Вы прошли наш тест, проанализировали свою должностную инструкцию, выявили обязанности, от которых хотите и имеете право отказаться, и даже урегулировали вопрос актуализации инструкции с директором. Поздравляем! Половина пути пройдена. Дело за малым: закрепить новую редакцию ДИ документально. Смотрите, как это сделать правильно.
Формулируем обязанности
Подготовьте и согласуйте с руководителем перечень обязанностей, которые укладываются в ваш функционал. За основу возьмите профстандарт, в нем все очень четко и грамотно расписано, в т. ч.:
- Трудовые функции. Это собственно обязанности в их общем виде.
- Трудовые действия. Фактически это задачи, которые должен решать главбух на своем посту.
- Необходимые умения. Это уже конкретные способы работы, действия, которые можно и нужно совершать для выполнения той или иной обязанности, задачи.
Формулировки можно копировать из профстандарта, но лучше их немного упростить.
Пример
Возьмем обязанность по ведению налогового учета. Ее можно сформулировать так.
Главный бухгалтер:
- Организует ведение налогового учета:
- Разрабатывает внутренние организационно-распорядительные документы, регламентирующие ведение налогового учета.
- Формирует налоговую политику, вносит в нее корректировки в случае изменения законодательства или условий экономической деятельности.
- Разрабатывает формы налоговых регистров и т. д.
- Координирует процесс ведения налогового учета, составления налоговых расчетов и деклараций, другой отчетности в ИФНС и государственные внебюджетные фонды:
- Распределяет между работниками объемы работ по ведению налогового учета и отчетности.
- Идентифицирует объекты налогообложения, исчисляет налоговую базу, сумму налога, сбора, страховых взносов.
- Проверяет качество составления регистров налогового учета, налоговых расчетов и деклараций, другой отчетности в ИФНС и государственные внебюджетные фонды.
- Обеспечивает установленные сроки выполнения работ и представления налоговых расчетов и деклараций, другой отчетности в ИФНС и государственные внебюджетные фонды.
- Исправляет ошибки в налоговом учете, налоговых расчетах и декларациях, другой отчетности в ИФНС и государственные внебюджетные фонды и т. д.
Когда перечень готов, можно приступать к оформлению необходимых документов.
Должностная инструкция — это отдельный документ или приложение к трудовому договору? Можно ли внести изменения в должностную инструкцию? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите алгоритм действий по внесению изменений в должностную инструкцию, составленный экспертом Минтруда РФ.
Оформляем изменения
До того, как начнете делать документ об изменениях в инструкцию, выясните ее статус. Она может быть самостоятельным документом, а может являться частью трудового договора (приложением к нему). Это важно, поскольку предопределяет процедуру внесения изменений. Источник такой информации — либо сам трудовой договор, где указано, что ДИ — его часть, либо соответствующий ЛНА по кадрам, определяющий статус должностных инструкций.
В первом случае достаточно подготовить приказ об утверждении изменений и их введении в действие. Составить его можно в свободной форме согласно принятому у вас порядку оформления кадровой распорядительной документации. В приказе укажите дату, с которой изменения вступают в силу, и лицо компании, ответственное за ознакомление главбуха (то есть вас) с новой должностной инструкцией. Это может быть специалист по кадрам или сам руководитель. Вообще, если перечень обязанностей расширяется и дополняется, нужно делать также соответствующее допсоглашение к трудовому договору. Но мы говорим об оптимизации, сокращении этого перечня. Поэтому приказа о введении изменений будет достаточно. На должностной инструкции поставьте отметку о том, что с ней ознакомились.
Во втором случае процесс будет чуть сложнее. Поскольку инструкция в данном случае — часть трудового договора, править ее нужно согласно процедуре, предусмотренной ТК РФ для внесения изменений в трудовой договор. А значит, помимо указанного выше приказа требуется также письменное согласие работника на внесение изменений, то есть нужно составить дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 57, 72 ТК РФ). В допсоглашении в том числе укажите номер приказа об изменении ДИ и дату начала действия новой редакции.
ВАЖНО! Ст. 74 ТК РФ требует уведомлять работника об изменении условий трудового договора за два месяца. Но речь в ней идет о ситуации, связанной с изменением организационных или технологических условий труда (это могут быть изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины). В случае с правкой должностных обязанностей такое уведомление делать не требуется. Это подтверждает и Роструд на своем сайте.
Всё, изменения внесены, теперь можно жить и работать по-новому.