Электронный документооборот кадровых документов — что это
Понятие электронного кадрового документооборота (ЭКДО) введено в Трудовой кодекс федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Согласно ст. 22.1 данное понятие включает:
В ЭКДО будут участвовать:
- приказы по личному составу и уведомления работникам, т. е. те документы, которые оформляются для ознакомления с ними работников в письменном виде;
- трудовые договоры и договоры о полной материальной ответственности — документы, требующие подписания двумя сторонами — работодателем и работником;
- заявления, объяснительные записки от работников.
Однако не все документы подпадут под участие в ЭКДО. Так, обмен в электронном виде будет недоступен:
- для актов о несчастных случаях на производстве;
- приказов и распоряжений об увольнении;
- документов, подтверждающих прохождение инструктажей по охране труда.
Все перечисленные документы по-прежнему придется оформлять на бумажном носителе. Также сфера действия ЭКДО не затронет трудовые книжки.
Какие проблемы часто возникают при переходе на электронный кадровый документооборот и каковы пути их решения, узнайте из специальной статьи справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». Для просмотра материала оформите бесплатный пробный доступ к системе.
Какую систему выбрать для электронного документооборота кадровых документов в 2024 году
Реализовать на практике электронный кадровый документооборот можно двумя способами:
- С помощью цифровой платформы «Работа в России».
- Посредством собственной информационной системы.
Первый способ предусматривает регистрацию работодателя и его работников непосредственно на самой платформе либо наличие аккаунтов на Портале госуслуг. Однако платформа заработает не раньше осени 2022 года.
Второй вариант предполагает использование собственных разработок для осуществления электронного документооборота либо приобретение системы у поставщиков, например операторов ЭДО. Последние кстати уже вовсю предлагают свои продукты для перехода на электронный документооборот в кадрах.
Независимо от выбранного способа участие в ЭКДО потребует наличия электронных подписей у работодателя и у работников. О том, какие виды подписей будут задействованы в проекте, мы расскажем далее.
Электронные подписи — виды и предназначение для ЭКДО
Трудовой кодекс различает следующие виды электронных подписей:
- УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись;
- УНЭП1 — усиленная неквалифицированная подпись, выданная в рамках инфраструктуры электронного правительства;
- УНЭП2 — усиленная неквалифицированная подпись, порядок проверки которой определяют в трудовом договоре;
- ПЭП1 — простая электронная подпись, ключ которой человек получает при личной явке при обращении за госуслугами;
- ПЭП2 — простая электронная подпись, требования к которой установили в трудовом договоре.
Применение той или иной подписи зависит от того, какой документ подписывается и какая система используется для электронного документооборота. Возможности применения подписей описаны в ст. 22.3 ТК РФ.
При работе в системе «Работа в России» работодатель должен использовать при подписании документов со своей стороны либо усиленную квалифицированную, либо усиленную неквалифицированную подпись, выданную в рамках инфраструктуры электронного правительства. Работник кроме этих двух подписей сможет воспользоваться и простой подписью, полученной на «Госуслугах».
Работа в собственной системе потребует от работодателя подписывать со своей стороны трудовые договоры, договоры о полной материальной ответственности, договоры на обучение, любые допсоглашения к вышеперечисленным договорам, а также уведомления об изменении условий трудовых договоров исключительно усиленной квалифицированной подписью. Для подписания прочих кадровых документов можно будет также воспользоваться усиленной неквалифицированной подписью.
Работнику в информсистеме работодателя предоставлено право подписывать договоры, допсоглашения к ним, заявления на увольнение или отзыв такого заявления, согласие на перевод, приказы о дисциплинарном взыскании усиленной квалифицированной либо неквалифицированной подписью. Не указанные в перечне остальные кадровые документы разрешено подписывать также простой электронной подписью, требования к которой установили в трудовом договоре.
Что делать, если аннулирована электронная подпись? На этот вопрос ответили эксперты СПС К+. Если хотите узнать ответ, просто воспользуйтесь демодоступом к системе. Это бесплатно.
Переход на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве — этапы
Переход на ЭКДО — достаточно длительная процедура, проходящая в несколько этапов. Выделим основные из них:
- Подготовка нормативной документации.
- Уведомление работников о переходе на ЭКДО.
