Статья 325 ТК РФ в 2026 году: компенсация проезда в отпуск для северян — полное руководство

Кто и когда может применять статью 325 ТК РФ

Норма распространяется на работников, трудящихся:

• в районах Крайнего Севера;
• в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера.

Периодичность: раз в 2 года, независимо от того, работает человек у коммерческого работодателя или в госучреждении.

Главное условие получения выплаты — наличие оформленного локального (или ведомственного) порядка компенсации. Без утверждённого алгоритма право формально есть, но механизм его реализации должен быть прописан:

Важно: Постановление № 164 действует с 01.09.2025 и заменило прежние правила (постановление от 12.06.2008 № 455). Принципиальных различий немного — главное отличие в том, что в новом документе нет оговорки об исключении из-под его действия работников, для которых законом предусмотрен иной порядок возмещения расходов за счёт федерального бюджета.

Узнайте, в каких случаях компенсация стоимости проезда к месту отдыха и обратно облагается страховыми взносами, а когда выплаты можно не включать в объект обложения. Подробные разъяснения экспертов «КонсультантПлюс» помогут разобраться в правилах учета таких выплат и избежать ошибок при расчете взносов. Оформите пробный доступ к публикации бесплатно и получите доступ к актуальным материалам системы.

Ограничение по маршруту: компенсируется стоимость проезда только по территории России (либо до границы РФ, если отдых проходит за рубежом). Роструд разъяснял, что границей может считаться, в частности, место прохождения таможенного контроля.

Обязательные условия для возмещения:

• расходы подтверждены документально (билеты, чеки и т.д.);
• не превышена норма провоза багажа.

Как оформить поездку: порядок действий работника

1. До отпуска — подать работодателю заявление с просьбой оплатить примерную стоимость проезда, не позднее чем за 3 рабочих дня до отъезда.
2. После отпуска — представить работодателю билеты и другие подтверждающие документы (чеки АЗС, справки перевозчиков) для окончательного расчёта.

Локальный акт компании не может ухудшать положение работника по сравнению с минимумом, установленным ст. 325 ТК РФ.

Какие расходы компенсируются по ст. 325 ТК РФ:

• проезд к месту проведения отпуска и обратно;
• проезд до ж/д станции, аэропорта или пристани;
• провоз багажа — не более 30 кг на работника и на каждого члена семьи.

Основание для выплаты — представленные работником проездные документы. Работодатель вправе закрепить в локальном акте, что компенсация выплачивается только по факту понесённых расходов (по чекам/билетам), а не авансом.

Нормативы компенсации проезда по видам транспорта:

Если ездили классом выше (например, в СВ вместо купе, или бизнес-классом), для получения компенсации нужно взять у перевозчика справку о стоимости проезда по категории, установленной правилами № 164, на дату покупки билета.

Компенсация при проезде на личном автомобиле

Проезд к месту отдыха на личном авто тоже компенсируется, но по особой схеме:

1. Работник собирает документы, подтверждающие фактические затраты на топливо (чеки АЗС).
2. Фактические расходы сравниваются с расчётной суммой.
3. Расчётная сумма определяется исходя из норм расхода топлива для конкретного автомобиля и протяжённости кратчайшего маршрута.
4. К выплате принимается фактическая сумма, но не выше расчётной.

О нюансах «автомобильных» компенсаций работникам, использующим свой автотранспорт в служебных целях, узнайте из материалов нашего сайта:

• «Нужно ли удерживать страховые взносы с аренды автомобиля?»;
• «Аренда у физлица: взносы, расчет по страховым взносам»;
• «Облагается ли НДФЛ компенсация за используемый работником автомобиль?».

Порядок для федеральных госслужащих: правила № 164

Правила № 164 распространяются одинаково на:

• федеральных госслужащих;
• сотрудников внебюджетных фондов.

Отличие только в источнике выплаты:

• госслужащим — из федерального бюджета;
• сотрудникам внебюджетных фондов — за счёт средств этих фондов.

Что уточняют правила № 164 по сравнению со ст. 325 ТК РФ:

Важно! Компенсация не положена внешним совместителям и лицам, работающим по договору подряда. Право на выплату есть только по основному месту работы.

Какие документы нужны для получения компенсации: смотрите ниже наш чек-лист

Частые вопросы по компенсации проезда в отпуск

Вопрос. Компенсируется ли проезд, если отпуск проходил за границей?

Ответ. Да, но только в пределах территории России — то есть до границы РФ (в том числе до пункта прохождения таможенного контроля).

Вопрос. Можно ли получить компенсацию, если работаю по совместительству?

Ответ. Нет. Правила № 164 прямо исключают внешних совместителей и работников по договору подряда — право на компенсацию есть только по основному месту работы.

Вопрос. Что делать, если ехал в вагоне/каюте/классе выше нормативного?

Ответ. Нужно получить у перевозчика справку о стоимости проезда по категории, установленной нормативом (например, купе для ж/д), на дату покупки билета — именно эта сумма будет компенсирована.

Вопрос. Как часто можно пользоваться льготой?

Ответ. Раз в два года.

Вопрос. Может ли работодатель установить в локальном акте меньшую компенсацию, чем по ст. 325 ТК РФ?

Ответ. Нет, локальный норматив не может ухудшать положение работника по сравнению с гарантиями ст. 325 ТК РФ.