Как оформить простой по вине работодателя

Как доказать вину работодателя при простое: фиксируем причину

Первый и самый важный этап — документальное подтверждение того, что работа встала именно по вине компании. Без этой бумаги у сотрудников есть все основания требовать полную оплату или оспорить приказ.

Как оплачивается простой по вине работодателя, рассказали тут.

Какие документы использовать? Закон не устанавливает жестких форм, поэтому выбирайте удобный вариант:

• Служебная (докладная) записка. Ее пишет непосредственный руководитель подразделения или сам сотрудник. В тексте фиксируется дата и время начала простоя, конкретная причина (поломка станка, отсутствие сырья) и — самое главное — прямая связь с действиями (или бездействием) работодателя.
• Акт о простое. Обычно составляется комиссией, если остановка затронула целый цех или организацию в целом. Акт более детально описывает событие и круг лиц, оставшихся без работы.

Золотое правило формулировок: Не пишите «Сломалось оборудование». Пишите: «Оборудование вышло из строя из-за несвоевременного проведения планового ТО, которое не было организовано отделом главного механика». Или: «Сырье не завезено поставщиком, договор с которым был заключён отделом закупок без оценки рисков». Только чёткая причинно-следственная связь позволит вам доказать вину работодателя, а не внешних обстоятельств.

Важно: по ч. 4 ст. 157 ТК РФ сотрудник обязан известить работодателя о начале простоя. Устное сообщение — это сигнал для запуска процедуры, но для бухгалтерии, кадрового учёта и тем более суда решающее значение имеют именно письменные документы (записка, акт). Если сотрудник ограничился устным предупреждением, а письменного подтверждения нет, работодателю будет сложно доказать, что он своевременно принял меры. Поэтому сразу после устного сигнала требуйте от сотрудника или его руководителя письменную фиксацию.

О вопросах, возникающих при применении норм по оплате времени простоя, читайте в материале «Ст. 157 ТК РФ: вопросы и ответы». 

Как доказать вину работодателя при простое: издаём приказ о простое

На основании записок и актов руководитель выпускает приказ. Унифицированной формы нет, но для безопасности компании документ должен содержать обязательные реквизиты.

Структура приказа о простое

1. Преамбула (основание). Описываем причину остановки и прямо указываем, что вина лежит на работодателе. Ссылка на ст. 157 ТК РФ будет не лишней.
2. Период. Если известна точная дата окончания — укажите ее. Если нет — привяжите окончание к событию (например, «до момента поставки материалов от ООО "Поставщик"»). Если точная дата неизвестна, в приказе фиксируют событие, которое должно произойти. Если позже выяснится, что событие не наступило в ожидаемый срок, издают отдельный приказ о продлении простоя.
3. Круг лиц. Перечислите сотрудников, на которых распространяется простой (пофамильно или по подразделению).
4. Размер оплаты. Прямо пропишите: «Оплату произвести в размере не менее 2/3 среднего заработка». Внимание: коллективным договором можно установить и больший размер, но уменьшать сумму нельзя.
5. Режим присутствия. По умолчанию сотрудники должны быть на рабочих местах. Если вы разрешаете им не выходить — пропишите это отдельным пунктом.
6. Поручения. Назначьте ответственных за расчёт (бухгалтерия), учёт в табеле (кадровик) и уведомление службы занятости.

Обязательно ознакомьте всех затронутых сотрудников с приказом под личную подпись.

Образец приказа о простое по вине работодателя (2026-2027)

ООО «ТехноСтрой»

ПРИКАЗ

№ 47-к

г. Москва 11 августа 2026 г.

Об объявлении простоя по вине работодателя

В связи с несвоевременным заключением договора на поставку комплектующих отделом снабжения, что привело к остановке сборочного цеха № 3, руководствуясь статьёй 157 Трудового кодекса РФ,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Объявить простой с 11 августа 2026 года до момента поставки комплектующих от ООО «ПромПоставка».
2. Простой распространяется на следующих работников:

   - Смирнов А.В. — слесарь-сборщик;

   - Кузнецов Д.М. — электромонтажник;

   - Орлова Е.П. — оператор стендового оборудования.

