Статья 255 НК РФ "Расходы на оплату труда": что можно учесть при расчёте налога на прибыль (вопросы и ответы)

Что входить в перечень расходов по статье 255 НК РФ?

Ключевая норма по ст. 255 НК РФ: предприятие имеет возможность учесть любые расходы в пользу работника, регламентированные персональным или коллективным соглашением (п. 25). По существу, это означает, что перечень учитываемых затрат на работников — открытый.

При этом, каждый тип расходов должен быть обоснован по экономическим критериям, документально удостоверен и связан с направлениями, приносящими доход (п. 1 ст. 252 НК РФ, письма Минфина России от 02.06.2025 № 03-03-06/1/54014, от 28.07.2023 № 03-06-06/1/71092).

Вместе с тем, в ст. 255 приведены перечни распространенных типов расходов, однозначно позволяющих сокращать базу. Если в налоговом учете ссылаться на них, то вероятность претензий от ФНС значительно снизится.

Перечень включает нижеследующие затраты, которые регулярны в рамках трудовых правоотношений:

• поощрительные начисления, включая надбавки и премиальные выплаты (п. 2 ст. 255 НК РФ);
• компенсации за специфику рабочего графика и особые условия исполнения обязанностей (сверхурочные часы, ночные смены и др.) (п. 3);
• покупка униформы и обуви, выдаваемых сотрудникам безвозмездно (п. 5);
• средний заработок, сохраняемый за персоналом на основании норм трудового права (п. 6);
• отпускные начисления (п. 7);
• доплаты по районным коэффициентам, связанные со специфическим климатом в месте работы (п. 11);
• оплата за периоды вынужденного отсутствия на рабочем месте (п. 14 ст. 255 НК РФ).

Отметим, что с 2025 года в перечень включены суммы сберегательных зачислений, которые работодатель переводит по программам долгосрочных вкладов штатных работников (п. 16 ст. 255 НК РФ). Есть условие: люди должны иметь одновременный статус вкладчиков и участников данных программ (Закон от 17.11.2025 № 418-ФЗ). Совокупный объем таких взносов совместно с остальными затратами ограничен лимитом в 12% от общего фонда оплаты труда.

Также статьей 255 НК РФ предусмотрен учет расходов в виде вознаграждений физлицам-подрядчикам по ГПД, если они не являются ИП (п. 21). Важно учитывать при этом, что если подрядчик — самозанятый (плательщик НПД), то расходы на его услуги проходят не по ст. 255 НК РФ, а классифицируются как прочие суммы исходя из подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (письмо Минфина России от 22.07.2020 № 03-03-06/1/63730).

Примеры иных расходов, связанных с трудовыми отношениями, и при этом разрешенных к учету по ст. 264 НК РФ:

• затраты на создание и поддержание нормативных условий труда, обеспечение мер технической безопасности, а также на лечение специфических профессиональных заболеваний лиц, задействованных на рабочих местах с вредными или тяжелыми условиями (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ);
• организованная доставка сотрудников от пунктов встречи или места их проживания до объекта работы и обратно, если предприятие функционирует по экспедиционной либо вахтовой схеме (п. 12.1 ст. 264 НК РФ);
• расходы на профессиональное обучение, подготовку, переподготовку, а также на прохождение работниками независимой оценки на соответствие установленным квалификационным требованиям (подп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ) и другие аналогичные позиции.

Что учесть при применении возможностей по ст. 255 НК РФ: недопустимо относить к расходам, сокращающим базу, те платежи, которые соответствуют перечням по ст. 270 Кодекса. Об этом прямо говорит Минфин России в письме  № 03-03-06/1/54014.

Эксперты «КонсультантПлюс» подробно рассказали о том, какие затраты сокращают базу по прибыли. Получите бесплатный пробный доступ на 2 дня и ознакомьтесь с публикацией. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Что не снижает налог: запретный список по статье 270 НК РФ

Исходя из п. 29 ст. 270 НК РФ, недопустимо снижать базу на следующие затраты:

1. Заказ путевок на санаторно-курортное лечение или организованный отдых персонала, экскурсии и путешествия. 

