Погашение долга по подотчету при увольнении

Сотрудник не вернул долг по подотчету: общая информация

Если сотрудник не вернул неиспользованный аванс или его оставшуюся часть в установленный работодателем срок, то согласно ст. 137 ТК РФ организация или ИП может вычесть сумму этого аванса из зарплаты, но не позднее месяца со дня окончания срока для его возврата и если сотрудник согласен с размером и основанием удержания. В письме Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0 говорится о том, что необходимо получить письменное согласие работника на удержание. Удержание производится на основании приказа, утвержденного руководителем.

С 30.11.2020 правила выдачи подотчета упростили. Теперь в заявлении на выдачу денег под отчет не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Срок организация устанавливает самостоятельно. Требование о представлении авансового отчета в трехдневный срок исключили. Также работодателям разрешили оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику. 

Какие еще изменения в порядке учета кассовых операций действуют с 30.11.2020, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный  материал.

Еще одна возможность вернуть долг подотчетника — удержать его из суммы окончательного расчета при увольнении. При увольнении сотрудник чаще всего получает обходной лист, в котором должны стоять подписи ответственных лиц, подтверждающие факт того, что за сотрудником не числится никаких задолженностей. Так бухгалтер, ответственный за расчет, будет в курсе долга сотрудника или не забудет это проверить самостоятельно. Удержание из окончательного расчета работника возможно только с согласия работника, так же как и удержание из ежемесячной зарплаты (ст. 137 ТК РФ).

Необходимо помнить, что при каждой выплате зарплаты удержать из нее можно не более 20% (ст. 138 ТК РФ). Если удержанной при увольнении суммы не хватит для покрытия долга, то остаток работник должен вернуть в кассу самостоятельно.

Как удержать из зарплаты невозвращенные подотчетные суммы, узнайте в готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Если увольняющийся не согласился вернуть долг, а сумма расчета не покрыла его полностью, то организация вправе подать на этого сотрудника в суд. Подать иск нужно успеть в течение года с даты, когда закончился срок, на который давались деньги под отчет (ст. 392 ТК РФ). Если суд не увенчался успехом либо организация решила туда не обращаться, по истечении срока исковой давности задолженность по подотчету списывается в состав прочих расходов в бухгалтерском учете, а в налоговом может быть учтена во внереализационных расходах согласно подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ. Общий срок исковой давности равен 3 годам (ст. 196 ГК РФ).

Налоговые последствия невозврата подотчетных сумм

В любом случае невозврата подотчетных денег, будь то инициатива сотрудника либо организация сама простила этот долг, у сотрудника возникает доход, который является объектом обложения НДФЛ. Таким образом, организация выступает налоговым агентом. Однако если работник уволился, то возможность удержать НДФЛ организации может не представиться. В этом случае ответственный бухгалтер должен уведомить налоговые органы о том, что НДФЛ не был удержан и перечислен в бюджет.

Как это сделать? Путем сдачи расчета 6-НДФЛ, где будет указана сумма неудержанного налога (в стр. 170 отчета 6-НДФЛ). 

Кроме того, необходимо сообщить и самому сотруднику-налогоплательщику, что он получил доход, удержать НДФЛ с которого организация не смогла. Сделать это нужно, также выслав справку 2-НДФЛ с признаком «2».

ВНИМАНИЕ! Ранее налоговые агенты подавали справку 2-НДФЛ о неудержанном налоге. С 2021 года справки по форме 2-НДФЛ в налоговую не сдаются. Все сведения о доходах сотрудника представляются в составе 6-НДФЛ.

В письме Минфина РФ от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610 разъяснено, что при увольнении датой получения дохода в виде невозвращенного подотчета является день увольнения. Удержать НДФЛ нужно при фактической выплате средств работнику (п. 4 ст. 226 НК РФ). В связи с этим, если уволенному сотруднику выплачивается окончательный расчет и его хватает на удержание НДФЛ по невозвращенному подотчету, то работодатель должен это сделать. В дальнейшем, если, например, в результате решения суда сотрудник произведет возврат средств организации, то излишне удержанную сумму НДФЛ он сможет вернуть в соответствии со ст. 231 НК РФ.

Помимо НДФЛ на сумму невозвращенного подотчета необходимо начислить и уплатить страхвзносы (п. 5 Приложения к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250).

Бухучет невозвращенных подотчетных сумм

Рассмотрим ниже типовые транзакции по отражению расчетов с подотчетными лицами. Проводки сформированы исходя из инструкции к плану счетов, утвержденной приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н.

Итоги

Главной заботой бухгалтера при оставшемся долге по подотчету за уволенным сотрудником является удержание НДФЛ с дохода сотрудника в качестве полученных, но не потраченных на нужды организации денег. Если это невозможно по причине нехватки суммы окончательного расчета и при отсутствии других выплат сотруднику на дату увольнения, то компания обязана проинформировать налоговые органы об этом факте.