Учет расчетов с подотчетными лицами — проводки
Требования к оформлению кассовых операций, в том числе и к выдаче подотчетных сумм, установлены указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У).
Указание 3210-У было изменено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У, вступившим в действие с 30.11.2020. Так, например, требование о 3-х дневном сроке представления авансового отчета с 30.11.2020 исключено.
Подотчетники — это лица, получившие денежные средства от предприятия или ИП на определенные хозяйственные (целевые) нужды и обязанные в установленный срок отчитаться по расходованию таких средств (или вернуть их остаток, если не все средства потрачены).
Подотчетными могут быть:
- лица, работающие на предприятии или у ИП на постоянной основе;
- совместители;
- лица, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера (п. 5 указания № 3210-У).
Подробнее см. «Можно ли выдавать в подотчет не сотруднику?».
Может ли подотчетное лицо передавать подотчетные суммы другому лицу? Ответ на этот вопрос вы найдете в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе вы можете получить бесплатно.
Денежные средства предприятия в подотчет выдаются:
- в наличной форме:
- из кассы предприятия;
- в безналичной форме:
- на карту подотчетного лица;
- на корпоративную карту предприятия, доступ к которой получило подотчетное лицо.
См. также: «Назначение платежа при перечислении подотчетному лицу».
Бухгалтерский учет подотчетных операций имеет широкий спектр возможных проводок. Наиболее часто используемые при расчетах с подотчетными лицами проводки представлены в таблице:
|
Дт |
Кт |
Описание операции |
Первичные документы |
|
71 |
50 |
Выдача денег под отчет из кассы предприятия |
Расходный кассовый ордер |
|
20, 23, 25, 26, 44 |
71 |
Списание затрат в расходы предприятия согласно представленному авансовому отчету |
Авансовый отчет, чеки, накладные, акты приемки-сдачи услуг или работ, другие документы, подтверждающие произведенные расходы |
|
10, 15, 41, 07, 08, 11 |
71 |
Оприходованы матценности на основании авансового отчета
|
Товарные чеки, кассовые чеки, накладные, иные документы, подтверждающие материальные расходы подотчетного лица |
|
28 |
71 |
Средства, направленные на устранение брака производства или гарантийное (пост-гарантийное) обслуживание |
Договор о гарантийном обслуживании, гарантийный талон, акт выполненных работ, чек, иные документы |
|
68 |
71 |
Оплата налоговых платежей через подотчетное лицо |
Чеки, квитанции об оплате, банковские платежные документы |
|
91 |
71 |
Отражение прочих расходов предприятия, оплаченных подотчетным лицом |
Первичные документы, подтверждающие расходы |
|
50 |
71 |
Возврат неиспользованных подотчетником средств в кассу предприятия |
Приходный кассовый ордер, авансовый отчет с расчетом суммы остатка средств, подлежащих возврату в кассу |
Как правильно оформить приходный или расходный кассовый ордер, можно узнать из статей:
- «Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?»;
- «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?».
Примеры с проводками по расчетам с подотчетными лицами
Пример 1. Получение денег под отчет на приобретение ТМЦ:
|
Дата |
Счета |
Сумма, руб. |
Описание операции |
Первичные документы |
|
|
Дт |
Кт |
||||
|
21.09.20ХХ |
71 |
50 |
1 500 |
Выданы наличные средства под отчет Иванову И. И. на приобретение автомобильного масла |
Заявление Иванова И. И., РКО № 253 от 21.09.20ХХ |
|
22.09.20ХХ |
10 |
71 |
1 500 |
Получено на склад масло автомобильное «МОБИЛ» от Иванова И. И. |
Авансовый отчет, товарный чек, кассовый чек на 1 500 руб. |
Пример 2
Проводки с подотчетными лицами, направленными командировку.
|
Дата |
Счета |
Сумма, руб. |
Описание операции |
Первичные документы |
|
|
Дт |
Кт |
||||
|
12.09.20ХХ |
71 |
50 |
3 000 |
Выданы наличные средства под отчет Иванову И. И., направленному в командировку |
Приказ о направлении в командировку, РКО № 243 от 12.09.20ХХ |
|
15.09.20ХХ |
44 |
71 |
2 500 |
Отражены расходы на командировку Иванова И. И. (менеджера по продажам) в коммерческих расходах предприятия |
Авансовый отчет (чек из гостиницы на 1 500 руб., суточные на 1 000 руб.), приказ об установлении суммы суточных расходов |
|
15.09.20ХХ |
50 |
71 |
500 |
Возврат Ивановым И. И. неиспользованных подотчетных средств в кассу |
ПКО № 214 от 15.09.20ХХ |
См. также:
- «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?»;
- «Подотчетное лицо потеряло кассовый чек - что делать».
Итоги
В настоящей статье приведены чаще всего встречающиеся проводки по учету расчетов с подотчетными лицами. Главным нормативным документом, регулирующим правила оформления выдачи и возврата подотчетных средств через кассу, является указание ЦБ РФ № 3210-У. При иных вариантах выдачи средств подотчетным лицам необходимо руководствоваться положениями закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, российскими бухгалтерскими стандартами, внутренними распорядительными документами предприятия.