Кто освобожден и может не применять онлайн-кассы?

Кому обязательно надо ставить онлайн-кассу и можно ли работать без ее применения?

Согласно действующей редакции закона «О применении кассовой техники» от 22.05.2003 № 54-ФЗ (ст. 1.1, 1.2):

• Кассовую технику обязаны применять в обязательном порядке все компании и ИП при осуществлении расчетов не только наличными деньгами, но и в безналичном порядке. 

ВАЖНО! ККТ не нужно использовать при безналичных расчетах организаций между собой или с ИП (за исключением расчетов с использованием электронного средства платежа с предъявлением). Это предусмотрено п. 9 ст. 2 закона 54-ФЗ).

• Из вышеуказанного требования могут быть исключения (если такие ситуации предусмотрены законом 54-ФЗ).

Есть ряд нюансов, характеризующих применение ККТ при получении оплаты от третьих лиц. Эксперты «КонсультантПлюс» рассказали о них в тематической публикации. Оформите бесплатный пробный доступ к ней прямо сейчас. 

Применять ККТ необходимо не только при получении оплаты, предоплаты за товары, работы, услуги. В некоторых случаях требуется пробить чек и при выплате денег, например, при возврате товара покупателем или на возвращаемые суммы предоплаты.

Основная масса продавцов должна была приобрести и начать использовать ККТ к 1 июля 2019 года. Таким образом, в 2025 году действует правило, по которому использование онлайн-касс обязательно, если в законе № 54-ФЗ прямо не указаны исключения.

Полезно ознакомиться с таблицей со сроками перехода на онлайн-кассы, действовавшими для различных групп продавцов. Стоит учитывать, что критерии установления обязанности по применению ККТ могут меняться со временем. Так, недавно были ужесточены требования в отношении продавцов на розничных рынках.

За нарушение порядка применения ККТ или неприменение онлайн-машины в установленных законом случаях установлена административная ответственность. Как правило, это штрафы. Причем санкции могут наложить как на юрлицо, так и на должностных лиц. При этом ФНС может проверять пользователей онлайн-касс на предмет соблюдения требований законодательства без предупреждения.

При этом, пользователи могут рассчитывать на ряд послаблений при первом нарушении (письмо ФНС России от 11.12.2024 № АБ-4-20/14038@). Если действие пользователя попадает под ч. 2, 4, 6 ст. 14.5 КоАП РФ, то наказание может быть заменено на предупреждение (ч. 1 ст. 4.1.1 Кодекса). Условие — если нарушение совершено впервые. 

Какие штрафы установлены за нарушение порядка применения ККТ и можно ли уменьшить санкции или избежать их вовсе, детально разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в готовое решение.  

О том, кому не надо применять онлайн-кассы, расскажем далее.

Кто по закону 54-ФЗ освобождается от онлайн-касс?

В настоящее время работать без ККТ можно:

• При осуществлении видов деятельности, указанных в ст. 2 закона 54-ФЗ. Например, продаже бумажной периодики, торговле на розничных рынках ярмарках (при соблюдении определенных условий), разносной торговле непродовольственными товарами, продаже в киосках мороженого, разливных безалкогольных напитков, молока и др.

Перечень таких видов деятельности длинный, увидеть его полностью можно в «КонсультантПлюс». Пробный доступ к системе предоставляется бесплатно. 

• Работе в отдаленных и труднодоступных местностях.
• Расчетах по договорам займа, предоставленного для целей, не связанных с оплатой товаров (работ, услуг) и др.

Не требуется применять ККТ:

• при выплате денег физлицам по гражданско-правовым договорам (за исключением приобретения товара для перепродажи), в том числе по договору аренды;
• выплате зарплаты, в том числе если часть ее выдается в натуральной форме;
• выдаче матпомощи сотруднику;
• выдаче подотчета и возврате работником неизрасходованного аванса.

На это указано в многочисленных разъяснениях контролирующих органов (в т. ч. письма Минфина от 10.10.2019 № 03-01-15/77953, от 06.03.2019 № 03-01-15/14624, от 08.02.2019 № 03-01-15/7892, ФНС от 30.08.2019 № АС-4-20/17478@ и др.).

Для принятия решения, нужно ли вам применять онлайн-кассу, советуем изучить несколько мнений. Авторитетное мнение экспертов К+ смотрите в Готовом решении, получив бесплатный пробный доступ.

Читайте об инновационном способе выдачи кассового чека клиенту — через мессенджер.

Вправе ли не применять онлайн-кассу ИП на ПСН и НПД (распространяется ли на них освобождение)?

В 2025 году применяющие ПСН предприниматели могут работать без ККТ, если (одновременно):

• Их вид деятельности прямо указан в п. 2.1 ст. 2 закона 54-ФЗ (например, это ремонт и пошив швейных изделий, ремонт мебели, сдача в аренду жилых и нежилых помещений и т. п., весь перечень смотрите по ссылке).
• Они выдают покупателю подтверждающий расчеты документ, содержащий наименование, порядковый номер, а также часть обязательных реквизитов чека ККТ (установленные абз. 4–12 п. 1 ст. 4.7 закона 54-ФЗ).

Кроме того, если ИП на ПСН осуществляет один или несколько видов деятельности, поименованных в подп. 5, 20, 22, 25, 37, 46 - 48, 50 - 56, 64, 66 п. 2 ст. 346.43 НК РФ (например, ведут розничную торговлю, оказывают услуги общепита по разрешенным критериям на ПСН), то ККТ можно не применять при ведении указанных видов деятельности на ярмарках выходного дня. При этом, общее число мест на такой ярмарке не должно превышать пятидесяти (п. 2.4 ст. 2 Закона № 54-ФЗ). 

ИП, применяющие налоговый режим с уплатой налога на профдоход, не обязаны применять ККТ в отношении доходов, облагаемых НПД. А обычные физлица на НПД в принципе не применяют контрольно-кассовую технику, поскольку не являются хозяйствующими субъектами, которые могут быть пользователями ККТ (ст. 1.1 закона № 54-ФЗ).

При этом плательщики НПД (так называемые самозанятые) выдают контрагентам свои чеки, оформленные в соответствии с законом от 27.11.2018 № 422-ФЗ. Подробнее о работе на НПД и применении чеков читайте в экспертной статье, размещенной в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к ней бесплатно. 

Узнайте о том, в каких случаях ИП вправе работать без применения ККТ.

Итоги

Согласно ФЗ 54 онлайн-кассы в 2025 году и в последующие годы могут не применять только те продавцы, кому это прямо разрешено законом о ККТ — в силу осуществляемого вида деятельности, либо условий работы. Все остальные обязаны заключить договор с ОФД, подключить к интернету современный кассовый аппарат и использовать его в расчетах. В том числе и плательщики ПСН — по некоторым видам деятельности.