Форма и реквизиты универсального передаточного документа (УПД) приведены в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Эта форма — рекомендованная. Поэтому вы можете вносить в нее дополнительные сведения, которые вам необходимы (письмо УФНС по г. Москве от 04.10.2024 № 16-18/118634@).
А в случае изменения формы счета-фактуры, вы обязаны это сделать, чтобы документ содержал все обязательные реквизиты первичного документа (ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ) и счета-фактуры (ст. 169 НК РФ). Это важно, в том числе, для вычета НДС покупателем (см. письмо ФНС от 22.04.2019 № ЕД-4-15/7638).
ФНС издавать новые письма и актуализировать форму УПД, УКД не будет (письмо ФНС от 13.12.2024 № ЗГ-2-3/19079@).
Напомним, форма счета-фактуры последний раз была изменена с 01.10.2024:
- в документ включили графу 14 «Стоимость товара, подлежащего прослеживаемости, без налога на добавленную стоимость, в рублях»;
- в реквизит строки 5а добавили наименование документа об отгрузке.
Если в работе вы используете УПД со статусом 1, следите, чтобы счет-фактурная часть соответствовала всем актуальным требованиям закона. Если со статусом 2, достаточно наличия обязательных реквизитов первичного документа.
ВАЖНО! С 01.04.2025 действует только один формат счета-фактуры и УПД — версии 5.03. Подробности здесь.
Скачать форму УПД можно бесплатно по ссылке ниже:
Учитывайте также разъяснения чиновников. Например, в письме от 01.09.2023 № ЕА-4-15/11188@ ФНС разъяснила порядок отражения в электронном УПД даты первичного документа, если она отличается от даты счета-фактуры.
В соответствии с ФСБУ 27/2021 дата составления первичного учетного документа совпадает с датой его подписания, или в случае отличия указывается также информация о дате совершения факта хозяйственной жизни.
Формат электронного УПД, включающего счет-фактуру (значение «СЧФДОП» в показателе «Функция»), содержит элемент «Дата составления (выписки) счета-фактуры (строка 1 счета-фактуры), документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) (ДатаСчФ)» для возможности отображения даты составления счета-фактуры.
Если есть потребность в электронном УПД указать дату первичного учетного документа, отличную от даты составления счета-фактуры, то для этого предусмотрены элементы:
- дата отгрузки товаров (передачи результатов работ), передачи имущественных прав (предъявления оказанных услуг) — «ДатаПер» (описание приведено в таблице 5.21 формата);
- дата принятия товаров (результатов выполненных работ), имущественных прав (подтверждения факта оказания услуг) — «ДатаПрин» (описание в таблице 7.7).
Образцы УПД для различных ситуаций вы можете скачать в «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет доступа, получите бесплатный пробный доступ:
Узнайте также, кто имеет право подписи УПД.