Для чего нужен приказ об отмене командировки?
На основании данного приказа бухгалтерия организации осуществляет финансовые операции, обратные тем, что были проведены в соответствии с предшествующим приказом — об отправке сотрудника в командировку. При этом содержание таких операций зависит от того, в какой момент издан приказ об отмене поездки.
Так, он может быть подписан:
1. До выплаты командируемому аванса и суточных.
В этом случае бухгалтерии не потребуется осуществлять каких-либо операций, поскольку выплата аванса и суточных — первая операция, что отражается в регистрах и рассматривается в качестве предмета учета.
2. После выплаты аванса и суточных, но до совершения командируемым тех или иных расходов в поездке.
В таком сценарии предполагается возврат аванса и суточных в полном объеме. На основании приказа об отмене командировки и дополняющих его документов (например, служебной записки, в которой содержится адресованное командированному предписание выйти на работу вместо поездки) бухгалтерия отражает в регистрах факт возврата денежных средств в кассу или на расчетный счет работодателя.
Как учесть суммы, выданные работнику, при отмене командировки, пошагово разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.
3. После совершения командируемым тех или иных расходов в поездке.
В этом случае на основании приказа бухгалтерия вправе потребовать от работника вернуть часть выданных ранее в порядке аванса денежных средств, а именно суммы, которые:
- не включены в подтвержденные расходы на проезд и проживание;
- превышают установленный лимит суточных расходов за дни, проведенные в командировке.
Рассмотрим, в какой структуре может быть представлен рассматриваемый приказ.
Приказ об отмене командировки: структура документа
Приказ об отмене командировки включает:
1. Наименование фирмы-работодателя.
2. Наименование документа («Приказ об отмене командировки»), его номер, дату и место составления.
3. Текстовый блок с формулировками мотивировочного характера, обосновывающими издание приказа.
Здесь можно сослаться на документы, на основании которых командировка отменяется. Например, это может быть справка о болезни сотрудника или письмо от контрагента (к которому едет командируемый) о невозможности встречи по тем или иными причинам.
4. Текстовый блок с формулировками резолютивного характера («приказываю»).
Здесь отражается суть распоряжения руководства:
- об отмене командировки сотрудника с указанием его Ф.И.О.;
- об отмене предыдущих приказов и иных распорядительных актов, касающихся направления работника в командировку;
- о возложении ответственности за исполнение приказа с указанием Ф.И.О. ответственного (это может быть работник бухгалтерии, если отмена командировки предполагает осуществление финансовых операций, или руководитель кадровой службы, если речь идет об определении дальнейшего графика работы командированного).
5. Ссылки на приложения, которые могут быть представлены:
- документами, на основании которых издается приказ (их копиями);
- документами, которые аннулируются приказом (их копиями).
Распорядительный акт подписывается директором. Подписи об ознакомлении с приказом ставят:
- командированный сотрудник;
- ответственные за исполнение документа.
Скачать бланк и образец приказа об отмене командировки вы можете бесплатно, кликнув по картинке ниже:
Приказ об отмене командировки: порядок принятия документа
Порядок, по которому осуществляется принятие рассматриваемого приказа, равно как и осуществление иных действий при отмене командировок сотрудников, устанавливается на уровне локальных актах работодателя. Например, в Положении о командировках.
Это положение может регламентировать:
- порядок принятия всех распорядительных документов организации, имеющих отношение к командировкам (включая приказы о назначении командируемых);
- порядок отчетности сотрудников (например, в части предоставления отчетов, которые необязательны по закону, но желательны в силу сложившейся схемы документооборота в организации);
- действия сотрудников, отвечающих за подготовку различных документов при оформлении командировок (или их отмене) в пределах своей компетенции.
Узнать больше о специфике применения Положения о служебных командировках вы можете в статье «Положение о служебных командировках — образец-2021».
Важно, чтобы приказ об отмене командировки был обоснованным. Поэтому его составлению может предшествовать сбор документов, удостоверяющих отсутствие необходимости или возможности отправить работника в поездку. Данная процедура входит в число тех, что могут регламентироваться на уровне локальных нормативов.
Документы, отражающие причину отмены командировки (их примеры мы привели выше), становятся приложениями к приказу и хранятся в архиве организации столько же, сколько и сам распорядительный акт руководства.
Какой срок хранения установлен для приказов об отмене командировки?
Стандартный срок хранения приказов (и соответственно, приложений к ним, которые рассматриваются как часть документа) в архиве фирмы — 5 лет (ст. 434 перечня Росархива).
А если это работающий во вредных или опасных условиях, то:
- 50 лет — если документы изданы с 01.01.2003;
- 75 лет — если до 01.01.2003.
Срок хранения отчета о командировке в архивах фирмы также составляет 5 лет (ст. 452 перечня Росархива).
Узнать больше об отчете о командировке вы можете в статье «Примеры указываемых в кратком отчете целей командировки».
Итоги
В случае, если командировка работника по каким-либо причинам отменяется, руководство издает приказ об этом. На основании него бухгалтерия получает от работника не понадобившиеся ему аванс и суточные, корректируется при необходимости график работы командированного. В приказе отражаются причины отмены командировки, назначаются ответственные за его исполнение. Приказ и приложения к нему хранятся в архиве фирмы в течение 75 лет.
Узнать больше об особенностях документального оформления командировок сотрудников вы можете в статьях: