Подотчетные средства: что и как оформить

Янусь Ка
Постоянная ссылка #
Добрый день. Впервые нужно выдать сотруднику деньги из кассы в подотчет. Как все это оформить? Я так поняла, что выдаю РКО, потом сотрудник приносит авансовый отчет. Какое основание для выдачи денег? Нужно ли заявление от сотрудника?
Знаючтоговорю
Постоянная ссылка #

В этом году оснований может быть 2:

- либо заявление от работника (как было ранее);

- либо приказ о выдаче средств в подотчет (на всех, или со списком тех, кому можно выдавать).

Зависит от внутренних порядков в вашей компании.

Валентина Казакова
Постоянная ссылка #

Центробанк Российской Федерации в пункте 6.3 Указания от  11.03.2014 № 3210-У отметил, что подотчетные средства могут быть предоставлены работнику на основании письменного заявления последнего либо согласно распорядительному документу (приказ на выдачу средств подотчет).

Форма заявления не установлена, поэтому можно писать его в произвольной форме. Руководитель должен согласовать выдачу денег и проставить на заявлении свою подпись и дату. Без заявления выдавать наличные под отчет нельзя (за исключением случаев, когда для расчетов заведена корпоративная банковская карта).

После получения заявления оформляется расходный кассовый ордер, который подписывается бухгалтером.

Работник, получивший деньги, должен представить авансовый отчет в течение 3 рабочих дней со дня истечения срока, на который выдавались деньги. Если работник ушел в отпуск или на больничный, то в течение трех дней после выхода на работу.

К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие расходы (чеки, квитанции).

Если у работника остались средства, то нужно оформить ПКО, в котором отражается возвращаемая денежная сумма.
Если потрачено больше: после утверждения авансового отчета руководителем организации перерасход возвращается работнику по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.

Знаючтоговорю
Постоянная ссылка #

 Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У внесены поправки в Указания от  11.03.2014 № 3210.

Новая редакция действует с 19.08.2017.

В плане оформления подотчетных сумм введены такие:

 - Выдавать денежные средства в подотчет можно на основании "внутреннего распорядительного документа" - приказа или иного локального акта. Работодатель вправе оставить «старые» правила относительно заявления, но это уже не обязанность.

- Если ранее нельзя было выдавать денежные средства в подотчет, пока работник не отчитается по ранее полученным суммам, то сейчас такое правило отменили. Работник вправе взять в подотчет вторую сумму, даже если он не успел отчитаться по первой полученной подотчетной сумме.

- Все документы можно оформлять в электронном виде (разумеется, потом распечатывать для подписей и заверения). Но обязтельно использовать бумажный бланк не обязательно

Янусь Ка
Постоянная ссылка #
А если перерасход по авансовому отчету, то работник должен писать заявление на возмещение такового?
Валентина Казакова
Постоянная ссылка #
Нет, выплата перерасхода осуществляется на основании утвержденного авансового отчета. Никаких заявлений дополнительно писать не нужно. Законодательство не предусматривает такой обязанности.
Янусь Ка
Постоянная ссылка #
Скажите, у нас торговая фирма, мы хотим оплатить из кассы физлицу аренду транспортного средства без экипажа. Возможно ли это? Или это будет неправильно?
Валентина Казакова
Постоянная ссылка #

Выдача наличных денежных средств из кассы организации осуществляется с соблюдением требований Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У. А осуществление наличных расчетов производится в соответствии с Указанием Банка России от 07.10.2013 N 3073-У

Деньги выдаются по РКО по предъявлении документа, подтверждающего личность получателя (п. 6, абз. 2 пп. 6.1 п. 6 Указания N 3210-У). Торговая организация вправе расходовать выручку (наличные деньги, поступившие в ее кассу за проданные товары) только на следующие цели (п. 2 Указания Банка России N 3073-У):

  • на выплату зарплаты;
  • на выплаты социального характера (например, пособие по беременности и родам, материальную помощь);
  • на выдачу наличных под отчет (в том числе на оплату командировочных расходов, включая суточные);
  • на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
  • на возврат денег покупателям, вернувшим товар, оплаченный наличными.

На любые другие цели расходовать наличную выручку нельзя.

Арендные платежи за движимое имущество в п. 2 Указания Банка России N 3073-У прямо не поименованы. С точки зрения гражданского законодательства любые арендные платежи не являются оплатой товаров (работ, услуг), в связи с чем расходование на их уплату наличной выручки организации, на мой взгляд, может вызвать претензии проверяющих. Поэтому полагаю, что для этих целей необходимую сумму вам лучше получить в банке.

Создайте новый комментарий в теме
Прикрепить файл
?
Получить e-mail уведомление об ответе
Есть вопрос по другой теме? Можете создать Новое обсуждение