Как всё успевать: тайм-менеджмент для бухгалтера

Особенности работы бухгалтера: на что нанимателю обратить внимание

Как говорится, до тех пор пока есть деньги, всегда нужен тот, кто будет их подсчитывать. Нельзя не отметить, что работа бухгалтера сегодня очень востребована, но связана с большими объемами и ответственностью. Отчетность, «первичка», расчеты, зарплата персонала, налоги — это далеко не полный перечень типичных бухгалтерских работ. Во всех случаях требуется внимательность, имеет место повышенная нагрузка.

Бухгалтер может работать на компанию и на себя, а также совмещать обе работы. Тогда его загруженность и ответственность в разы повышаются.

Приостановка, задержки в работе бухгалтера недопустимы. Важно наладить бесперебойный рабочий процесс. Ошибки, нарушения сроков — всё это может привести к штрафам и даже к привлечению к ответственности по УК РФ.

Рекомендации нанимателю

Влияние нанимателя на рабочие процессы, безусловно, велико. От него зависят условия труда, а подчас и настрой работника. Для целей оптимизации работы бухгалтера нанимателю следует учитывать все составляющие процесса:

• сколько человек работает в бухгалтерии;
• какой объем выполняет бухгалтер (весь либо какую часть: начисление зарплат, налоговые платежи и отчетность);
• как он работает с учетной программой: заносит данные сам, вручную либо все автоматизировано;
• кто будет выполнять бухгалтерскую работу при болезни основного работника;
• что делать в случае карантина (план действий на случай форс-мажора) и др.

К вопросу о том, как всё успевать бухгалтеру, выделим основные организационные моменты, которые наниматель может воплотить:

1. Установить распорядок рабочего дня бухгалтерии, выделить специально время для приема работников бухгалтерии.
2. Определить для каждого работника конкретные обязанности. Не загружать никого дополнительными заданиями, особенно если они не имеют никакого отношения к бухгалтерии.
3. Предусмотреть, обеспечить своевременное обновление программ (1С и др.), справочных, правовых, иных систем, используемых бухгалтерией.
4. Периодически направлять людей на обучение, повышение квалификации (семинары, курсы, иное).

Принцип организации «бухгалтерского» тайм-менеджмента

Главная задача самого бухгалтера — правильно организовать, оптимизировать свое время. Это нужно для продуктивности, чтобы всё успевать, не задерживаться на работе, выдерживать рабочий ритм, а в выходные дни, не волнуясь ни о чем, отдыхать. Рекомендуем придерживаться следующих общих принципов рационального подхода к организации рабочего времени:

1. Навести порядок на рабочем месте (разобрать вещи, документы, разложить по местам, выбросить ненужное).
2. Составить план работы заранее (для следующего дня). В нем важно выделить:

• конкретные виды работ, их приоритетность;
• что нужно сделать в первую очередь, что может подождать;
• сроки выполнения.

3. Зафиксировать (письменно!) то, что сделано за день и в течение какого времени. Далее важно проанализировать сделанное, чтобы понять, как можно оптимизировать планирование, повысить эффективность работы.
4. Концентрироваться исключительно на работе, на одной конкретной задаче, ни на что не отвлекаясь. Начинать работу с наиболее сложной, важной либо неприятной задачи, переходя затем к простой, второстепенной.
5. Периодически делать перерывы на отдых. Варианты:

• физкультминутка;
• разминка ног, рук, зарядка для глаз (чтобы снять напряжение после работы на ПК либо с документами);
• прогулка по офису;
• выход на свежий воздух;
• кофе, чай;
• общение с коллегами.

Методы тайм-менеджмента

Существует много методик тайм-менеджмента (т. е. управления временем). Рассмотрим наиболее простые и доступные. Кстати, предложенный тайм менеджмент для бухгалтера вполне может применить на практике любой работник.

Матрица Эйзенхауэра

В основе планирования — приоритетность выполняемых задач. Их нужно разделить по группам:

• срочные, важные;
• несрочные, но важные;
• срочные, но неважные;
• несрочные и неважные.

После распределения задач рядом можно указать сроки. Выполнять их следует последовательно, начиная со срочных и важных, переходя постепенно к остальным. Несрочные, неважные задачи можно делегировать кому-нибудь другому.

Принцип девяти дел

При планировании конкретного рабочего дня нужно выделить (поставить) 1 большую задачу, 3 — средней сложности, важности, 5 — простых, мелких. Выстроив, таким образом, иерархию конкретных задач (дел), можно приступать к их обязательной реализации.

Метод «90 на 30»

Для повышения результативности работы можно разделить рабочее время на интервалы: по 90 минут для работы и по 30 минут на отдых.

Работать следует так: 90 минут проработали, 30 минут отдохнули. Затем повторили этот цикл (опять 90 минут проработали, 30 минут отдохнули) и т. д.

В первые два таких цикла следует делать самые сложные, важные дела. В остальные — менее сложные, значимые дела, не требующие большой концентрации внимания.

Метод помидора

Рабочее время следует поделить на интервалы: для работы (по 25 минут) и для перерыва (по 5 минут). Работать — по схеме:

• 25 минут проработали;
• затем 5 минут отводится отдыху;
• через каждые четыре часа работы делается перерыв 30 минут.

Итоги

Чтобы работать продуктивно, не переутомляться, всё успевать, бухгалтеру следует правильно организовывать рабочее время. С этой целью можно использовать популярные методики тайм-менеджмента. Среди них — метод помидора, «90 на 30», принцип девяти дел, Эйзенхауэра.

Важно, чтобы был порядок на рабочем месте, оптимальный план работы, периодический (желательно активный!) отдых. Наниматель может поспособствовать продуктивности работы, установив распорядок дня для бухгалтерии, не загружая работников сторонними заданиями и обеспечивая повышение их квалификации.