Не попадают под это правило случаи, отдельно зафиксированные в п. 24.2 ст. 255 НК РФ: 

• расходы на отдых в России для сотрудников и членов их семей по официальному договору о продаже туристского продукта;
• оплата или компенсация работодателем стоимости лечения, проживания и питания в российских санаториях для работников и их семей;
• расходы на перевозку туриста любыми видами транспорта до места назначения в пределах России и обратно;
• оплата жилья в гостиницах или санаториях России, включая питание, если оно входит в общую стоимость проживания;
• затраты на проведение экскурсий для отдыхающих сотрудников и их родственников в рамках турпродукта. 

Указанные расходы учитываются по фактическим затратам, но не могут превышать 50 000 рублей на каждого человека за календарный год. 

2. Оплата занятий в спортивных школах, кружках или клубах, визитов на зрелищные мероприятия или соревнования. 

При этом, есть шанс на признание соответствующих расходов в учете исходя из подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ, если, как следует из письма Минфина России от 28.04.2023 N 03-03-07/39574, эти расходы не носят социального характера, и направлены на создание нормальных условий выполнения работы. 

3. Покупка: 

• подписок, не относящихся к подписке на нормативно-техническую и прочую применяемую в деятельности литературу;
• товаров для личного потребления штатных работников;
• иных аналогичных товаров. 

Любые компенсации, покрывающие личные потребности и интересы работников, по своей сути не связаны с непосредственной производственной деятельностью самого предприятия, и потому не могут снижать налоговую базу (письмо Минфина России от 02.06.2025 № 03-03-06/1/54014).

Также не могут быть признаны: 

1. Взносы по программам ДМС (п. 6 ст. 270 НК РФ), кроме позиций, прямо упомянутых в ст. 255, 263, 291 НК РФ. 

Не попадают под запрет суммы по договорам ДМС (п. 16 ст. 255 НК РФ), которые оформлены на период до 1 года. При этом, если договор подписан на срок не менее 1 года, а предприятие досрочно прекращает его (до истечения 1 года), то это не образует основания для уменьшения налоговой базы ((письмо Минфина России от 13.05.2025 № 03-15-06/46643).  

2. Взносы на негосударственное пенсионное обеспечение (п. 7 ст. 270 НК РФ) — опять же, кроме тех, что попадают под критерии по ст. 255 Кодекса. 

3. Любые формы материальных поощрений и вознаграждений, выплачиваемые административному аппарату, руководству или рядовому штату, если они изначально не были зафиксированы в контрактах (п. 21 ст. 270 НК РФ). 

4. Премиальные отчисления сотрудникам, источником финансирования которых выступают средства, относящиеся к специальным, либо целевые поступления (п. 22 ст. 270 НК РФ). 

5. Любые виды безвозмездной финансовой поддержки и матпомощи, оказываемой сотрудникам (п. 23 ст. 270 НК РФ). 

Однако в Налоговом кодексе могут быть прописаны и исключения — например, матпомощь к отпуску, если она прописана в персональном или коллективном договоре (п. 25 ст. 255 НК РФ, письмо Минфина России от 06.12.2022 № БС-4-11/16492@). 

6. Оплата добавочных дней отпуска, которые даются персоналу на основании коллективного договора сверх продолжительности, установленной нормами действующего законодательства (п. 24 ст. 270 НК РФ). 

7. Исходя из п. 25 ст. 270 НК РФ: 

• единовременные пособия при оформлении пенсии и регулярные надбавки к пенсионным выплатам, начисляемые уходящим на заслуженный отдых ветеранам труда;
• дивиденды и процентные доходы, начисляемые по акциям или вкладам членов трудового коллектива предприятия;
• компенсационные выплаты сотрудникам, обусловленные ростом цен, если они превышают размеры индексации доходов, утвержденные официальными нормативными актами Правительства РФ;
• компенсация повышения стоимости блюд в буфетах, профилакториях или столовых, а также отпуск еды по сниженным ценам или бесплатно. 

Исключение составляют ситуации, когда обеспечение питанием конкретных категорий зафиксировано в персональных либо коллективных договорах как часть официальной зарплаты (письма Минфина России от 08.05.2019 № 03-04-09/33763, от 15.05.2023 № 03-03-06/1/43800). 

