Чтобы у вас были основания не платить НДФЛ с компенсаций за использование работниками личного имущества в служебных целях, проверьте наличие у вас документов, подтверждающих:
-
принадлежность используемого имущества работнику (лучше, если это будет документ о собственности, но может быть и аренда);
-
расчет компенсаций;
-
фактическое использование имущества в интересах фирмы;
-
суммы расходов.
Для освобождения данных сумм от взносов вы должны располагать копиями документов, как подтверждающими право собственности работника на используемое имущество, так и расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях. А размер возмещения должен быть экономически обоснованным.
Об этом — письма Минфина от 12.09.2018 № 03-04-06/65168, № 03-04-06/65170, от 24.11.2017 № 03-04-05/78097.
См. также: «[НДФЛ]: Платить ли с расходов, возмещаемых работнику сверх компенсации за личное авто?».
Отражать ли такие суммы в ЕРСВ, мы рассказали здесь.