Впервые нужно выдать сотруднику деньги из кассы в подотчет. Как все это оформить? Я так поняла, что...

В этом году оснований может быть 2:

- либо заявление от работника (как было ранее);

- либо приказ о выдаче средств в подотчет (на всех, или со списком тех, кому можно выдавать).

Зависит от внутренних порядков в вашей компании.

Центробанк Российской Федерации в пункте 6.3 Указания от  11.03.2014 № 3210-У отметил, что подотчетные средства могут быть предоставлены работнику на основании письменного заявления последнего либо согласно распорядительному документу (приказ на выдачу средств подотчет).

Форма заявления не установлена, поэтому можно писать его в произвольной форме. Руководитель должен согласовать выдачу денег и проставить на заявлении свою подпись и дату. Без заявления выдавать наличные под отчет нельзя (за исключением случаев, когда для расчетов заведена корпоративная банковская карта).

После получения заявления оформляется расходный кассовый ордер, который подписывается бухгалтером.

Работник, получивший деньги, должен представить авансовый отчет в течение 3 рабочих дней со дня истечения срока, на который выдавались деньги. Если работник ушел в отпуск или на больничный, то в течение трех дней после выхода на работу.

К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие расходы (чеки, квитанции).

Если у работника остались средства, то нужно оформить ПКО, в котором отражается возвращаемая денежная сумма.
Если потрачено больше: после утверждения авансового отчета руководителем организации перерасход возвращается работнику по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.