Как подготовиться к хеллоуину
Хэллоуина бухгалтера - речь идет не столько о праздновании данного мероприятия, сколько о том, как подстраховаться, предотвратить вероятность начисления штрафов, уходя в отпуск осенью. Если в период празднования Хэллоуина, в самый разгар осени, бухгалтер уходит в отпуск, необходимо определенным образом подготовиться. Причина в том, что в любое время могут прийти представители Федеральной Налоговой Службы с проверкой, могут прислать официальный запрос на то, чтобы внести исправления в декларацию, дать какие-то письменные пояснения или предоставить документы. Что делать бухгалтеру в подобной ситуации? Особенно, если фирма небольшая и в штате он единственный. В статье даны полезные советы, как, уходя в отпуск подстраховаться на случай получения официальных запросов от налоговой.
Скачайте бесплатно наш чек-лист для главбуха перед отпуском.
Как и любой сотрудник, бухгалтер имеет право на ежегодный отпуск. В летнее время дни отдыха предоставляются далеко не всем и не всегда. Если отпуск выпал на период празднования Хэллоуина, на середину осени, необходимо позаботиться о том, чтобы с документами было все в порядке, чтобы были сделаны все выплаты и начисления, составлены все необходимые отчеты. Причина в том, что на время отпуска бухгалтера, жизнь компании не останавливается. Соответственно, пока специалист будет отдыхать, представители Федеральной Налоговой Службы могут потребовать у компании определенные документы или дополнительные пояснения. Стоит более подробно изучить, что и когда может потребовать Федеральная Налоговая Служба и в какой срок, это необходимо предоставить.
Что может запросить Федеральная Налоговая Служба?
Вот самые основные документы, которые ФНС может потребовать в любое время, в разгар осени, в том числе:
- Документы, которые подтверждают налоговые льготы, прописанные в декларации, а также вычеты с налога на добавленную стоимость, если налог подлежит возмещению. Эти документы необходимо предоставить в течение 10 дней после того, как поступило официальное требование.
- Пояснения в рамках проведенной камеральной проверки, пояснения к расчетам и декларации при выявленных ошибках или противоречиях. Их необходимо предоставить в течение пяти рабочих дней.
- Документы или подробная информация относительно деятельности контрагента. Необходимость в этом очень часто возникает в том случае, если была проведена выездная проверка. Все бумаги должны быть предоставлены в течение пяти рабочих дней.
- Документы в рамках выездной проверки самой организации. Здесь сроки составляют 10 дней со дня получения официального требования.
- Документы по конкретной сделке, заключенной с контрагентом. Предоставляются в течение пяти рабочих дней.
Подробности истребования налоговиками документов в ходе проверки смотрите в нашей рубрике.
Заранее узнать о том, что налоговая служба будет проводить подобные мероприятия, невозможно. Бухгалтер может только предположить, какие документы или пояснения могут быть запрошены в рамках недавно переданной ФНС декларации или в рамках проводимой камеральной проверки. Несвоевременное представление необходимых документов или пояснений, а также полное игнорирование официального требования повлечет за собой штрафы. Также по результатам проверки могут быть начислены дополнительные суммы и комиссии. В особых ситуациях, когда нарушения достаточно серьезные и не были предоставлены необходимые пояснения, ФНС может заблокировать расчетный счет компании. Именно по этой причине бухгалтер должен проверять свою почтовую программу ежедневно.
Если весь электронный документооборот находится в зоне ответственности бухгалтера, он в обязательном порядке должен дать соответствующую инструкцию другим сотрудникам или своим коллегам, относительно того, как проверять почту на предмет наличия требований или уведомлений, которые могут прийти из налоговой, как отправлять уведомления в налоговую о продлении сроков, предназначенных для отправки запрашиваемых пояснений и документов.
Существует ли отсрочка по подаче пояснений?
Если представители налоговой службы при проверке документов нашли какие-то противоречия или ошибки, если какие-то пункты в декларации вызывают вопросы, они в обязательном порядке отправят официальное требование о том, чтобы им были предоставлены все необходимые пояснения. В этом документе бухгалтеру будет предложено предоставить пояснения в течении определенного, законом установленного, количества рабочих дней. По закону отсрочить это время нельзя. Именно по этой причине бухгалтер, который уходит в отпуск и которого никто не будет замещать, должен даже на отдыхе оставаться на связи. Таким образом, он при необходимости сможет своевременно подготовить запрашиваемые пояснения или уведомление о продлении, отправить их коллегам.
