Гуру по кадровым вопросам. Выручайте! Наш инспектор ОК в отпуске за границей, ни позвонить ей, ни...

Здравствуйте, Людмила! Конечно, если не знаешь порядка действий всегда страшно, но не нужно сильно отчаиваться. Если что-то сделаете не так, ваш инспектор выйдет на работу и приведет все документы в должный вид (пусть и задним числом). Сейчас, в вашем случае, главное — соблюсти формальности.

Во-первых, советую вам взять у работника согласие на обработку персональных данных (лучше перестраховаться, т.к с июля 2017 увеличены штрафы за нарушения при обработке персональных данных).

Перед заключением трудового договора вы обязаны ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, другими нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью на предприятии.

Работник предоставляет вам для заключения договора: паспорт, трудовую книжку, СНИЛС, военный билет (если он военнообязанный), документ об образовании, свидетельство о присвоении ИНН. Если требуется, то дополнительно медицинскую книжку или документ о наличии специальной подготовки. Для работы с детьми требуется справка об отсутствии судимости и факта уголовного преследования. Иностанец должен предъявить патент или разрешение на работу, полис медицинского страхования. Как правило, дополнительно, предприятия требуют от кандидата заявление о приеме на работу, хотя ст. 65 ТК РФ его не предусматривает в качестве обязательного документа.

Внимательно проверьте все документы, убедитесь, что все они принадлежат соискателю. Сделайте копии всех предоставленных документов, кроме трудовой книжки, она остается на предприятии и хранится в специальном сейфе. Все остальные документы вы должны вернуть.

Если будущий сотрудник претендует на какие-либо льготы (вы как бухгалтер, понимаете, о чем я говорю), то он должен предоставить свидетельства о рождении детей, свидетельство о заключении брака, справку о беременности женщины, документы, свидетельствующие о наличии ученой степени и ученом звании, об инвалидности, нахождении в зоне воздействия радиации в связи с аварией на Чернобыльской АЭС и другие… Эти документы так же нужно отсканировать или отксерокопировать и вернуть оригиналы работнику.

Теперь о договоре. Согласно ст. 61 ТК РФ "Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания... либо со дня фактического допущения работника к работе... " , а значит вы имеете право составить договор от даты начала работы сотрудника.

Статья 67 ТК РФ гласит: «Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе», а значит никаких штрафов вам трудовая комиссия предъявить не сможет, если вы успеете вовремя заключить договор.

Думаю, что вы, как бухгалтер, знакомы с договорами и для вас не составит сложности оформление этого документа, но на всякий пожарный случай, вот ссылка на договор. Руководствуйтесь ст. 57 ТК РФ, чтобы избежать ошибок.

Теперь наступает очередь вашего руководителя. Он обязан издать приказ (распоряжение) о приеме нового сотрудника на работу. Видимо, приказ тоже нужно будет составить вам, если это делал ваш сотрудник кадровой службы. С этим приказом необходимо ознакомить нового сотрудника.

После того, как приказ будет издан, необходимо внести запись в трудовую книжку о приеме сотрудника на работу.

Теперь можно заполнить личную карточку по форме №Т-2, или по утвержденному на предприятии стандарту.

Марина Шатеева, юрист