Внимание! С 01.07.2017 ведение журнала КМ-5 не является обязательным, поэтому вопрос о его регистрации в налоговой инспекции больше неактуален. В то же время продавец может продолжать вести журнал добровольно. Как это делать правильно, рассказываем здесь.
Когда нужно было использовать форму КМ-5
Журнал КМ-5 использовался хозяйствующими субъектами торговой и сервисной направленности в тех случаях, когда расчеты с покупателями осуществлял не кассир-операционист, а сотрудник иного профиля, например продавец-консультант, официант, парикмахер. Наличие кассира-операциониста требовало применения журнала другой формы (КМ-4).
Какие документы нужны для регисрации онлайн-кассы, мы рассказали здесь.
Когда можно работать без онлайн-кассы рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
С середины 2016 года (с обновлением закона «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ) все формы, имеющие шифр КМ, стало возможно заменять на разработанные самостоятельно. А с середины 2017 года после исключения из применения касс, оснащенных ЭКЛЗ, необходимость в применении этих форм (как и их аналогов) исчезла вообще.
О том, какого рода техника сменила кассы, оснащенные ЭКЛЗ, читайте в материале «Порядок перехода на онлайн-кассы с 2019 года».
Обе формы (и КМ-5, и КМ-4) введены в оборот постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении форм учета торговых операций» от 25.12.1998 № 132.
Форму КМ-5 можно скачать на нашем сайте.
Бланк формы КМ-4 смотрите в статье «Журнал кассира-операциониста - образец заполнения (2022 -2023)».
Каковы особенности ведения журнала КМ-5
Журнал по форме КМ-5 требовалось прошивать, пронумеровывать, заверять печатью, а также подписями специалиста ФНС, генерального директора и главного бухгалтера еще до внесения в него записей. Для каждого кассового аппарата заводился отдельный журнал. Название ККМ, его заводской и учетный номера фиксировались на обложке документа.
Также на обложке журнала КМ-5 указывались:
- название торговой или сервисной хозяйствующего субъекта, код ОКПО, ИНН, название конкретного подразделения, в котором использовалась ККТ;
- период, за который в журнал вносились записи;
- Ф. И. О. и должность сотрудника, ответственного за ведение журнала.
Порядок ведения кассовых операций описан экспертами КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Типовую ситуацию.Это бесплатно.
Записи в журнал заносили непосредственно те сотрудники, которые пробивали на ККМ чеки в течение смены. Поскольку журнал должен был быть распечатан, прошит и заверен печатью еще перед заполнением, данные в него нельзя было вносить с помощью компьютера. Они делались ручкой. При ошибках допускались исправления, но их обязательно должны были удостоверять своей подписью руководитель и главный бухгалтер.
Срок хранения заполненного журнала, являющегося первичным документом, равен 5 годам (п. 1 ст. 29 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
О том, сколько следует хранить иные бухгалтерские документы, читайте в материале «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».
Каковы особенности заполнения журнала КМ-5
В самом начале рабочей смены сотрудник, осуществлявший работу с ККМ, оснащенной ЭКЛЗ, вписывал в соответствующие графы журнала дату заступления на смену, номер своего отдела, а также свои Ф. И. О. После этого он фиксировал в столбце № 4 порядковый номер фискального элемента ККТ по состоянию на конец предыдущей смены, а в столбце № 6 вписывал показания контрольного счетчика ККТ на начало текущей смены.
В конце рабочей смены заносились показания в столбцы № 7, 8, 9. В самой нижней строке таблицы указывались итоговые цифры за рабочую смену.
Показания в столбце № 5 в общем случае приводить не требовалось. Данная графа журнала КМ-5 предназначалась для заполнения представителем ФНС — после ремонта или при перерегистрации ККМ.
По окончании рабочего дня журнал КМ-5 подписывался сотрудником, который принимал наличные средства от покупателей или клиентов, лицом, ответственным за ведение документа, а также представителем руководства хозяйствующего субъекта.
Нужна ли онлайн-касса ИП на УСН, мы писали в материале.
Итоги
Форма КМ-5 использовалась при применении касс с ЭКЛЗ при отсутствии кассира-операциониста. После введения онлайн т-ехники, способной передавать данные в ФНС в режиме реального времени, необходимость применения журнала КМ-5 так же, как и других форм КМ, отпала.
Что такое онлайн-касса и для чего ее ввели, читайте здесь.