8. Оплата проезда коллектива от места проживания до работы и обратно на общественном, ведомственном или заказном транспорте (п. 26 ст. 270 НК РФ). 

Затраты, вместе с тем, можно учесть при наличии специфических технологических особенностей характеристик или если данная социальная льгота закреплена в коллективных (трудовых) соглашениях (письмо Минфина России от 26.02.2024 N 03-04-05/16419). 

9. Суммы выплачиваемых подъемных пособий, превышающие лимиты, установленные нормативно-правовыми актами РФ (п. 37 ст. 270 НК РФ). 

10. Компенсации за использование сотрудниками личных легковых машин в рамках служебных поездок сверх нормативов, утвержденных законом (п. 38 ст. 270 НК РФ).

Рассмотрим теперь отдельные случаи применения указанных разрешенных и «запретных» перечней расходов на практике.

Когда бесплатное питание уменьшает налог на прибыль?

Стоимость продуктов питания, предоставляемых персоналу на безвозмездной основе, разрешено включать в фонд заработной платы — и, соответственно, учитывать при снижении налоговой базы, при одновременном соблюдении следующих условий:

• обязанность работодателя по предоставлению продуктов питания прямо закреплена в нормах действующего законодательства;
• действующая в компании зарплатная система позволяет четко установить точный размер дохода, полученного каждым конкретным сотрудником (с последующим исчислением и удержанием НДФЛ).

Если организовать индивидуальный учет невозможно — например, при обеспечении питания сотрудников по принципу «шведского стола», то расходы на питание квалифицируются как выплаты, подпадающие под действие п. 25 ст. 270 НК РФ. Соответственно, не могут сокращать базу по налогу (письма Минфина России от 15.05.2023 № 03-03-06/1/43800, от 21.08.2020 № 03-03-06/1/73500, постановление АС Дальневосточного округа от 18.10.2022 № Ф03-4405/2022 по делу № А37-1711/2021).

О каких нормах закона может идти речь:

• в соответствии со ст. 222 ТК РФ работодатели обязаны обеспечивать лечебно-профилактическим питанием (ЛПП) либо бесплатным молоком (или иными эквивалентными продуктами) строго определенные категории специалистов;
• организация обязана безвозмездно выдавать молоко или заменяющую его сертифицированную продукцию лицам, которые выполняют обязанности в условиях воздействия вредных производственных факторов (наличие которых должно быть удостоверено специальной оценкой условий труда);
• для персонала, занятого на отдельных специфических видах работ, законодательно предусмотрено обязательное ЛПП (ч. 2 ст. 222 ТК РФ);
• полный реестр производств, должностей, профессий и видов деятельности, наряду с условиями и нормативами предоставления ЛПП, зафиксирован в приказе Минтруда России от 16.05.2022 № 298н.

При этом, на основании ч. 1 ст. 222 ТК РФ по письменному заявлению сотрудника и при наличии соответствующего условия в коллективном и (или) трудовом договоре натуральная выдача данных продуктов может быть заменена денежной компенсацией. Сумма этой компенсации в пределах нормативных объемов продуктов уменьшает налог на прибыльна основании п. 3 ст. 255 НК РФ.

Для реализации данных законодательных норм Минтруд России в другом приказе от 12.05.2022 № 291н утвердил:

• официальный перечень вредных факторов производства, выявление которых на рабочих местах обязывает работодателя предоставлять молоко или равноценную продукцию;
• нормативы, а также ключевые условия бесплатного обеспечения сотрудников молочной продукцией;
• регламент расчета и осуществления компенсационных выплат, эквивалентных стоимости указанных продуктов.

Нормы закона не накладывают на работодателей обязательство обеспечивать бесплатными обедами весь штат компании во время трудового процесса. Тем не менее, организация вправе по личной инициативе зафиксировать условия о бесплатном питании сотрудников во внутренних коллективных и (или) индивидуальных трудовых договорах.

Что важно учесть: нормы ст. 131 ТК РФ вводят прямой запрет для организаций на выдачу сотрудникам более 20% от общего объема заработной платы в неденежной форме. С учетом этого, работодателям не рекомендуется относить на расходы ту часть суммы натуральной выплаты, которая оказалась выше 20% от начисленного дохода работника.

