«Зарплатные» начисления
Оплата расходов дистанционного сотрудника, которые он несет по работе, является установленной законодательством компенсационной выплатой, связанной с выполнением физлицом трудовых обязанностей (ст. 312.6 ТК РФ). А значит, она не облагается:
- НДФЛ — на основании п. 1 ст. 217 НК РФ;
- страховыми взносами — на основании абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ.
О каких расходах может идти речь? В частности, это траты на оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, расходы на услуги связи и др.
Используемое работником оборудование может быть как собственным, так и арендованным. А организация должна располагать копиями документов, подтверждающих:
- приобретение (аренду) оборудования (средств);
- расходы, понесенные работником при использовании их в служебных целях;
- расходы на используемые в служебных целях услуги связи и т. п.
Об этом — в письмах Минфина от 11.01.2022 № 03-04-06/263, от 21.07.2021 № 03-03-06/1/58342, от 09.07.2021 № 03-03-06/1/54895, ФНС от 12.02.2021 № СД-4-11/1705@.
Освобождаемый от «зарплатных» начислений размер компенсации закреплен в НК (ст. 217, 422 НК РФ, см. также письмо Минфина от 25.04.2025 № 03-04-06/41956):
- либо 35 руб. в день и тогда подтверждающие документы не нужны;
- либо в сумме фактически произведенных и документально подтвержденных расходов.
Используемый вариант компенсации следует прописать в ЛНА.
Всё указанное выше касается работающих на удаленке как в России, так и за рубежом.
Расходы по прибыли
Компенсация удаленщикам за использование своего ПО и оборудования для целей налога на прибыль нормируется аналогичным образом. В расходы идет либо сумма 35 руб. в день по ЛНА, либо документально подтвержденные траты работника.
Способ возмещения расходов каждому дистанционному работнику по ЛНА либо по документально подтвержденным фактическим расходам закрепляется в ЛА или трудовом договоре (дополнительном соглашении). Если регулирование в компании отсутствует, возмещение расходов осуществляется только по документально подтвержденным фактическим расходам (подп. 11.1 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Как рассчитать максимальный размер компенсации исходя из 35 руб. за день работы дистанционно, который можно учесть в целях налога на прибыль без представления документов, если дистанционным работникам в организации установлен разный режим работы: 4, 8, 12 часов в день? Смотрите ответ чиновника в КонсультантПлюс. Пробный доступ бесплатный. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.
Как поясняет ФНС, расходы на компенсацию затрат дистанционщика организация может учесть для налога на прибыль, если подтверждающие документы оформлены в соответствии с законодательством и из них четко следует, какие расходы и на какие цели были произведены. То есть организация должна располагать копиями документов, подтверждающих расходы, понесенные работником в служебных целях: на оплату электроэнергии, услуг связи, интернета и др.
Перечень компенсируемых расходов дистанционных сотрудников с указанием подтверждающих документов компания утверждает локальным нормативным актом самостоятельно. Такими документами могут быть, например, оплаченные счета за электроэнергию, интернет и т. д.
ВАЖНО! Если удаленщик — за границей, для документов, составленных на иностранном языке нужно иметь перевод на русский. Чиновники считают, что это обязательно (например, письмо Минфина от 20.01.2021 № 03-03-06/1/2476).
Компенсация по ст. 236 ТК РФ за задержку при компенсации расходов
Если работодатель задерживает компенсационные выплаты за личное имущество работника, он должен уплатить их с процентами. Так считают в Минтруде (письмо от 02.04.2024 № 14-1/ООГ-1917). В ведомстве обосновывают это тем, что перечень выплат, при нарушении сроков выплаты которых предусмотрена уплата денежной компенсации, в ст. 236 ТК РФ является открытым.