- Обмен документами в электронном виде.
Рассмотрим, какие действия должен произвести работодатель на каждом из этих этапов, чтобы успешно реализовать электронный документооборот в своей компании.
Подготовка нормативной документации
Работодателю необходимо подготовить внутренний нормативно-правовой документ, регулирующий порядок перехода на ЭКДО. Это может быть приказ о переходе на кадровый электронный документооборот либо соответствующее положение.
Вы можете бесплатно скачать образец такого приказа, кликнув по картинке ниже:
В документе необходимо прописать:
- дату планируемого перехода и сроки уведомления сотрудников об этом событии;
- вид используемой системы ЭКДО;
- порядок доступа к информсистеме;
- перечень работников, задействованных в ЭКДО;
- виды документов, обмен которыми будет происходить в электронном виде.
Помимо положения о переходе работодателю следует оформить и положение, регулирующее сам процесс электронного взаимодействия. Здесь необходимо затронуть следующие ключевые моменты:
- сроки подписания каждым работником полученных электронных документов или ознакомления с ними;
- порядок получения работником инструкций от работодателя по работе в системе ЭКДО;
- случаи, в которых возможно составление документа на бумажном носителе;
- порядок взаимодействия с профсоюзом и комиссией по трудовым спорам.
Чтобы избежать конфликтных ситуаций, работников следует ознакомить со всей нормативной документацией, действующей в рамках ЭКДО, под подпись.
Уведомление работников о переходе на ЭКДО
Жестких требований к бланкам уведомлений закон не предъявляет, поэтому их можно составить в свободной форме. Главное, чтобы работникам было понятно, с какой даты планируется переход на ЭКДО. Раздать уведомления можно в бумажном виде, а можно направить каждому по электронной почте.
Образец такого уведомления вы можете скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже:
Ответом на уведомление станет письменное согласие на обмен электронными документами или отказ от него.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Работников без стажа, принимаемых после 31 декабря 2022 года, уведомлять о присоединении к электронному взаимодействию и получать от них согласие по данному вопросу не потребуется. Со всеми остальными можно обмениваться документами посредством ЭКДО, только заручившись письменным согласием.
Увольнение работника в случае его отказа от участия в ЭКДО недопустимо. Также нельзя уволить, если у человека нет цифровой подписи. Работодатель при необходимости обязан сам обеспечить свой персонал такими подписями.
Обмен документами в электронном виде
После того как все локальные нормативные документы изданы, работники с ними ознакомлены, согласия об участии в проекте получены, можно приступать к обмену кадровыми документами с помощью ЭКДО.
Перед началом работы сотрудникам следует рассказать, как пользоваться информационной системой, как составить документ и как направить его работодателю.
Работники могут использовать ЭКДО для отправки всех документов, ради которых система была настроена, а также запрашивать копии. Предполагается, что компания получает документ/запрос на следующий рабочий день после отправки его работником. В случае запроса кадровых документов работодатель должен предоставить их в течение трех рабочих дней. Причем разрешено предоставление как на бумажном носителе, так и в электронном виде.
Работодатель несет ответственность за сохранность всех документов, хранящихся в системе, в течение сроков, установленных законодательством РФ об архивном деле.
ВАЖНО! Нормы Трудового кодекса РФ в части взаимодействия платформы «Работа в России» и информсистемы работодателя с единым порталом «Госуслуги» в полной мере заработали с 1 сентября 2022 года.
Итоги
Итак, мы рассказали, как организовать электронный кадровый документооборот в организации. Процесс перехода пройдет в несколько этапов, на каждом потребуется оформлять различные документы, например: положение об электронном кадровом документообороте, приказ о переходе и уведомления работников о переходе. Причем взаимодействовать посредством ЭКДО работодатель сможет только с теми работниками, кто в письменной форме выразил согласие на такое взаимодействие.
Для реализации ЭКДО на предприятии необходимо определиться с системой, позволяющей совершать обмен документами в электронном виде, и запастись электронными подписями, как самому работодателю, так и членам рабочего коллектива.
Отсутствие электронной подписи у работника так же, как и отказ последнего от участия в ЭКДО, не может стать поводом для увольнения. Это противоречит действующему законодательству. Обмен документами будет происходить по старинке — на бумажных носителях.