Подотчетные лица — кто они
Кто такие подотчетные лица? Это работники организации, имеющие право брать деньги под отчет. Список таких людей утверждается приказом руководителя. Деньги могут быть выданы из кассы организации или перечислены с расчетного счета на личные банковские карты работников.
Как именно выдавать деньги в подотчет из кассы или сделать перевод на карту сотруднику, читайте в статьях:
- «Порядок выдачи денег в подотчет из кассы»;
- «Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета».
Нужно помнить, что заявление на выдачу денег в подотчет работник должен написать независимо от способа выдачи денег.
Какие обязательные реквизиты должно содержать заявление на выдачу денег, читайте в статье «Составляем заявление на подотчет — образец».
Как учесть книги
Работнику организации были выданы деньги на покупку книг. На этом этапе совсем неважно, какие именно книги ему поручили купить — для производственных целей или для общего развития сотрудников.
Он составляет заявление или руководитель дает письменное распоряжение, берет деньги, покупает книги и в назначенное время предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет (АО) со всеми подтверждающими документами.
Форму АО и правила его заполнения смотрите в статьях:
Построчный комментарий по заполнению авансового отчета подготовили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ бесплатно к системе и переходите к указаниям.
Как только бухгалтер принял АО, работнику желательно вернуть остаток — неизрасходованные средства, если такие имеются. Если этого не произойдет, то данные средства фискалы могут расценить как доход, облагаемый НДФЛ и взносами. С письменного согласия работника организация имеет право удержать задолженность в размере не больше 20% от его зарплаты (ст. 138 ТК РФ, письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).
В случае перерасхода организация обязана возместить работнику сумму перерасхода.
Как правильно это сделать, читайте в статье «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?».
После выяснения всех деталей с подотчетником перед бухгалтером встает вопрос, как правильно принять к учету купленные книги.
Вот теперь нужно разобраться, с какой целью книги приобретались — были они куплены для работы организации или цель можно считать общепознавательной.
Когда этот вопрос будет прояснен, бухгалтер сделает записи в бухгалтерском учете.
В силу п. 4 ПБУ 6/01 (приказ Минфина от 30.03.2001 № 26н) деловая литература может быть отнесена к ОС. Но если при этом ее стоимость менее 40 000 руб., а как правило, так и бывает, ее учитывают в составе МПЗ. При этом устанавливают контроль, следят за передвижением книг и обеспечивают сохранность после передачи в эксплуатацию (п. 5 ПБУ 6/01).
ВНИМАНИЕ! С 2022 года ПБУ 6/01 утратит силу. Ему на смену придут ФСБУ 6/2020 «Основные средства» и ФСБУ 26/2020 «Капитальные вложения».
Какими бухгалтерскими записями в учете отражать основные операции с объектами ОС при применении новых ФСБУ 26/2020 и ФСБУ 6/2020, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ и переходите в Готовое решение.
Правила учета литературы необходимо закрепить в учетной политике.
Налоговый учет
Любая литература, и книги в том числе, в случае приобретения их для производственных целей могут быть учтены при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Если купленные книги — непроизводственного характера, то при определении налоговой базы по налогу на прибыль расходы на их приобретение в расчет не принимаются (п. 29 ст. 270 НК РФ).
То же правило относится и к «входному» налогу на добавленную стоимость. В бухгалтерском учете он учитывается на счете 91.2 и для целей налогообложения, то есть к вычету, не принимается.
Организациям, которые применяют упрощенку, чиновники запрещают учитывать для налогообложения затраты на периодику и печатные издания (см. письма Минфина от 10.08.2009 № 03-11-06/2/151, от 17.01.2007 № 03-11-04/2/12). Но есть и другое мнение: их можно признать материальными расходами (подп. 5 п. 1 ст. 346.16, подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Его поддерживают некоторые суды (например, постановления ФАС ПО от 30.10.2008 № А65-1419/2008, ФАС ДО от 30.01.2008 № Ф03-А80/07-2/6039). Поэтому принимать расходы для УСН или нет, организации нужно решить самостоятельно.
Итоги
Выдать деньги, проверить правильность составления отчета, сделать проводки по оприходованию купленного товара — про все это необходимо помнить, когда имеешь дело с подотчетными лицами. Ну а в ситуации с покупкой книг к этому списку необходимо добавить выяснение — для чего они покупаются, чтобы не ошибиться с принятием потраченных сумм в затраты.