Если у бухгалтера есть подозрения, что в декларации была допущена ошибка, в пояснениях можно написать о том, что после возвращения из отпуска он решит вопрос, связанный с тем, чтобы подать уточненную декларацию. Таким образом можно будет избежать штрафа, который назначается за полное отсутствие какой-либо реакции со стороны компании, за непредоставление пояснений. Как правило, налоговая служба в подобной ситуации идет навстречу, не назначает штрафы и дополнительные платежи до тех пор, пока не окончится период проведения камеральной проверки. Как известно, она проводится в течение трех месяцев после подачи декларации.
Согласно общеустановленным правилам, предоставлять выписки из налогового учета из бухгалтерских регистров, а также пояснения с приложенными первичными документами, является правом любой компании, а не ее обязанностью. Соответственно, никаких документов в отсутствие бухгалтера налоговикам передавать не нужно. Исключением, опять же является личное распоряжение специалиста, его разрешение на отправку. Но это возможно только в том случае, если бухгалтер подготовился и подстраховался перед уходом в отпуск, если он постоянно на связи.
Можно ли отсрочить отправку документов?
Если бухгалтер находится в отпуске, если никто не может ответить на требования, которые поступили от налоговой службы, требуется на официальном уровне ходатайствовать о том, чтобы срок представления был продлен. Такое ходатайство еще некоторое время назад можно было составить в произвольной форме. Но с недавнего времени была разработана специальная форма, на основании которой бухгалтер должен передавать в ФНС специальное уведомление относительно того, что в установленные сроки необходимую информацию и документы он предоставить не может по уважительной причине. Подобное уведомление в Федеральную Налоговую Службу необходимо отправить не позднее, чем на следующий рабочий день после того, как от налоговой поступило официальное требование. Здесь не имеет значения, с какой целью были истребованы документы, кого необходимо проверять - саму компанию или контрагента. Существует также ошибочное мнение относительно того, что допустима отсрочка до пяти рабочих дней в том случае, если документы потребовали в ходе «встречки». На самом деле это не так. Правило отправки документов на следующий день после получения уведомления является неоспоримым.
Составляя официальное уведомление, необходимо проследить за тем, чтобы в нем присутствовали следующие пункты:
- сроки, в которые будет предоставлена вся необходимая информация и документы;
- причины, по которым организация не может предоставить сведения в требуемый срок.
Если есть какие-либо иные причины отсрочки отправки документов, кроме того, что бухгалтер ушел в отпуск, необходимо в уведомление прописать и их тоже. Например, достаточно распространенной является ситуация, когда для отчета перед налоговой службой возникает необходимость получить документы из централизованного хранилища. На это, как известно, требуется определенное время.
Уведомление составляется в электронном виде. Передают его замещающие бухгалтера сотрудники или просто коллеги. Для того чтобы подстраховаться на этот случай, бухгалтер может перед уходом в отпуск, оставить им образец подобного уведомления. К этому документу необходимо приложить отсканированный график отпусков и официальный приказ руководителя компании. Данные документы убедят сотрудников налоговой службы, что бухгалтер находится в отпуске и что прошение о продлении сроков можно удовлетворить.
Здесь важно обратить внимание, что современное налоговое законодательство ограничений по срокам продления не устанавливает. Но это не говорит о том, что налоговики в обязательном порядке пойдут навстречу компании и будут исходить в процессе принятия решения исключительно из ее интересов. Как правило, решение принимается на основании времени, которое остается до конца камеральной проверки. Говоря иными словами, сотрудники налоговой инспекции могут продлить или приостановить выездную проверку, если своевременно не были предоставлены запрашиваемые документы, но, при этом, не в их власти увеличить срок камеральной проверки.
Все подробности по видам проверок в наших рубриках:
Итоги
На основании всего сказанного выше можно сделать вывод, что безвыходных ситуаций не бывает. Более того, бухгалтер, который уходит осенью в отпуск, праздновать Хэллоуин, может позаботиться о том, чтобы его организация не получила никаких штрафов. В первую очередь, требуется оставить образец уведомления на случай, если придет требование от налоговой инспекции и нужно будет отправить прошение о продлении сроков. Если же бухгалтер работает в штате один, ему желательно всегда оставаться на связи. Ситуации, когда бухгалтера срочно вызывают из отпуска по той или иной причине, конечно случаются, но далеко не часто. Если все дела ведутся профессионально, с максимальной ответственностью, то, как правило, специалистам удается полноценно отдохнуть в любое время года.