С одним из топ-менеджеров в трудовом договоре предусмотрена компенсация за использование личного...
Добрый день.
Привлечение личного транспорта для использования в служебных целях должно быть оформлено письменным соглашением между сотрудником и работодателем. Договор заключается отдельным документом или дополнением к трудовому контракту в зависимости от типа соглашения. При заключении договора определяются условия эксплуатации – длительность использования, периодичность и обязанности, при исполнении которых производится применение транспорта. Отдельно оговаривается сумма компенсации, равная законодательной норме или сверх нее. Тип договора 1: Условие отражено в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. (Условие отражено в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему Работодатель обязуется выплачивать компенсацию при разъездном характере работы. Управление осуществляется самим собственником)
Тип договора 2: Договор аренды. (Передача автотранспорта производится по акту. Работодатель обязан заключить договор страхования по ОСАГО, осуществлять все типы ремонтов)
Тип договора 3: Договор на оказание транспортных услуг (Договор носит гражданско-правовой характер с указанием конкретного срока и конкретной суммы выплаты)
Работодатель может производить компенсацию ГСМ по чекам, предоставленным работником. Расходы на ГСМ покрываются работодателем по сумме фактических затрат, подтвержденных документально. В налоговом учете суммы затрат ГСМ не учитываются. Для выплат требуется определить километраж пробега, использовать нормы расходования согласно постановлениям Минтранса или технической документации транспорта. Работодатель покрывает только траты, связанные с износом и текущими расходами на использование личного транспорта сотрудника, за управление техникой плата не производится. Работник эксплуатирует технику в рамках трудовых обязанностей, оплата за исполнение которых производится заработной платой.
Исходя из последнего - путевой лист будет подтверждать маршрут следования, из которого руководитель увидит: была ли поездка связана с трудовыми обязанностями
X
При чем эти выплаты на основании п.3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ. Но вот с учетом в составе расходов подобных выплат могут возникнуть проблемы. Связано эт ос тем что согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам в целях исчисления налога на прибыль относятся расходы на компенсацию работникам за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.
Но вот эти самые нормы сильно ограничены по сумме, более того, они предполагают, что в их составе уже учтены затраты на ремонт и ГСМ. Так согласно Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" максимальные суммы, принимаемые в составе расходов, могут составить:
легковые автомобили с
рабочим объемом двигателя
до 2000 куб. см включительно - 1200
свыше 2000 куб. см - 1500
мотоциклы - 600.
То есть оставшаяся сумма компенсации не будет уменьшать вашу налогооблагаемую базу.
По поводу путевых листов, пока что есть официальная позиция, изложенная в частности в письме Минфина России от 13.04.2007 N 14-05-07/6 согласно которой, путевые листы подтверждают производственный характер использования личного транспорта и соответственно оправданность выплаты компенсации. Есть Постановление ФАС Северо-Западного округа от 17.02.2006 по делу N А66-7112/2005 с аналогичной точкой зрения. То есть путевые нужны и в этом случае.
Однако есть и противоположное мнение некоторых экспертов и в частности даже судов, что достаточно приказа о назначении компенсаций.
Тем не менее во избежание споров, путевые листы все же лучше выписывать.
В качестве альтернативного варианта, чтобы принят расходы к учету в полном объеме целесообразно заключить договор аренды с экипажем или без.