Данное правило касается не только расходов на питание, но и других способов финансирования потребностей работника в натуральном виде — например, оплаты арендуемого жилья (письмо Минфина России от 02.05.2012 № 03-03-06/1/216).

Резюмируем по питанию:

Как уменьшить налоговую базу на доплату до оклада на больничном?

В большинстве случаев итоговая сумма начисленного больничного оказывается существенно ниже реальной заработной платы (полного среднего заработка или должностного оклада), которую специалист получил бы за этот же временной отрезок, если бы продолжал трудиться. В связи с этим руководство компании имеет право по собственной инициативе компенсировать сотруднику образовавшуюся разницу между его стандартным заработком за дни болезни и фактическим государственным пособием.

Организации вправе включать доплату до оклада (или до среднего заработка) в состав расходов на сотрудников на основании общих правил, закрепленных в п. 25 ст. 255 НК РФ. Главным и обязательным условием для этого выступает прямое закрепление условий и порядка выдачи таких сумм в локальных актах компании — коллективном и (или) индивидуальных трудовых договорах.

Правомерность применения данного подхода подтверждается следующими правовыми аргументами:

1. Базовые положения ст. 255 НК РФ позволяют списывать на расходы любые виды начислений в пользу персонала, произведенные как в денежной форме, так и в натуральном виде.

При этом ключевым критерием выступает требование о том, чтобы подобные выплаты регламентировались действующим законодательством России либо напрямую фиксировались в коллективных или трудовых соглашениях сторон (письмо Минфина России от 25.03.2020 № 03-03-06/2/23573).

2. Несмотря на то, что обязанность осуществлять доплату к больничному до размера фактического оклада в нормах федерального законодательства сейчас отсутствует, работодатели не лишены законного права самостоятельно установить такую социальную гарантию внутри организации через трудовые договоры.

Установленный в ст. 255 НК РФ перечень затрат на работников, как мы уже знаем, законодательно признан открытым. То есть, нормами п. 25 указанной статьи прямо определено, что компания может отнести на расходы и иные виды издержек, произведенных в пользу застрахованных лиц, если эти компенсации жестко закреплены в локальной договорной базе. Таким образом, суммы, доначисленные до уровня фактического заработка поверх стандартного пособия по временной нетрудоспособности, признаются законными расходами на сотрудников по п. 25 ст. 255 НК РФ.

Резюмируем:

Как списывать расходы на премии работникам?

В соответствии с нормами ч. 1 ст. 129 ТК РФ премиальные начисления признаются стимулирующими выплатами и выступают неотъемлемой составной частью заработной платы персонала. На практике организации часто утверждают внутренние правила о выплате поощрений, приуроченных к общенациональным праздникам или личным юбилейным датам сотрудников.

Положения НК РФ прямо не запрещают предприятиям уменьшать налогооблагаемую прибыль на сумму стимулирующих отчислений, включая премии. Однако, если речь идет конкретно о премиях к юбилею или празднику, то их учитывать в расходах не рекомендуется, даже если выдача таких премий регламентирована трудовым договором или соглашением.

Из положений ст. 255 НК РФ следует, что в состав расходов на работников правомерно включать только те, что связаны с выполнением трудовых функций человеком, а также достижением тех или иных производственных показателей (о чем сказано и в ст. 252 Кодекса, на что указывает Минфин России в письме от 08.10.2024 № 03-03-06/3/97206). Как раз премии к юбилеям и праздникам данное требование не выполняют.

Как уменьшить налоговую базу на надбавки к зарплате?

Российские организации обладают законным правом самостоятельно вводить для своих сотрудников любые дополнительные компенсации и надбавки (например, фиксированную специальную территориальную доплату) помимо тех выплат, которые в обязательном порядке гарантированы нормами Трудового кодекса РФ. Главное нормативное условие для этого мы уже знаем: указанная надбавка должна являться полноценным элементом утвержденной у данного работодателя системы начисления зарплаты.

Финансовые затраты на выплату надбавок, предусмотренных внутренними правилами компании, можно на законных основаниях классифицировать как расходы на сотрудников при исчислении базы по налогу (письмо Минфина России от 04.12.2025 № 03-03-06/1/117890).

