Выписка из штатного расписания (образец 2026 года)

Выписка из штатного расписания в 2026 году

Выписка из штатного расписания представляет собой самостоятельный документ-фрагмент, в котором сосредоточена информация о тех отделах, вакансиях и окладах, которые требуются для конкретной цели. В отличие от полного варианта документа, выписка может охватывать лишь определенный сегмент данных: например, сведения о структурном подразделении, конкретной должности или обо всех сотрудниках, необходимых для банковской проверки или надзорных мероприятий.

Хотя нормативная база не устанавливает строгой формы для выписки, она обязана полностью соответствовать утвержденному штатному расписанию и включать все необходимые реквизиты. На практике такой документ чаще всего оформляется на фирменном бланке компании или в виде таблицы, структурированной по типу формы Т-3, но с сокращенным количеством колонок, что позволяет избежать раскрытия избыточной информации. 

Какие еще кадровые документы следует оформить работодателю, читайте в статье «Кадровые документы, которые должны быть в организации». 

Следует четко различать понятия «копия» и «выписка». Копия — это полное дословное воспроизведение всего документа (на бумаге или в электронном формате), тогда как выписка — это выделенная часть исходного документа, оформленная в виде отдельной таблицы или листа, содержащая только релевантные сведения.

В 2026 году выписка из штатного расписания актуальна в следующих случаях:

1. Запросы от банков и лизинговых организаций (при кредитовании, оформлении овердрафта, открытии расчетного счета или заключении договора лизинга).
2. Требования контролирующих инстанций и фондов (ФНС, Социальный фонд России и Государственная инспекция труда могут запросить документ для сверки штатной численности с данными страховых взносов, а также с отчетностью по формам РСВ, СЗВ-М и СЗВ-ТД).
3. Аудиторские проверки и финансовый анализ (аудиторы и консультанты используют выписку для оценки структуры управления, распределения нагрузки по отделам и обоснованности фонда оплаты труда).
4. Внутренние кадровые процедуры (сотрудник вправе запросить выписку, чтобы документально подтвердить свою должность, размер оклада и количество штатных единиц, за которые он несет ответственность).

Бланк унифицированной формы № Т-3 (Штатное расписание) разместили тут.

Правомерен ли отказ работодателя в выдаче выписки из штатного расписания по должности работника по ст. 62 ТК РФ? Можно узнать в системе  КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Форма выписки из штатного расписания

Выписка может быть:

• в произвольной форме (на фирменном бланке организации);
• в виде фрагмента из формы Т-3;
• сокращенной по графам (например, без указания окладов или с обозначением только ставок).

Юридически выписка имеет силу документа подтверждения, только если она заверена руководителем (или уполномоченным лицом) и содержит ссылку на приказ, которым утверждено штатное расписание. В противном случае ее могут не принять в банке или при проверке.

О сроках хранения кадровых документов читайте здесь.

Для удобства работы с документооборотом выписку из штатного расписания целесообразно оформлять сразу в двух форматах Word (как официальный приказ бланк, приложенный к запросу) и Excel (для внутреннего учета и возможных корректировок).

При этом важно:

• сделать в заголовке ссылку на действующее штатное расписание (форму, номер и дату приказа);
• убедиться, что таблица в выписке полностью соответствует данным в штатном расписании в 1С:ЗУП или другой учетной системе;
• заверить документ подписью руководителя и при необходимости печатью, а также указать дату выдачи. 

Нужна ли печать на штатном расписании, ответили в статье. 

Несмотря на отсутствие единой унифицированной формы, выписка из штатного расписания в 2026 году должна содержать следующие реквизиты:

1. Наименование организации — полное наименование и организационно правовая форма.
2. Документ основание — указание на действующее штатное расписание (форма, номер, дата утверждения и номер приказа, которым оно утверждено).
3. Период действия — данные в выписке должны соответствовать текущему периоду, указанному в штатном расписании (например, на 2026 год).
4. Таблица с должностями и ставками, структурное подразделение (отдел, направление, цех и т.п.); наименование должности, специальности, профессии; количество штатных единиц (полная ставка, 0,5, 0,25 и т.д.); при необходимости — оклад, стимулирующие выплаты, категория квалификации; примечание (например, неполный рабочий день, совмещение, вахта).
5. Сведения о выдаче: дата составления и выдачи выписки; подпись руководителя или уполномоченного лица, расшифровка подписи; при наличии — печать организации; отметка о том, что оригинал штатного расписания хранится в компании (часто включают фразу вроде «оригинал документа находится в кадровом архиве»).