3. Установить, что в период простоя присутствие работников, указанных в пункте 2 настоящего приказа, на рабочих местах не обязательно.
4. Главному бухгалтеру Петровой И.В. обеспечить оплату времени простоя указанным в пункте 2 работникам в размере не менее двух третей среднего заработка, рассчитанных пропорционально времени простоя.
5. Начальнику отдела кадров Соколовой Т.А.:

   - письменно уведомить службу занятости населения в срок не позднее трёх рабочих дней с даты издания настоящего приказа (сведения направить по форме № 3, утверждённой приказом Минтруда России от 16.04.2024 № 195н);

   - обеспечить учет времени простоя в табеле учёта рабочего времени (буквенный код «РП» или цифровой «31»);

   - ознакомить работников с настоящим приказом под личную подпись.

6. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора по производству В.Н. Зайцева.

Основание: докладная записка начальника цеха № 3 от 10.08.2026, акт о простое от 10.08.2026.

Генеральный директор _________________ /А.И. Морозов/

С приказом ознакомлены:

11.08.2026 _________________ А.В. Смирнов

11.08.2026 _________________ Д.М. Кузнецов

11.08.2026 _________________ Е.П. Орлова

11.08.2026 _________________ И.В. Петрова

11.08.2026 _________________ Т.А. Соколова

11.08.2026 _________________ В.Н. Зайцев 

На что обратить внимание при составлении приказа о простое

Обратите внимание на ключевые места, которые часто вызывают вопросы при составлении реального документа:

Пункт 1 (срок). Использовали привязку к событию («до момента поставки»), поскольку точная дата неизвестна. Если дата известна — смело ставьте конкретное число. Если позже выяснится, что событие не наступило в ожидаемый срок, издаётся отдельный приказ о продлении простоя. Бессрочных формулировок вроде «до особого распоряжения» лучше избегать — при проверке придётся доказывать, что вы реально не могли спрогнозировать срок.

Пункт 2 (присутствие). Здесь освободили людей от необходимости ходить на работу. Если этот пункт убрать, сотрудники обязаны находиться на территории работодателя и отмечаться. Выбирайте вариант под свою ситуацию.

Пункт 3 (оплата). Указали «не менее 2/3». Если в вашей компании принято платить больше (например, 100% оклада в период простоя) — пропишите это значение. Ухудшать положение работника (платить меньше 2/3 среднего) запрещено.

Пункт 4 (уведомление ЦЗН). Обязанность уведомить службу занятости возникает, когда простой приводит к приостановке производства в целом по организации или её структурному подразделению (ст. 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ). Если простой затронул целый цех или филиал — это уже основание для уведомления. Уточните в своём центре занятости, считают ли они вашу ситуацию приостановкой производства, чтобы избежать споров.

Пункт 5 (подписи). Каждый сотрудник, попавший в список, должен поставить свою подпись и дату. Если сотрудник отказывается ознакомиться — составляете акт об отказе в присутствии двух свидетелей. Это спасёт при проверке ГИТ.

После возвращения сотрудников на рабочее место их важно ознакомить с распоряжением под личную подпись. Как это можно сделать, рассказывается здесь. 

Могут ли работники во время простоя отсутствовать на рабочем месте? Можно узнать в системе  КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость. 

Учёт в табеле и отражение в отчётности простоя по вине работодателя

После выхода приказа вносим изменения в учёт рабочего времени.

Коды для табеля при простое по вине работодателя

- «РП» (или «31») — простой по вине работодателя. Эти коды ставим в табеле.

- Выходные дни, попавшие в период простоя, отмечаем обычными кодами «В» или «26».

- Если сотрудник часть дня работал, а часть простаивал, в табеле потребуется две строки (код «Я» с часами работы и код «РП» с часами простоя).

Отчётность (ЕФС-1)

В 2026-2027 годах вместо отменённой формы СЗВ-СТАЖ заполняем подраздел 1.2 формы ЕФС-1.

- Период простоя выделяем отдельной строкой.

- В графе 11 «Дополнительные сведения»:

  - код «ПРОСТОЙ» ставим, если простой произошёл по вине работодателя или по причинам, не зависящим от обеих сторон;

  - код «НЕОПЛ» ставим только в случае, если простой случился по вине самого работника.

Важно: код в табеле напрямую влияет на расчёт зарплаты. Если ошибочно поставить «НП» (простой по независящим причинам), бухгалтерия рассчитает оплату исходя из 2/3 оклада, а не среднего заработка. Это автоматически приведёт к недоплате и претензиям сотрудников.

