Какие особенности формирования резерва на оплату отпусков?
Как уже говорилось, вопрос о наличии резерва на оплату отпусков в налоговом учете решает само предприятие (ст. 324.1 НК РФ). Однако он неприемлем для хозсубъектов, ведущих учет кассовым способом (ст. 273 НК РФ).
Резерв позволяет осуществить равномерное в течение года распределение издержек по:
- отпускным;
- страховым взносам на них (в т. ч. на травматизм).
Указанное распределение помогает предприятиям отражать в налоговом учете практически равные показатели расходов ежемесячно. Резерв стоит сделать в тех случаях, когда в летний период у предприятия образуются убытки из-за увеличения расходов на оплату отпусков.
Об отражении перерасчета отпускных в ежеквартальном отчете по НДФЛ см. в статье «Как в 6-НДФЛ отразить пересчет отпускных?».
ВАЖНО! Возмещения за «неотгулянный» отпуск не входят в резерв (письмо Минфина РФ от 03.05.2012 № 03-03-06/4/29).
Наличие резерва так же, как его неиспользование, прописывается в учетной политике (далее — УП) по налоговому учету. Кроме того, в УП указывается:
- методика расчета;
- процент отчислений (далее ПО);
- регистр.
ПО = Расходы на оплату отпуска (будущие) / Расходы на оплату труда (будущие).
Будущие суммы расходов на оплату отпуска и оплату труда — это:
- аналогичные издержки предшествующего периода
или
- прогнозные величины из графика отпусков и штатного расписания.
Отметим, что:
- расходы на оплату отпуска для расчета ПО — это максимум по резерву;
- в суммах оплаты труда не учитывают платежи по контрактам ГПХ и отпускные.
Пример 1
ООО «Мечта» отразило в УП резерв в налоговом учете на 2023 год. Для расчета ПО ООО использует показатели 2022 года. По данным бухучета за 2022 год:
- отпускные — 800 000 руб.;
- расходы по оплате труда — 10 000 000 руб.
Ставка по взносам — 30,2% (в т.ч. травматизм).
Отпускные вместе со взносами в 2023 году = 800 000 × 30,2% + 800 000 = 1 041 600 руб.
Оплата труда с учетом страховых взносов в 2023 году = 10 000 000 × 30,2% + 10 000 000 = 13 020 000 руб.
ПО = 1 041 600 / 13 020 000 × 100% = 8%.
ВАЖНО! Расчет ПО может быть осуществлен в совокупности по всем сотрудникам компании или по группам согласно выполняемым обязанностям (письмо Минфина России от 07.12.2012 № 03-03-06/1/632).
Резерв = ПО × фактические расходы на оплату труда
Пример расчета суммы резерва рассмотрим в следующем разделе.
Отметим, что методы создания резерва в целях бухгалтерского учета могут отличаться от вышеуказанного, в связи с чем в учете образуются временные разницы согласно ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» — отложенные налоговые обязательства (ОНО) и отложенные налоговые активы (ОНА). Если в налоговом учете резерв не создавался, то возникает ОНА, который списывается по ходу использования резерва в целях бухучета.
Проверьте, правильно ли вы рассчитали резерв отпускных в налоговом учете с помощью разъяснений от КонсультантПлюс. Получите бесплатно пробный доступ к системе и переходите к Готовому решению.
Как учитывается резерв на оплату отпусков в целях исчисления налога на прибыль?
С учетом п. 1 ст. 318 НК РФ суммы резерва на оплату отпусков в налоговом учете могут относится как к прямым, так и косвенным расходам, в связи с чем условия их распределения необходимо закрепить в УП (письмо Минфина России от 16.09.2013 № 03-03-06/1/38134).
В целях применения гл. 25 НК РФ суммы резерва — это расходы на оплату труда (п. 24 ст. 255 НК РФ).
ВАЖНО! Сами расходы на оплату отпуска, покрываемые за счет резерва, в целях гл. 25 НК РФ не признаются (письмо Минфина РФ от 01.04.2013 № 03-03-06/2/10401).
Пример 2
ООО «Мечта» начислило в январе 2023 года зарплату в сумме 700 000 руб. (продолжение примера 1).
Сумма резерва на 31.01.2023 = (700 000 × 30,2% + 700 000) × 8% = 72 912 руб., данная сумма будет отражена в налоговом регистре за январь 2023 года в качестве расходов на оплату труда и учтена при исчислении налога на прибыль.
Из указанного примера видно, что сумма резерва позволяет учесть расходы на отпускные, выраженные резервом, несмотря на то что в январе в отпуске никто не находился. В связи с чем выплаты даже по массовым отпускам в последующих месяцах, будут списаны за счет равномерных отчислений в резерв и не вызовут скачок расходов по налогу на прибыль.