Как снизить базу по прибыли на «переходящие» отпускные?

Разберем еще одну ситуацию. Пусть работник оформляет ежегодный отпуск с 29.09.2026 по 26.10.2026. Согласно требованиям ТК РФ, вся сумма отпускных в величине 30 000 руб. была перечислена сотруднику заблаговременно — 25.09.2026. Организация отчитывается по налогу на прибыль ежеквартально. При этом 2 дня отпуска выпадают на третий квартал 2026 года, а остальные 26 дней — на четвертый. Как правильно отразить эти 26 «переходящих» дней в налоговом учете?

Положения п. 7 ст. 255 НК РФ относят начисленный средний заработок за период отпуска к затратам на работников, что снижают базу по налогу. К этой же категории расходов относятся и другие аналогичные начисления — в частности, возмещение за время прогула (письмо Минфина России от 23.04.2024 № 03-03-06/1/38310).

Таким образом, перевод сотруднику в размере 30 000 руб. в примере выше гарантированно снижает базу по налогу на прибыль. При этом, отпускные рекомендуется включать в расходы в том периоде, на который приходятся дни отпуска (письмо Минфина России от 25.10.2016 № 03-03-06/2/62147).

Как уменьшить налог на сумму добровольного выходного пособия?

Пусть при увольнении сотруднику по договоренности с работодателем выдается выходное пособие (не связанное, таким образом, с пособием по сокращению). Допускается ли включение этой выплаты в состав сумм на выплаты работникам при исчислении базы по налогу? Если это возможно, то при соблюдении каких критериев данные расходы будут признаны обоснованными для налогообложения?

Нормы п. 9 ст. 255 НК РФ позволяют квалифицировать выходное пособие, начисленное при увольнении, как расходы на работников. Главное требование для этого — фиксация обязанности по выплате, о которой идет речь в трудовом договоре (либо в дополнительном соглашении к нему) с сотрудником, коллективном договоре или во внутреннем локальном акте компании.

В роли такого документа может выступать непосредственно соглашение об аннулировании трудового договора, подписанное между работником и работодателем, так как увольнение происходит по обоюдному решению (п. 1 ст. 77 ТК РФ). Если базовая редакция персонального или коллективного договора не содержала условий о подобной компенсации, то размер выходного пособия закрепляется в этом соглашении. Данная правовая позиция подтверждается разъяснениями в письме Минфина России от 30.01.2015 № 03-03-06/1/3654.

Уменьшают ли годовые поощрения налог на прибыль?

Изучим следующую схему: компания планирует назначать специалистам денежные поощрения по итогам работы за год. Что нужно сделать для корректного учета их сумм при исчислении базы по налогу?

Оптимальна следующая:

Шаг 1. Закрепление порядка резервирования в учетной политике.

Исходя из п. 1 ст. 324.1 НК РФ компания фиксирует в учетной политике равномерный метод резервирования средств на годовое поощрение, определяет предельную сумму резерва и величину отчислений, производимых раз в месяц.

Для этого готовится сметный расчет: величина годового резерва исчисляется через часть годового зарплатного фонда, направляемую в резерв на поощрение по итогам года. Затем годовая сумма резерва распределяется по месяцам — при этом в отчисляемые суммы включаются также страховые взносы с поощрений.

Пример: компания исчислила зарплатный фонд на 2026 год в размере 9 500 000 руб., величина резервирования — 10%, в то время как взносы (в том числе те, что перечисляются на «травматизм») — 30,2%. Исчислим годовой лимит резерва: 9 500 000 × 1,302 × 10% = 1 236 900 руб.

С 01.04.2020 субъекты малого и среднего бизнеса могли применять уменьшенные тарифы страховых взносов. С 1 января 2026 года это право сохранено только за МСП из приоритетных отраслей.

Шаг 2. Создание резерва с периодичностью раз в месяц.

Каждый месяц сумма расходов на работников вместе с положенными страховыми взносами умножается на конкретный процент переводов в резерв. Результаты сокращают базу по налогу исходя из п. 24 ст. 255 НК РФ.

Что важно учесть: накопленная за год сумма резерва не должна превышать лимит, заданный в учётной политике.