Можно ли объявить простой во время процедуры сокращения штата или численности в организации? Можно узнать в системе  КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость 

Нужно ли уведомить центр занятости о простое по вине работодателя

Это обязательное требование, о котором часто забывают. Если простой привёл к приостановке производства в целом по организации или её структурному подразделению (цеху, филиалу), службу занятости нужно уведомить.

Срок: не позднее 3 рабочих дней с даты издания приказа.

Форма: форма № 3, утверждённая приказом Минтруда от 16.04.2024 № 195н.

Способ: через портал «Работа в России» (trudvsem.ru) — это основной способ с 2024 года. Если среднесписочная численность сотрудников свыше 25 человек, подать сведения лично или почтой нельзя — только через портал (требование постановления Правительства РФ от 30.12.2021 № 2576).

Что указываем: данные работодателя, предполагаемые даты начала и окончания простоя, количество затронутых сотрудников. Причину простоя в этой форме указывать не требуется.

Корректировки: если в процессе простоя меняются даты или численность работников, подаём новые сведения с типом «изменяющая». Если простой отменен — «отменяющая».

Ответственность: за непредставление или несвоевременное представление сведений — штраф по ст. 19.7 КоАП РФ (для должностных лиц — 300–500 рублей, для юрлиц — 3000–5000 рублей).

На что обратить внимание при фиксации простоя по вине работодателя

Даже опытные кадровики иногда спотыкаются о нюансы. Вот главные «подводные камни».

1. Путаница в видах простоя. Это дорого стоит. При вине работодателя — платим 2/3 СРЕДНЕГО заработка. Если вины работодателя нет — платим 2/3 ОКЛАДА (тарифной ставки). Разница в сумме существенная. Суды часто переквалифицируют простой, если работодатель пытается сэкономить.

Пример из практики: компания объявила простой по «независящим причинам» из-за отсутствия заказов. Суд указал, что отсутствие заказов — это предпринимательский риск, а значит, вина работодателя. Компании пришлось доплатить сотрудникам разницу между 2/3 оклада и 2/3 среднего заработка за весь период.

2. «Простой» вместо удаленки. Не пытайтесь оформить как простой ситуацию, когда сотрудник фактически работает (например, отвечает на звонки из дома). Суд признает такой приказ фиктивным, и вам придётся выплатить полную зарплату.
3. Маскировка под отпуск. Заставлять сотрудника писать заявление на отпуск без содержания, чтобы не платить 2/3 среднего, — незаконно. Это прямое нарушение ТК РФ.
4. Освобождение от работы без приказа. Если вы разрешили сотрудникам не ходить в офис, но не отразили это в приказе, у вас могут возникнуть проблемы. Охрана труда или инспекция могут расценить это как нарушение режима или отсутствие на рабочем месте без уважительной причины.
5. Отсутствие доказательств причины. Самый частый спор в судах — отсутствие чёткой связи между действиями работодателя и остановкой работы. Если в документах написано просто «временные трудности», а не «отсутствие сырья от контрагента N по договору №...», суд встанет на сторону работника.

Какие в табеле могут использоваться обозначения, рассказывается здесь. 

Итоги

Документальное оформление простоя — это строго регламентированная процедура. Краткий алгоритм действий:

1. Фиксируем причину простоя в служебной записке или акте с чётким указанием вины работодателя. Устное сообщение — повод начать процедуру, но письменное подтверждение — обязательно.
2. Издаём приказ с указанием периода (при отсутствии точной даты — привязка к событию), круга лиц, размера оплаты и режима присутствия. Бессрочных формулировок избегаем.
3. Ознакамливаем сотрудников под подпись.

Порядок расчета компенсации за задержку заработной платы приведен в материале. 

Как оформить простой по вине работника? Можно узнать в системе  КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость. 

4. Проставляем коды «РП» в табеле и «ПРОСТОЙ» в подразделе 1.2 ЕФС-1 (помним: «ПРОСТОЙ» — и для вины работодателя, и для независимых причин; «НЕОПЛ» — только для вины работника).
5. Уведомляем центр занятости, если простой привёл к приостановке производства в целом по организации или её структурному подразделению, в срок 3 рабочих дня. Основной способ подачи — через портал «Работа в России».