Следует отметить, что по окончании года проводится инвентаризация резерва (абз. 1 п. 3 ст. 324.1 НК РФ), в соответствии с которой порядок учета сумм резерва может меняться.
Итогами инвентаризации может быть:
- полное использование резерва, что практически невозможно, т. к. резерв формируется на основании плановых данных;
- превышение резерва над суммой фактических затрат;
- превышение фактических расходов над суммой созданного резерва.
Результат инвентаризации отражается в акте или бухгалтерской справке.
Рассмотрим порядок учета резерва при наступлении любого из результатов:
- Если резерв полностью исчерпан, то в учете ничего отражать нет необходимости, т. к. зарезервированные средства были использованы за счет выплаты отпускных и страховых взносов.
- Если на конец года остался остаток резерва, то он признается внереализационным доходом (п. 5 ст. 324.1 НК РФ).
Пример 3
Сумма резерва 2023 года − 790 000 руб., фактически израсходовано 750 000 руб. (в т. ч. страховые взносы). Остаток резерва 790 000 – 750 000 = 40 000 руб., указанная сумма будет отражена в составе внереализационного дохода.
- Если резерва не хватило на покрытие расходов, то превышение необходимо отразить в расходах на оплату труда.
Пример 4
Сумма резерва составила 790 000 руб., сумма реальных затрат — 800 000 руб. (в т. ч. страховые взносы). На покрытие расходов за счет средств резерва не хватило 800 000 – 790 000 = 10 000 руб. — расходы по оплате труда.
Следует отметить, что указанный алгоритм применим, если организация не планирует в будущем году создавать резерв. Если же о наличии резерва свидетельствует УП будущего периода, то остаток инвентаризации необходимо сравнить с резервом неиспользованных отпусков, который является уточнением резерва. Данный резерв определяется с учетом расходов на оплату неиспользованного отпуска.
ВАЖНО! Сумма уточненного резерва определяется по каждому сотруднику по формуле: Средний дневной заработок × Количество дней неиспользованного отпуска (письмо Минфина России от 11.01.2013 № 03-03-06/1/4).
- Превышение уточненного резерва над остатком отражается в расходах по оплате труда.
- Превышение остатка над уточненным резервом отражается во внереализационных доходах (пп. 3, 4 ст. 324.1 НК РФ).
Пример 5
На 31 декабря 2022 года остаток резерва составил 15 200 руб. УП предусмотрено формирование резерва на оплату отпусков 2023 года в налоговом учете. Оплата труда в 2022 году менеджера Молоткова составила 900 000 руб., остаток дней отпуска — 5. Тариф по взносам — 30,2% (в т. ч. травматизм).
Рассчитаем резерв по неиспользованному отпуску:
Средний дневной заработок (900 000 + 900 000 × 30,2%) / 12 / 29,3 = 3 332,76 руб.
Резерв 3 332,76 × 5 = 16 663,80 руб.
16 663, 80 – 15 200 = 1 463,80 руб.
Сумма 1 463,80 признается расходом на оплату труда, а сумма резерва 16 663,80 переносится на 2023 год.
Пример 6
На 31 декабря 2022 года остаток резерва составил 25 100 руб. УП предусмотрено формирование резерва на оплату отпусков 2023 года в налоговом учете. Расходы на оплату труда в 2022 году составили: бухгалтер Соткова — 500 000 руб. количество неиспользованных дней отпуска — 3, сотрудник отдела персонала Матвеева — 600 000 руб., неиспользованный отпуск — 4 дня.
Рассчитаем резерв по неиспользованному отпуску.
Средний дневной заработок:
Сотковой — (500 000 + 500 000 × 30,2% ) / 12 /29,3 = 1 851,54 руб.
Матвеевой — (600 000 + 600 000 × 30,2% ) / 12 / 29,3 = 2 221,84 руб.
Резерв 1 851, 54 × 3 + 2 221,84 × 4 = 14 441,98 руб.
25 100 – 14 441,98 = 10 658,02 руб. — внереализационный доход.
ВАЖНО! При определении количества дней неиспользованного отпуска контролирующие органы рекомендуют учитывать только отпуска текущего года без учета прошлых лет (письмо Минфина России от 28.10.2013 № 03-03-06/1/45507).
О расчете отпуска см. статью «Расчет отпуска в 2023 году — примеры и особенности».
Узнать, как складывается судебная практика по вопросу уменьшения налога на прибыль на величину резерва на оплату предстоящих отпусков, можно с помощью аналитической подборки от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный оналйн-доступ бесплатно.
Итоги
Создание резерва на оплату отпусков в налоговом учете необходимо прописать в УП — только в этом случае возможно его существование. Порядок отражения сумм резерва за текущий год при исчислении налога на прибыль во многом зависит от того предусмотрен УП резерв на следующий год или нет.