Зачем понадобилась концепция ЭДО
Концепция ЭДО для России была разработана ФНС с участием других заинтересованных структур и ведомств. Федеральный масштаб проекту придал Президиум Правительственной комиссии по цифровому развитию, который в конце 2020 года утвердил концепцию ЭДО в хозяйственной деятельности.
Полный текст Концепции вы можете увидеть в «КонсультантПлюс», получив бесплатно пробный доступ к системе. Переходите по ссылке и изучайте планируемые нововведения.
Как указано в самой Концепции, проведенный ее разработчиками анализ хозяйственного документооборота в РФ показал, что на текущий момент он затратный и неэффективный.
Так, например, общие затраты хозсубъектов на создание, обработку и хранение бумажных документов составляют порядка 6 миллиардов человеко-часов в год. Совокупные материальные затраты, связанные с бумагами, составляют около 3,5 триллионов рублей, что, в свою очередь, занимает 3,4% от ВВП страны за 2018 год.
Всех этих потерь можно избежать, если перевести большую часть оборота «в цифру». Но текущая версия российского законодательства пока не соответствует характеристикам, необходимым для массового перехода к электронной документации.
О плюсах и минусах перехода на ЭДО прочтите в статье «Преимущества электронного документооборота».
Концепция вводит комплексный подход к устранению всех существующих недочетов и пробелов в законах. Кроме того, в рамках следования Концепции до хозяйствующих субъектов будет доводиться информация о выгодах от налаженного электронного документооборота.
Какие мероприятия запланированы в рамках Концепции ЭДО в 2021 году
Для достижения главной цели Концепции — массового цифрового документооборота — разработчики предложили целый ряд мероприятий:
- Расширение списка утвержденных форматов электронных документов. В настоящее время «электронка» связана в основном со взаимоотношениями с ФНС (те же счета-фактуры). Следует разрабатывать и внедрять и другие формы электронной документации, отвечающие всему спектру потребностей хозсубъектов, которые будут их применять.
- Совершенствование правил работы с ЭЦП и применение электронных доверенностей. На текущий момент массовое использование ЭЦП затруднено особенностями ее получения, ограничением сроков применения, несовместимостью разных систем ЭДО. Решать эту проблему по Концепции будут внесением изменений в законодательство об ЭЦП. Например, планируется «отвязать» электронную подпись от носителя и устройства, обеспечив ее удаленное хранение (то есть подписываться можно будет с любого устройства в любом месте, только при наличии интернета).
- Создание единых технологических правил обмена документами. По данному направлению Концепция предписывает постепенный отход от жесткого алгоритма, по которому документ сначала передается оператору ЭДО, а через него получателю. Например, для различных форматов документов должны быть описаны и узаконены другие варианты передачи и подписания, например, через открытые информационные ресурсы, электронную почту и т.п.
- Урегулирование правил хранения электронной документации с возможностью их последующего предоставления с подтверждением юридической значимости. В частности, юридическая значимость электронного документа должна сохраняться даже после истечения срока сертификатов ЭЦП, которыми он был подписан, а сам документ должен быть доступен в течение всего предписанного срока хранения.
- Установка требований к обмену именно электронными документами в определенных случаях. В качестве примера тут можно привести необходимость выставлять только электронные счета-фактуры и УПД при продаже товаров, подлежащих прослеживаемости, с 1 июля 2021 года. В дальнейшем следует ожидать расширения такого рода требований на другие документы.
Как наладить электронный документооборот между хозяйствующими субъектами? Узнайте из нашей статьи «Электронный документооборот между организациями».
- Совершенствование электронного оборота с органами власти и контролирующими органами. Помимо сокращения затрат хозсубъектов на оформление и заверение бумажных обращений, этот пункт Концепции предполагает и оптимизацию межведомственного оборота. В пример можно привести планируемый с 01.01.2022 переход на проактивные больничные (выплату пособия по больничному от ФСС по факту его закрытия, т. к. все прочие необходимые данные будут иметься у фонда в электронном виде).
- Переход на ЭДО внутри хозсубъектов. В рамках этой задачи будут пересмотрены регламенты создания и хранения внутренней документации и минимизирована необходимость подготовки и хранения бумажных форм.
Как внедрить ЭДО в своей компании, мы подробно рассказали в статье.
- Расширение ЭДО на юрисдикцию иностранных государств. В первую очередь электронный обмен планируется наладить в рамках ЕАЭС. Однако в планах и согласование форматов электронной документации с другими иностранными контрагентами, и использование таможенных документов для проверки ЭЦП зарубежного контрагента.
Планы на будущее
По замыслу авторов Концепции, с применением приведенных задач и положений, в среднесрочной перспективе планируется выйти на такие результаты:
- До конца 2024 года в электронную форму перейдут 95% выставляемых хозяйствующими субъектами счетов-фактур и УПД (за исключением счетов-фактур, для которых предусмотрен особый порядок обмена в связи с их отнесением к гостайне).
- До конца 2024 года 70% формируемых хозяйствующими субъектами транспортных и товарных накладных перейдут в электронную форму (за таким же исключением для гостайны, как для счетов-фактур).
- Начиная с 2022 года количество электронных документов в общем объеме документации, которой обмениваются хозсубъекты, должно ежегодно прирастать на 20% от годового объема.
- С 2023 года объем бумажных документов, истребуемых контролирующими органами в рамках контрольных мероприятий, должен сокращаться не менее чем на 10% в год.
Пропорционально сокращению бумажного документооборота должны снижаться суммарные затраты на него, что, в свою очередь, приведет к росту ВВП.
Итоги
Электронный документооборот — это эффективный инструмент, позволяющий снизить затраты на создание и хранение бумажной документации, а также существенно сократить время на обмен документами и содержащейся в них информацией.
Концепция, предложенная ФНС и утвержденная законодателями, призвана устранить недостатки действующего законодательства в этой сфере и максимально расширить применение ЭДО хозсубъектами.