Наш телеграм-канал

Как представить документы по требованию налоговой инспекции

Представление документов по требованию налоговой инспекции происходит по определенным НК РФ правилам, и в современных условиях для этого существует несколько способов. Расскажем об этом в нашем материале.
Вам помогут документы и бланки:
Опись документов, передаваемых в налоговую инспекцию

Способы представления документов

Если при камеральной проверке были потребованы различные документы, то в налоговую инспекцию их можно предоставить следующими способами (подп. 1 п. 2 ст. 93 НК РФ):

Налогоплательщик сам вправе выбрать, каким способом передавать ему документы по запросам и требованиям налоговиков (письмо ФНС России от 25.11.2014 № ЕД-4-2/24315).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Налогоплательщики, обязанные сдавать отчетность только в электронном виде, не вправе направлять уведомления о невозможности представления запрашиваемых ФНС документов почтой.

ВАЖНО! Пояснения по НДС можно подать только в электронном формате. Подробности см. в этой статье.

Какие возможности предоставляют электронные личные кабинеты, узнайте из этого материала.

Перечень документов, которые может затребовать ФНС зависит от вида мероприятия, которое проводится налоговиками. Какие документы подготовить в рамках проверок (выездной или камеральной), вне проверок, при встречных проверках, подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ и приступайте к изучению Готового решения бесплатно.

Представление документов в электронной форме

Передать налоговикам требуемые документы в безбумажной форме можно по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) через оператора электронного документооборота (ЭДО) или через ЛКН на сайте ФНС России. В электронном виде можно передать XML-файлы, PDF-файлы (стандарт PDF/A-3), документы в виде файла, созданного в формате PDF.

Как получить электронную подпись, узнайте из публикации.

Благодаря такой возможности вы:

ВАЖНО! КонсультантПлюс предупреждает
Электронные документы можно подать в электронном виде, только если вы ведете их по форматам, которые утверждены ФНС России (п. 2 ст. 93 НК РФ). Их нужно представлять в исходном виде без преобразования в скан-образы. При этом инспекция не вправе их истребовать в виде скан-образов или визуализированных на бумаге (Письма ФНС России от 08.11.2023 N ЕА-4-26/14162@, от 29.09.2023 N Д-5-26/56@). Перечень таких документов приведен в указанных письмах ФНС России.
Если вы составляете документы по собственному электронному формату, то подайте их...
Дальше читайте в готовом решении. Пробный доступ бесплатный.

На подготовку и представление документов у вас есть:

Отсчет сроков производится со дня получения требования о представлении документов.

Как подтвердить передачу документов в налоговую? Оформите пробный бесплатный доступ к КонсультантПлюс, переходите в Готовое решение и узнайте ответ эксперта.

Скан-образы бумажных документов: на что ориентироваться при их представлении

При передаче налоговикам скан-образов документов, составленных на бумажном носителе, ориентируйтесь:

ВАЖНО! Подсказки от КонсультантПлюс
Если документ составлен на бумаге, можете представить его электронный скан-образ в формате tif, jpg, pdf, png. Документ сканируют в черно-белом изображении с разрешением не менее 150 и не более 300 точек на дюйм с использованием 256 градаций серого цвета (таблица 4.10 Приложения к Приказу ФНС России от 18.01.2017 N ММВ-7-6/16@). При сканировании нужно...
Подробнее см. готовое решение. Пробный доступ бесплатный.

Решая вопрос о том, в какой форме представить налоговикам истребуемые документы, не забывайте, что отдельные документы налоговики принимают исключительно в электронной форме. Подробнее об этом узнайте по ссылке.

Как подписать ксерокопии документов

Если документы представляются в бумажном виде, то следует придерживаться ряда правил.

Ксерокопии документов необходимо заверить у руководителя или другого уполномоченного лица. Можно также скрепить их печатью, если она есть у организации. Но это необязательно. Налоговики разрешают не заверять представляемые копии печатью, даже если компания или ИП не отказалась от печати в своей деятельности (письмо ФНС России от 05.08.2015 № БС-4-17/13706@).

Уполномоченное лицо действует на основании доверенности, выданной руководителем. Доверенность должна быть составлена в соответствии с требованием законодательства (ст. 185-189 ГК РФ и подп. 1 п. 3 ст. 29 НК РФ).

Подпись на ксерокопии проставляется в соответствии с порядком оформления, определенном в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 (постановление Госстандарта России от 08.12.2016 № 2004-ст). Этот стандарт указывает, в каком порядке должны стоять надписи. Это выглядит таким образом:

Верно

Должность заверяющего            Личная подпись           Инициалы, фамилия

Дата

В стандарте такое расположение реквизитов указано, как пример. Поэтому, полагаем, что их можно компоновать и иными способами.

Например:

    Копия верна.

    20 июня 2024 г.

                                                                   Смирнов

Генеральный директор ООО «Орион»         -----------         Смирнов А. П.

                                                                                 М. П.

Нотариально удостоверять копии документов не требуется (п. 2 ст. 93 НК РФ). Но может возникнуть ситуация, когда без нотариуса не обойтись. Узнайте об этом из следующего раздела.

Нужно ли ИП заверять доверенность у нотариуса

Если документы предпринимателя для предоставления в налоговую инспекцию заверяются уполномоченным лицом, то необходима доверенность, заверенная у нотариуса (подп. 4 п. 2 ст. 11, подп. 2 п. 3 ст. 29 НК РФ).

Такого же мнения придерживаются:

Как оформить копии документов

Копии бумажных документов нужно прошить, пронумеровать и заверить с учетом требований, предусмотренных Приложением № 18 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@.

Если законодательством не предусмотрена копия документов, заверенная нотариусом, то налоговые инспекторы не имеют право требовать заверенных копий (подп. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ, дополнительно письмо Минфина России от 07.12.2009 № 03-04-05-01/886).

Поэтому налоговым инспекторам предоставляются копии документов, заверенные подписью руководителя или лица, которое действует по доверенности, например главного бухгалтера.

На каждом томе документов, представляемых в инспекцию, размещают бумажную наклейку с заверительной надписью следующего содержания (п. 5 Приложения № 18 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@):

Пример наклейки с заверительной надписью смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ бесплатный.

Требование отсканированного варианта документа неправомерно

Действия налоговых инспекторов считаются неправомерными, если кроме заверенной копии документов запрашивается отсканированный вариант документа на дисках или в электронном виде.

В налоговом законодательстве не предусмотрено представление отсканированного варианта документа на дисках или в электронном виде, если ранее была представлена бумажная копия (ст. 93 НК РФ).

Какие штрафы ожидают компанию, если она не представит документы по встречной проверке, см. в статье «Какой штраф за непредоставление документов по встречной проверке?».

Когда можно не исполнять требования налоговиков, мы рассказывали в этой публикации.

Итоги

Если налоговики запросили у вас документы, можете представить их на бумаге или в электронном виде. Бумажные копии нужно заверить подписью руководителя и определенным образом сшить, а принести в налоговую можно лично (либо через представителя) или отправить заказным письмом по почте.

При передаче документов электронным способом нужно учесть требования приказа ФНС России от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448@.