Как внести изменения в штатное расписание

Что такое штатное расписание

Штатное расписание — это локальный нормативный акт, который фиксирует структуру, штатный состав и численность организации с указанием размера оплаты труда. Это не просто формальность, а обязательный документ, на который ссылаются трудовые договоры. Любое изменение в организационной структуре, окладах, названиях должностей или подразделений требует корректировки штатного расписания.

Закон не ограничивает работодателя в частоте внесения изменений. Вы можете корректировать штатное расписание по мере необходимости: хоть каждый месяц. Но важно делать это правильно, с учетом требований трудового законодательства. Рассмотрим все ситуации по порядку.

Бланк штатного расписания по унифицированной форме № Т-3 разместили в статье.

Как оформить повышение оклада, узнайте в системе «КонсультантПлюс», оформив пробный бесплатный доступ на два дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Когда необходимо менять штатное расписание

Ситуаций, требующих корректировки штатного расписания, достаточно много. Вот основные из них:

• Изменение численности штата: введение новых должностей или, наоборот, их сокращение.
• Реорганизация структуры: создание новых отделов, департаментов, филиалов или упразднение старых.
• Изменение системы оплаты труда: повышение или понижение окладов, введение новых надбавок, проведение индексации.
• Переименование должностей или подразделений.
• Приведение наименований должностей в соответствие с профессиональными стандартами или новым ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов), который действует с 1 января 2026 года.

Вне зависимости от причины порядок действий работодателя един: нужно издать приказ и внести правки либо в действующее расписание, либо утвердить его новую редакцию.

О сроках хранения кадровых документов читайте здесь.

Перевод на другую работу: порядок и оформление узнайте в системе «КонсультантПлюс», оформив пробный бесплатный доступ на два дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Как оформить изменения: два законных способа

У вас есть два варианта легально зафиксировать изменения в штатном расписании:

1. Внести изменения в действующее штатное расписание. Этот способ удобен, когда корректировки не носят массового характера. Например, вы вводите одну новую должность или меняете оклад нескольким сотрудникам. Изменения оформляются приказом, в котором подробно описывается, что именно меняется.
2. Утвердить штатное расписание в новой редакции. Этот вариант предпочтителен, когда изменения глобальны: полностью меняется структура компании, массово пересматриваются оклады или переименовываются должности. В этом случае старое штатное расписание утрачивает силу, а вместо него вводится новое с другим номером и датой утверждения.

Оба способа абсолютно законны. Решать, какой из них использовать, вам как работодателю.

Как сократить должности в штатном расписании: порядок действий разместили тут.

Пошаговая инструкция по внесению изменений в штатное расписание

Независимо от выбранного способа, алгоритм действий будет следующим:

Шаг 1. Обоснуйте необходимость изменений

У любого кадрового решения должна быть причина. Ее указывают в приказе. Это может быть: «В связи с расширением штата», «В связи с оптимизацией структуры управления», «В связи с индексацией заработной платы». Формулировка должна быть четкой и деловой.

Шаг 2. Издайте приказ

Это ключевой документ. Унифицированной формы приказа нет, поэтому вы можете разработать его самостоятельно. Главное, чтобы в нем были:

• реквизиты организации;
• название документа — «Приказ о внесении изменений в штатное расписание»;
• дата и номер;
• преамбула с обоснованием (начинается со слов «В связи с...»);
• распорядительная часть: конкретные изменения (например, ввести должность, увеличить оклад, исключить вакансию);
• дата, с которой изменения вступают в силу;
• подпись руководителя.

Шаг 3. Внесите правки в штатное расписание

На основании приказа кадровик или бухгалтер вносит изменения в сам документ. Если вы выбрали способ с внесением правок, можно оформить приложение к штатному расписанию, где будут перечислены все корректировки. Это приложение станет его неотъемлемой частью. Если вы утверждаете новую редакцию, то просто готовите финальную версию штатного расписания.

Шаг 4. Урегулируйте отношения с работниками

Это самый важный и деликатный этап, напрямую зависящий от характера изменений.

Если меняется только название должности (трудовая функция остается прежней), оформляется как перевод (ст. 72.1 ТК РФ). Для этого нужно получить письменное согласие работника и заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.

Если меняется размер заработной платы (оклад, надбавка):

• В сторону увеличения (индексация, повышение): нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. Согласие работника не требуется, так как его положение улучшается.
• В сторону уменьшения: это возможно только при изменении организационных или технологических условий труда (ст. 74 ТК РФ). Работодатель обязан уведомить сотрудника в письменной форме не позднее чем за 2 месяца до предстоящих изменений. При отказе работника от продолжения работы в новых условиях, трудовой договор расторгается.

Если должность исключается из штатного расписания (сокращение штата), это полноценная процедура сокращения. Уведомить работников необходимо не менее чем за 2 месяца и предложить все имеющиеся вакансии. Выплатить выходное пособие и сохранить средний заработок на период трудоустройства.

На что обратить внимание при заполнении штатного расписания, рассказываем в статье.

Образцы приказов для разных ситуаций

Чтобы вам было проще, приведем примеры формулировок для приказов.

Ситуация 1. Вводим новую должность

ПРЕАМБУЛА: «В связи с расширением рынков сбыта и увеличением объема работ»

РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ЧАСТЬ:

1. Ввести в штатное расписание с «01» июля 2026 года в отдел маркетинга должность «Менеджер по работе с маркетплейсами» в количестве 1 штатной единицы с должностным окладом 60 000 (шестьдесят тысяч) рублей.

Ситуация 2. Повышаем оклады (индексация)

ПРЕАМБУЛА: «В соответствии со ст. 134 Трудового кодекса РФ и Положением об оплате труда, в связи с ростом потребительских цен»

РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ЧАСТЬ:

1. Внести изменения в штатное расписание № 5 от 20.12.2025, установив с 1 августа 2026 года следующие должностные оклады по должностям согласно приложению № 1 к настоящему приказу.

Ситуация 3: Сокращаем штатную единицу

ПРЕАМБУЛА: «В целях оптимизации организационной структуры и сокращения расходов»

РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ЧАСТЬ:

1. Исключить с 01 сентября 2026 года из штатного расписания должность «Кладовщик» в количестве 1 штатной единицы.
2. Начальнику отдела кадров (Ф.И.О.) провести процедуру сокращения в соответствии с ТК РФ, уведомив сотрудника, занимающего данную должность, не позднее 30 июня 2026 года.

Нужна ли печать на штатном расписании, ответили в статье.

Об оформлении перемещения работника узнайте в системе «КонсультантПлюс », оформив пробный бесплатный доступ на два дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Итоги

1. Изменение штатного расписания — стандартная рабочая процедура. Не бойтесь ее проводить, но делайте это с соблюдением формальностей.
2. Всегда начинайте с приказа. Это юридическое основание для любых правок. Без него изменения незаконны.
3. Помните о двух способах: можно вносить правки в текущий документ или утвердить его в новой редакции. Выбор зависит от масштаба изменений.
4. Не забывайте про сотрудников. Изменение оклада или должности должно отражаться в трудовом договоре через дополнительные соглашения. А при сокращении или уменьшении зарплаты - заранее письменно уведомляйте работников.
5. Не требуется согласовывать изменения с профсоюзом, если только они не ухудшают положение работников. В последнем случае учесть мнение профсоюза нужно (ст. 8, 372 ТК РФ).

Системный подход к оформлению кадровых документов убережет вашу компанию от судебных споров и претензий трудовой инспекции.