Если в компании не велась книга учета трудовых книжек и вкладышей в них, то необходимо в самые кратчайшие сроки оформить ведение такой книги. Нормами законодательства не установлен порядок действий в случае, когда книга учета трудовых книжек и вкладышей в них изначально не велась. Рекомендую начать вести ее с фактической даты и внести туда сведения обо всех трудовых книжках, которые сегодня хранятся в компании.
Согласно пп. б п.40 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.003 №225) с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведется, в том числе книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
В книге учета трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющем прием и увольнение работников, регистрируются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а так же трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь (п.41 вышеуказанных правил).