Только открыл ИП (до этого был наемный и фрилансер), много вопросов по всем закрывающим документам,...

Добрый день!

Не надо волноваться, проблем никаких нет, все очень просто.

Давно уже нет унифицированных форм документов (за редким исключением, которые к вам в данном случае отношения не имеют), поэтому акт выполненных работ можно составить в свободной форме. Главное, чтобы там были все необходимые реквизиты первичного документа. Для образца можете взять акт из этой статьи https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/obrazec_akta_vypolnennyh_rabot_bez_nds/

То, что ваш заказчик не фирма, а ИП в данном случае не имеет значения.  Если вы не пользуетесь какой-либо автоматизированной программой для ведения учета, то можете составлять свои акты просто в Эксель, в Ворд, в общем так, как вам удобнее.

Вариант с «живыми» подписями на бумаге – наиболее оптимальный. Можно также наладить обмен электронными документами с электронной подписью.

Но вот, например, ИП, который нашей фирме оказывал аналогичные услуги, в договор включил пункт о том, что стороны допускают обмен документами по электронной почте.

Для того чтобы сделка юридически считалась завершенной, а не только оплаченной, должно быть подтверждение этого факта в письменном виде. Для этого и существуют различные закрывающие документы.

Если предметом контракта выступают услуги или работы, то основным документом, закрывающим договор, будет акт. Акт выполненных работ (оказанных услуг) — документ, доказывающий не только завершение сделки, но и отсутствие у заказчика претензий. Он выступает главным подтверждением, которое позволяет учитывать расходы по операции и включать их в налоговые декларации. Печатается акт в двух экземплярах, хранятся они у каждого из участников сделки.

Законом не введена унифицированная форма акта выполненных работ. У каждого хозяйствующего субъекта закрывающие документы по договору оказания услуг разрабатываются самостоятельно, однако их оформление должно четко соответствовать установленным нормам.

Основными реквизитами, которые обязаны быть, являются:

- наименование и нумерация документа;

- какого числа он составлен;

- название исполнителя и заказчика;

- описание операции;

- единица измерения и количество (натуральный и стоимостной показатели);

- подписи лиц, ответственных за операцию, с указанием их должностей и инициалов.

Foozy, документы можно отправлять электронно через систему электронного документооборота (ЭДО), например Контур.Диадок. Для этого у Вас должна быть электронная цифровая подпись. Это удобно и для отправки документов контрагенту, и для сдачи отчётности. Для того, чтобы обмениваться документами через систему ЭДО, Вы должны заключить соглашение с партнёром о переходе на ЭДО. Если это разовая операция, тогда это того не стоит. А если у Вас это постоянные услуги, то можно подумать о переходе на ЭДО. Это экономит время, бумагу, деньги на проезд, но Вы тратите на обслуживание системы ЭДО.