Какие бланки трудовых книжек сейчас в ходу
Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Если вновь поступающий на работу сотрудник имеет в прошлом трудовой стаж и не отказался от бумажной трудовой в пользу электронной, он предъявляет ее работодателю в обязательном порядке. Последний продолжает фиксировать в ней все основные факты трудовой биографии сотрудника с момента приема и до увольнения или до перехода на цифровой вариант.
Если с 2021 года человек трудоустраивается впервые, трудовую книжку ему заводить не нужно, сведения на него работодатель должен вести исключительно в электронном виде. Но это не значит, что оформлять трудовую с нуля больше не придется. Например, новый бланк может потребоваться для восстановления утерянной трудовой (для оформления дубликата).
О том, как это происходит, узнайте из статьи «Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна?».
В любом случае следует всегда строго соблюдать форму документа. ТК РФ говорит нам о том, что трудовая книжка — это документ установленного образца. За историю своего существования бланк трудовой книжки несколько раз переутверждался. В настоящее время действуют все когда-либо существовавшие версии, а именно бланки образца:
- 1938 года (утвержден постановлением СНК СССР от 20.12.1938 № 1320);
- 1975 года (утвержден постановлением Совмина СССР, ВЦСПС от 06.09.1973 № 656);
- 2003 года (утвержден постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225);
- 2023 года (утвержден приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, приказ Минфина России от 11.04.2022 № 55н).
Последняя версия трудовой книжки: нормативная база
Как мы уже сказали выше, форма нового бланка трудовой книжки и вкладыша к ней, а также правила ведения и хранения книжек утверждены приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н и приказом Минфина России от 11.04.2022 № 55н.
Трудовые книжки нового образца, который утвержден в 2021 году, нужно применять с 01.01.2023. Подробнее читайте здесь.
Новый бланк трудовой книжки смотрите в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, получите пробный доступ. Это бесплатно.
Если новый работник предъявит вам книжку старого формата, которая до сих пор не закончилась, продолжайте заполнять именно ее. Менять бланк на новый не нужно. Неизрасходованный к 2023 году запас бланков трудовых книжек и вкладышей в них можно использовать и дальше, пока он не закончится. Так сказано в постановлении Правительства от 24.07.2021 № 1250.
Вопросы изготовления и приобретения бланков трудовых книжек регулируются приказом Минфина России от 11.04.2022 № 55н.
Все вопросы по заполнению подробно рассмотрены в нашей статье «Инструкция по заполнению трудовых книжек».
Где приобрести бланки трудовых книжек
Работодатель должен всегда иметь достаточный запас бланков трудовых книжек (п. 45 Правил ведения ТК, утв. приказом 320н). Размер запаса работодатель устанавливает сам.
Бланками трудовых книжек работодатели обеспечивают себя сами.
Официальным и единственным изготовителем бланков в стране является объединение «ГОЗНАК». Приобрести бланки непосредственно там вряд ли получится. Объединение работает через официальных распространителей, список которых можно найти на его официальном сайте.
В свою очередь, распространители тоже не занимаются продажей книжек в розницу. Если требуется небольшое количество бланков, их можно закупить в книжных магазинах или у продавцов канцтоваров. Как правило, они распространяют бланки на законных основаниях.
Главное — убедиться в том, что вы покупаете официальный бланк, имеющий все степени защиты, серию и номер. Если есть сомнения, можно запросить у продавца документы, подтверждающие законность продажи. Не стоит приобретать книжки с рук, в ларьках и переходах. Так легко нарваться на подделку.
Как учитывать бланки трудовых книжек и вкладышей в них, читайте в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Возможно ли бесплатно скачать бланк трудовой книжки
Трудовая книжка — документ строгой отчетности, имеющий уникальный серийный номер и соответствующую степень защиты. Она относится к защищенной полиграфической продукции, которая производится только объединением «ГОЗНАК» и распространяется с соблюдением определенных ограничений. Так что скачать бланк трудовой книжки для того, чтобы использовать его в работе, невозможно. Его можно применять только в качестве образца.
Такой образец вы найдете в нашей статье «Порядок заполнения трудовой книжки - образец 2022 - 2023».
Неопытный кадровик может использовать скачанные бланки, чтобы потренироваться перед заполнением настоящих документов. Вот, пожалуй, и все варианты применения бланков из интернета.
Можно ли использовать бланк, который сотрудник принес сам
Так поступать не стоит. И вот почему:
- Во-первых, это нарушает требования приказа № 117н. В нем прямо указано, что обеспечение работодателей бланками трудовых может осуществляться только распространителями (юрлицами или ИП), которые отвечают требованиям «ГОЗНАКа».
- Во-вторых, при получении бланка от работника нет никаких гарантий его подлинности.
Так что оформлять нужно только заведомо законные и приобретенные в проверенном месте бланки трудовых книжек.
Можно ли выдавать трудовую книжку на руки работникам, мы писали здесь.
Итоги
Новым является бланк трудовой книжки образца 2021 года, который вводится в оборот с 01.01.2023. Бланки, применявшиеся ранее, в настоящий момент и в дальнейшем тоже вполне легитимны и применяются наравне с новым. Трудовая книжка относится к защищенной полиграфической продукции, имеет строгие особенности формы и четкие правила изготовления, приобретения и учета.