспекторы могут решить, что компания компенсировала сотруднику поездку в личных целях. А значит, он получил доход в виде стоимости бензина. На него доначислят НДФЛ и взносы (письмо Минфина от 09.03.2017 № 03-04-05/13125).
Иногда прописать подробный адрес не получится, его попросту нет. Например, когда представитель компании едет на аграрную выставку, которая проходит в поле. Но это не означает, что в таком случае расходы на топливо точно не подтвердить. Достаточно записать в путевом листе название ближайшего населенного пункта, километровую отметку или координаты с широтой и долготой. Если инспекторы снимут такие траты, то защититься получится в суде (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25.02.2016 № Ф08-626/2016).
Подтвердить передвижения водителя можно и с помощью записи из навигатора. Она точно пригодится, если из-за пробок или ремонта дорог водителю пришлось проехать большее расстояние, чем он планировал. Данные с навигатора можно перенести на компьютер, если использовать функцию «Запись трека». Налоговики считают, что эта информация не будет лишней. Главное, чтобы компания включила сбор данных с навигатора в свою учетную политику.
Также заверьте данные с навигатора, к примеру, если оформили его в виде скриншота.