Контроль лимита по году: например, в течение 2026 года фактические платежи на работников составили 8 990 000 руб. Тогда сформированный за год резерв равен: 8 990 000 × 1,302 × 10% = 1 170 498 руб. Соответственно, в декабре резерв корректируется на сумму: 1 236 900 – 1 170 498 = 66 402 руб., чтобы не превысить установленный лимит.

Шаг 3. Инвентаризация резерва по состоянию на 31 декабря 2026 года.

По состоянию на 31 декабря проводится проверка резерва на годовое поощрение: сумма образованного за год резерва сопоставляется с фактически начисленным поощрением для сотрудников (вместе со страховыми взносами), после чего выявляется недостача или перерасход.

Узнайте из специальной публикации, подготовленной экспертами «КонсультантПлюс», о правилах создания и использования резерва на годовые поощрения в бухгалтерском учете. Получите бесплатный пробный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Ознакомьтесь с алгоритмом отражения резерва по отпускам в бухгалтерском учете.

Как учесть расходы на униформу при снижении базы по налогу?

Изучим еще один пример: компания планирует (как того требует ст. 212 ТК РФ) покупать униформу для сотрудников и отдавать ее им без взимания платы. Как учесть это в затратах при расчетах с работниками?

Согласно п. 5 ст. 255 НК РФ, стоимость униформы, которую компания передает сотрудникам бесплатно и которая остается в их персональном пользовании, правомерно включить в расходы на работников при исчислении базы по налогу. Однако при такой передаче возникает обязанность начислить НДФЛ (так как передача признаётся выплатой в натуральной форме) и страховые взносы. Эти сопутствующие платежи могут оказаться значительными.

Условия, при которых затраты на одежду для специалистов учитываются в расходах на работников:

• выдача одежды сотрудникам экономически обоснована;
• одежда позволяет идентифицировать принадлежность работника к компании;
• выдача регламентирована персональным или коллективным договором (или же локальным нормативом;
• расходы на покупку одежды документально подтверждены.

Варианты снижения налоговой нагрузки:

• переквалификация в униформу — воспользоваться нормами ст. 254 НК РФ, для чего необходимо провести специальную оценку условий труда;
• передача во временное пользование — если отнести униформу к спецодежде не удается, передавать ее не в личное владение, а лишь на период работы, что позволит избежать начисления НДФЛ и взносов.

Узнайте о случаях, когда униформа облагается НДФЛ.

Как уменьшить базу по прибыли на материальную помощь к отпуску?

Следующая ситуация: предприятие на основании личных заявлений работников производит им выплаты материальной помощи предприятия к ежегодному отпуску. Допускается ли включение подобных сумм в состав затрат на расчеты с работниками согласно ст. 255 НК РФ?

Прямые нормы п. 23 ст. 270 НК РФ запрещают компаниям сокращать налогооблагаемую прибыль на суммы материальной поддержки, оказываемой персоналу. Тем не менее Минфин РФ в своем письме от 02.09.2014 № 03-03-06/1/43912 уточнил порядок применения этой нормы.

Финансисты указали, что запрет на учет по ст. 255 НК РФ действует лишь тогда, когда выплаты никак не привязаны к трудовой деятельности. По мнению министерства, единовременная выплата к отпуску напрямую связана с выполнением трудовой функции. Однако для сокращения налога на прибыль компания должна строго соблюсти три критерия:

• данная выплата прямо прописана во внутреннем локальном акте, коллективном или персональном трудовом договоре;
• величина оказываемой поддержки напрямую зависит от размера оклада или заработка сотрудника;
• предоставление денежных средств жестко увязано с соблюдением работником правил трудовой дисциплины.

Узнайте о том, учитывается ли материальная помощь к отпуску при исчислении отпускных.

Итоги

Организация имеет право сокращать налогооблагаемую прибыль на любые выплаты в пользу штатных сотрудников и подрядчиков по гражданско-правовым договорам без статуса индивидуального предпринимателя, если эти начисления закреплены в локальных соглашениях и связаны с выполнением трудовых обязанностей. Сюда входят должностные оклады, производственные премии, отпускные, надбавки за особые условия работы, а также расходы на выдачу униформы.