ФНС взялась за подотчетные: предупредите руководителя

Учет, налоги при ОСНО и УСН. Опыт более 20 лет

26 мая 2026

Вам помогут документы и бланки:

1. Положение о расчетах с подотчетными лицами 2. Пояснительная записка к авансовому отчету при оплате расходов подотчетного лица личной банковской картой 3. Журнал операций расчетов с подотчетными лицами 4. Платежное поручение на перечисление подотчетных средств работнику по приказу руководителя 5. Приказ о зачислении подотчетных сумм на личные карты сотрудников 6. Бланк заявления на подотчет + ИНСТРУКЦИЯ 7. Приказ о подотчетных лицах + ИНСТРУКЦИЯ

Налоговые инспекторы усилили проверки расчетов с подотчетными лицами. В дополнение к минимуму, который обычно запрашивают (авансовые отчеты с приложениями) могут потребовать приказы о выдаче денег, карточки счета 71, журнал регистрации отчетов, а также, внимание: пояснения о целесообразности расходов.

Так налоговая ведет борьбу с обналом. Это значит, что даже если документы формально в порядке, но за ними не стоит реальной операции, возникают риски переквалификации подотчетных. В серую зарплату, например.

Если компания не докажет реальность операции, подотчетная сумма переквалифицируется в доход сотрудника — с доначислением НДФЛ, страховых взносов, пеней и штрафа 20-40% от недоимки (ст. 122 и 123 НК РФ).

Особое внимание уделяют компаниям, которые регулярно выдают деньги под отчет, либо оформляют выдачи как займы. А если получатели — руководители или собственники, инспекторы автоматом расценивают это как потенциальное обналичивание. Будьте аккуратны.

Ситуация: директор периодически оплачивает личные покупки то с корпоративной карты, то со счета компании. А после просит провести оплату за счет компании как подотчетные расходы. Что ответить директору в таком случае, советуют эксперты. Рекомендации смотрите в статье «7 идей директора: что исполнять, а от чего отговорить». Это бесплатно. Достаточно пробного доступа к КонсультантПлюс. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Типичные ошибки, которые чаще всего находят проверяющие:

авансовый отчет сдан с опозданием или не сдан вовсе (чаще всего этим грешит руководство);
Как быть, если подотчетное лицо не отчиталось в срок, читайте в статье.
купленные товары не оприходованы — деньги признают доходом сотрудника;
расходы не связаны с деятельностью: маркетплейсы, общепит, фитнес, топливо без деловой цели;
несоответствия в документах: расхождения между авансовым отчетом и подтверждающими документами в суммах, контрагентах, датах и др.

Грамотно выстроить работу с подотчетниками вам поможет Путеводитель. Изучить рекомендации, посмотреть и скачать нужные документы можно бесплатно, оформив пробный доступ к КонсультантПлюс.