Приказ о выплате материальной помощи — источники правового регулирования
Среди юридически значимых документов, на которые необходимо опираться при издании приказа о выплате материальной помощи, можно выделить следующие:
- Трудовой кодекс (далее — ТК);
- ведомственные нормативные акты в отношении различных категорий работников (муниципальных служащих, работников культуры, педагогических работников и т. д.);
- коллективный договор, заключенный между предприятием и его трудовым коллективом (при наличии);
- инструкцию по делопроизводству в организации;
- порядок или положение об оказании материальной помощи сотрудникам.
В частности, трудовым законодательством (ст. 8 ТК) установлены право и обязанность работодателя (за исключением случаев, когда таковым является физическое, то есть не имеющее статуса ИП, лицо) издавать по вопросам труда локальные правовые акты. В ст. 135 ТК установлены правила формирования заработной платы, порядок фиксации дополнительных гарантий работнику и выплаты надбавок. При этом коллективный договор ст. 40 ТК определяет как акт, регулирующий социально-трудовые отношения, что допускает возможность установления материальной помощи работникам именно как социальной помощи, а не в качестве стимулирующей выплаты в виде надбавки к зарплате.
Можно ли учесть материальную помощь сотруднику в расходах по налогу на прибыль рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите к Готовому решению.
Для чего нужен приказ об оказании материальной помощи?
Организации зачастую пренебрегают изданием приказа при оказании материальной помощи. С одной стороны, это может быть следствием того, что установленная материальная помощь в силу ее социального характера не является обязательной, потому зависит от воли работодателя и не требует дополнительного оформления. По смыслу данной выплаты социальной она является изначально (если, конечно, данным понятием не завуалированы стимулирующие выплаты и премии), что подтверждается в том числе судебной практикой. Например, данный вывод следует из постановления Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 24.07.2017 № Ф04-2629/2017 по делу № А27-23509/2016.
С другой стороны, материальной помощью в организациях часто именуют фиксированную надбавку к заработной плате, выплачиваемую ежемесячно вместе с иными суммами за выполнение работником его трудовых обязанностей. В таких случаях выплата происходит автоматически и не требует регулярного издания внутреннего акта.
В то же время, если материальная помощь действительно является социальной выплатой, обязательным условием ее предоставления является соответствующий приказ, так как он:
- позволяет обосновать ее вид (от чего во многом зависят и особенности ее регулирования);
- служит основанием для начисления помощи бухгалтерией;
- служит документом налогового и бухгалтерского учета, а также основанием исчисления подоходного налога с работника и налогов организации в зависимости от применяемой системы налогообложения;
- необходим для правильного исчисления сумм страховых взносов в пенсионные и внебюджетные фонды.
См. также «Материальная помощь в связи со сертью работника».
Содержание и образец приказа о выдаче материальной помощи
Исходя из источников правового регулирования, касающихся издания приказа о материальной помощи и ее выплаты в целом, а также сложившейся практике социально-трудовых правоотношений данный правовой акт организации должен содержать в себе:
- наименование организации или индивидуального предпринимателя, издающего приказ;
- реквизиты документа (место подписания, дата издания, идентификационный номер в соответствии с номенклатурой дел и правилами делопроизводства);
- основания издания приказа — перечень документов, в соответствии с которыми было принято решение о выделении помощи (в том числе регулирующих вопросы осуществления данной выплаты);
- обстоятельства, в связи с которыми осуществляется социальная помощь сотруднику (рождение ребенка, регистрация брака, смерть члена семьи, болезнь и др.);
- занимаемая сотрудником должность, точное место его работы (филиал, структурное подразделение), Ф. И. О.;
- точный размер оказываемой помощи, указываемый в российских рублях;
- указания для бухгалтерии (начисление, порядок и сроки выплаты и т. п.);
- перечень приложений к приказу;
- иные сведения в соответствии внутренними правилами и конкретными обстоятельствами (возложение контроля исполнения, порядок вступления в силу и др.).
Законодательно установленной формы данного документа нет, что может вызывать сложности при отсутствии практики его издания. На нашем сайте по ссылке ниже вы можете бесплатно скачать образец приказа на материальную помощь, который поможет избежать распространенных ошибок.
Основания издания приказа о выделении материальной помощи
Непосредственным основанием для предоставления материальной помощи служит соответствующее заявление работника, хотя законодатель не устанавливает ограничений на оказание данной помощи и по инициативе работодателя. Конкретное же документальное основание оказания социальной помощи зависит от вида обстоятельств, предоставляющих работнику в соответствии с локальным правовым актом (в том числе коллективным договором, согласно ст. 40 и 41 ТК) право на ее получение.
В частности, обоснование могут служить:
- документы, подтверждающие расходы на медицинское лечение (абз. 1 п. 10 ст. 217 НК);
- свидетельство о рождении ребенка (когда помощь оказывается в связи с пополнением в семье);
- свидетельство о регистрации брака (при осуществлении выплаты в связи со вступлением в брак);
- платежные документы, подтверждающие покупку лекарственных препаратов, и соответствующее назначение лечащего врача (абз. 5 п. 28 ст. 217 НК);
- справки и иные письменные свидетельства чрезвычайного происшествия (пожара, наводнения, урагана, техногенной катастрофы и т. п.);
- свидетельство о смерти (при оказании помощи по случаю гибели члена семьи).
Как оформить материальную помощь работнику в связи со смертью члена семьи узнайте в Готовом решении от КонсультантПлююс. Если у вас еще нет доступа, оформите бесплатно пробный онлайн-доступ к системе.
См. также:
- «Положена ли материальная помощь к отпуску?»;
- «Материальная помощь при увольннии по собственному желанию».
Итоги
Как видите, приказ об оказании материальной помощи сотруднику организации не имеет утвержденной формы, но его издание должно соответствовать внутренним правилам, установленным на предприятии. Кроме того, документ не должен противоречить действующему законодательству. Именно поэтому при отсутствии практики издания подобных актов целесообразно во избежание правовых ошибок воспользоваться при его составлении заведомо грамотным образцом.