Без этих элементов выписка может быть признана неполной, а в условиях проверки — не имеющей юридической силы. 

Скачать бланк выписки из штатного расписания

Как сделать выписку из штатного расписания

Выписку из штатного расписания можно сделать тремя основными способами. Выбор зависит от того, ведется ли автоматизированный учет и куда именно предоставляется документ.

Способ 1. Автоматический (через 1С или другие учетные программы).

Способ 2. На основе унифицированной формы Т-3 (в Word или Excel).

Способ 3. Текстовый (в виде справки на фирменном бланке).

Выписку обычно:

• хранят вместе с копией штатного расписания в кадровом или бухгалтерском архиве;
• ведут журнал выдачи, если документы часто запрашивают банки, аудиторы или контролирующие органы;
• при необходимости прилагают пояснительную записку с обоснованием изменения численности или ставок (например, при оптимизации структуры). 

О том, как правильно организовать кадровый учет, читайте в статье «Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции».

Обязан ли работодатель платить надбавки и премии, установленные в штатном расписании, но не установленные в трудовом договоре? Можно узнать в системе  КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость

Выписка из штатного расписания в 1С

Чтобы сделать выписку из штатного расписания в 1С, проще всего сформировать типовой отчет по штатному расписанию и настроить в нем фильтр (отбор) по конкретному подразделению или должности.

В программе 1С:Зарплата и управление персоналом

1. откройте раздел «Кадры» подраздел «Кадровые отчеты»;
2. выберите «Штатное расписание (Т-3)» и укажите дату формирования документа;
3. нажмите «Настройки» в верхней части отчета и переключите настройки на «Расширенный»;
4. перейдите на вкладку «Фильтры» и нажмите «Добавить фильтр», затем выберите критерий «Подразделение» или «Должность»;
5. в поле «Условие» укажите «Равно», а в поле «Значение» выберите конкретный отдел или позицию, которая вам нужна, нажмите «Закрыть и сформировать»;
6. замените текст шапки «Штатное расписание» на «Выписка из штатного расписания»;
7. нажмите «Печать» или сохраните файл в формате Excel или PDF.

В программе 1С:Бухгалтерия 8

В стандартной бухгалтерии функционал кадрового учета ограничен, поэтому выписку делают через отчет по сотрудникам.

1. перейдите в раздел «Зарплата и кадры» в подраздел «Отчеты по кадрам»;
2. откройте отчет «Штатные сотрудники» и нажмите «Настройки». выберите вид «Расширенный»;
3. на вкладке «Фильтры» установите флажок напротив поля «Подразделение» и выберите нужное значение;
4. на вкладке «Поля и сортировки» снимите галочки с лишних колонок (например, можно скрыть ФИО сотрудников, оставив только должности, оклады и ставки);
5. нажмите «Сформировать», скорректируйте название отчета на «Выписка из штатного расписания» и распечатайте документ.

Как внести изменения в штатное расписание рассказали тут.

Какие кадровые документы будут обязательны при проверке деятельности организации? Можно узнать в системе  КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость

Итоги

Выписка из штатного расписания — это краткий, но юридически значимый документ подтверждение того, какие должности и ставки закреплены за организацией на определенный период. В 2026 году она активно используется банками, контролирующими органами и партнёрами, поэтому наличие правильно оформленного образца и шаблона в формате Word или Excel существенно облегчает работу кадровиков и бухгалтеров. Выписка должна строго соответствовать утвержденному штатному расписанию, содержать все обязательные реквизиты и быть заверена подписью руководителя (и при необходимости печатью).

Как сократить должности в штатном расписании: порядок действий разместили тут.