Добрый день. Господа, помогите найти правильное решение. Автомобиль нашего предприятия очень старый, замучил нас ремонтами, и мы его продали. Теперь без машины. Пользуемся автомобилем сотрудника, но надо как-то оформить наши взаимоотношения на бумаге. Ведь пока этого не сделаешь, мы не можем показывать никакие расходы! Да и амортизационные выплаты какие-то, наверное, полагаются сотруднику. Ведь он не обязан нам предоставлять свой транспорт.
Да, если это важно, то мы ИП, и работаем по УСНО.
Здравствуйте, Эльвира. Есть несколько вариантов оформления ваших взаимоотношений с сотрудником:
Вкратце обо всех. В первом случае вы используете автомобиль как собственность организации, можете списывать все расходы, но, сотрудник, при этом не получает ни копейки!
О выплате компенсации за использование автомобиля должно быть прописано в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Там устанавливается порядок и размер компенсационных выплат. При этом сотрудник должен представить документы, для обоснованности компенсации. Это: копия паспорта транспортного средства, копия свидетельства о заключении брака, если автомобиль принадлежит супругу. Конечно, нужно будет выписывать путевые листы для подтверждения фактического использования автомобиля в служебных целях, составлять авансовые отчеты с приложением чеков на приобретение ГСМ, актов выполненных работ по техническому обслуживанию в СТО, накладных на приобретенные запчасти, и т.д.
Но, в расходах, при учете налогов, такая компенсация может быть учтена только в пределах нормы! Т.е. выплачиваться компенсация может в любом оговоренном размере, но в расходы включается – ТОЛЬКО по норме! А это в зависимости от объема двигателя 1200 или 1500 рублей в месяц.
Оформление договора аренды автомобиля у сотрудника позволит установить сумму выплаты за использование автотранспортного средства в таком размере, чтобы покрыть реальные расходы на его содержание. И вся эта сумма может быть включена в расходы при расчете налога по УСНО, но с арендной платы необходимо удерживать НДФЛ по ставке 13%, как с вознаграждения физическому лицу. Страховые взносы на эти выплаты не начисляются (т.к. это договор аренды).
Я вам советую заключить с сотрудником договор аренды. Несмотря на то, что вы не сможете включать в расходы затраты на ГСМ и другое обслуживание автомобиля, а будете учитывать только размер арендной платы. Ведь, насколько я поняла, вы уже какое-то время используете этот автомобиль, то есть можете приблизительно просчитать свои будущие затраты. Сделайте арендную плату такой, чтобы она с лихвой покрывала все эти расходы, и сотрудник сам будет и заправлять, и обслуживать свой автомобиль, при этом будет в плюсе.
Ирина Александровна, потомственный бухгалтер
Спасибо, Ирина Александровна. Вы, очень подробно все разложили по полочкам. В самом деле, лучше заключить договор аренды, нежели тратить деньги на обслуживание и иметь при этом для статьи расходов 1200 рублей.