Что говорит закон
Основным нормативным актом в сфере индивидуального (персонифицированного) учета является федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ. В нем сказано:
Таким образом, закон обязывает работодателей выдавать физлицам в 2024 году персонифицированные сведения в день увольнения либо прекращения договора ГПХ в следующем составе:
Как оформить персонифицированные сведения при увольнении, расскажем в одном из следующих разделов.
Состав бумаг: мнение СФР и Минтруда
С 2023 года список документов с персонифицированными сведениями, выдаваемых работнику в день увольнения, изменился — вместо отмененных форм СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М теперь следует оформлять другие бумаги. Но у чиновников нет единого мнения в отношении их состава.
Таким образом, Социальный фонд России (СФР) указывает на то, что при увольнении сотруднику нужно выдать данные:
Минтруд не считает ЕФС-1 обязательным документом в «увольнительном» комплекте, т. к. эта форма является входящим документом, передаваемым работодателями в СФР, а в законодательстве отсутствует прямое указание на обязанность работодателя по предоставлению выписки из этой формы сотрудникам при увольнении.
Что касается выдачи сотруднику в день увольнения выписки из отчета «Персонифицированные сведения о физических лицах», то данные этой отчетной формы дублируют информацию о суммах выплат и иных вознаграждений в пользу застрахованного лица, отраженную в разделе 3 РСВ. Работодателю придется самому решить, будет ли он оформлять две выписки из разных отчетных форм с дублирующими данными для выдачи персонифицированных сведений о застрахованном лице при увольнении. Законодательство таких разъяснений не дает.
Читайте также, какие выплаты положены работнику при увольнении.
Пять подсказок: как оформить выписку
Для выдачи при увольнении персонифицированных сведений о физических лицах нужно оформить выписку. Расскажем, как сделать выписку из РСВ.
Подсказка 1. Где взять бланк для выписки
Готового единого бланка выписки из РСВ не существует. Составить ее можно в произвольной форме, включив в текст данные из раздела 3 РСВ — персонально по тому сотруднику, по которому оформляется выписка.
Образец выписки из раздела 3 РСВ при увольнении можно скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже:
Для облегчения составления выписки можно взять актуальную форму РСВ. В 2024 году действует форма, утвержденная приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ (в редакции от 29.09.2023 г.)
Узнайте о том, как заполнить раздел 3 формы РСВ по уволенным сотрудникам, из нашей статьи.
Подсказка 2. Что включить в выписку
Для облегчения составления выписки можно взять за ее основу отчет РСВ, уже сданный в налоговый орган, и преобразовать его:
- удалить из отчета все разделы, кроме титульного листа и раздела 3;
- на титульном листе вместо наименования формы внести название выписки «Выписка из расчета по страховым взносам», заполнить данные, включая поле «Наименование организации…», остальные поля удалить;
- раздел 3 переименовать в «Сведения о застрахованном лице»;
- в подразделах 3.1–3.2.2 раздела 3 должна содержаться информация по работнику, которому предоставляется выписка.
Каждый лист выписки (если она содержит несколько листов) нужно надлежащим образом заверить (подробности далее).
Подсказка 3. За какой период оформляется выписка
Закон не устанавливает период, за который нужно выдать увольняющемуся сотруднику выписку.
Чтобы обеспечить полноту и достоверность данных, отраженных в выписке, следует сформировать ее за период с начала квартала по дату увольнения (п. 13.1 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@).
Если сотрудник увольняется не с начала квартала, готового сданного РСВ под рукой не будет и раздел 3 этого отчета в отношении увольняемого работника придется заполнить отдельно — по состоянию на дату увольнения. Правила для таких ситуаций законодательно не закреплены, поэтому при формировании персонифицированных сведений следует применять обычные правила из приказа ФНС № ЕД-7-11/878@ в актуальной редакции.
Аналогичные правила применяются при оформлении выписки из РСВ в случае окончания договора ГПХ.
Подсказка 4. Как сделать выписку юридически значимой
Чтобы придать выписке, содержащей персонифицированные сведения при увольнении, статус официального документа, нужно заверить ее в установленном порядке.
Заверить выписку может руководитель компании, ИП-работодатель или иное уполномоченное лицо (п. 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013, пп. 1, 5 указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X) в следующем порядке:
- указать слово «Верно»;
- подписать выписку, расшифровав свои должность и Ф.И.О.;
- проставить дату заверения и место, где хранится подлинник формы РСВ, из которого сделана выписка (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Затрудняетесь в оформлении выписки из электронного документа? Воспользуйтесь разъяснениями специалистов, размещенными в системе «КонсультантПлюс», оформив пробный бесплатный доступ.
Подсказка 5. Как подтвердить выдачу выписки
По закону работодатель не обязан получать подтверждение того, что выданные документы попали к застрахованному лицу. Однако получение такого подтверждения в интересах самого работодателя — в случае возможных разбирательств (в том числе судебных) оно подтвердит выполнение компании/ИП обязанности по выдаче персонифицированных сведений сотруднику при его увольнении.
Существует несколько способов такого подтверждения:
- оформлять два экземпляра выписки, один из которых передавать сотруднику, а второй (с подписью сотрудника о получении выписки) хранить в компании;
- вести записи о вручении выписок в специальном журнале;
- составлять опись с перечислением в ней полного списка документов, выданных физлицу при увольнении, и с проставлением подписи увольняющегося сотрудника.
ВАЖНО! Сведения о персонифицированном учете должны выдаваться физлицу в форме выписки, а не в виде скан-копии отчетной формы, так как сведения индивидуального (персонифицированного) учета относятся к категории конфиденциальной информации (п. 8 ст. 6 закона от 01.01.1996 № 27-ФЗ).
Итоги
Закон обязывает работодателей выдавать работникам в день увольнения либо прекращения договора ГПХ персонифицированные сведения. Оформить их нужно в виде выписки, заверить которую должно ответственное лицо в порядке, установленном ГОСТ Р 7.0.8-2013.