Для чего нужен авансовый отчет
Авансовый отчет предназначен для учета и фиксации выданных в подотчет денежных сумм. Он используется при отчете работников фирмы, которые получили средства в счет совершения:
- покупки товаров и услуг, необходимых для предприятия;
- поездок в служебную командировку.
Об учете командировочных расходов читайте здесь.
Авансовый отчет составляют в течение установленного работодателем количества дней после завершения командировки или истечения срока, на который выдавался подотчет.
ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 правила выдачи подотчета упростили указанием ЦБ РФ от 05.10.2020 № 5587-У. Требование о представлении авансового отчета в трехдневный срок исключили. Также работодателям разрешили оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику.
Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, узнайте в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите к комментариям экспертов к Указанию ЦБ от 05.10.2020 № 5587-У.
Узнайте больше о сроках сдачи авансового отчета подотчетным лицом.
Он может быть заполнен от руки или на компьютере. А может быть даже в виде электронного документа. К авансовому отчету подотчетник прилагает документы, подтверждающие его расходы.
См. также: «Особенности авансового отчета без кассового чека».
Отчет содержит лицевую и оборотную стороны. На лицевой стороне работник указывает должность и Ф. И. О., назначение полученного аванса. На обратной стороне — перечень отчетных документов и истраченные суммы. После проверки отчета свою подпись ставят бухгалтер и главный бухгалтер или руководитель фирмы. Остаток полученных средств вносится в кассу, а перерасход возмещается подотчетному лицу.
Подробнее см.:
- «Каков порядок возмещения по авансовому отчету?»;
- «Что делать при перерасходе по авансовому отчету?».
Форма отчета (АО-1) приведена в постановлении Госкомстата от 01.08.01 № 55. Согласно п. 4 ст. 9 закона от 06.12.11 № 402-ФЗ она перестала быть обязательной. Ее можно использовать без внесения изменений. Также руководитель фирмы может утвердить своим приказом другую форму этого отчетного документа, но с непременным соблюдением требований закона (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
Смотрите наш образец заполнения авансового отчета в 2020 - 2021 годах.
Узнайте также, какой срок хранения у авансовых отчетов.
Как ведут нумерацию авансовых отчетов
Регистрация авансовых отчетов проводится фирмами с использованием требований делопроизводства.
Порядок нумерации авансовых отчетов законодательно не оговорен. Указания об их заполнении этот вопрос также не рассматривают. Поэтому правила простановки номеров авансовых отчетов могут быть такими, какие примет само предприятие. Таким образом, оно самостоятельно устанавливает порядок нумерации авансовых отчетов. Конкретный порядок оговаривается в приказе, учетной политике или в других локальных документах фирмы. Основным принципом при этом является сквозная нумерация в течение всего года с привязкой к последовательности событий.
Нумерация бывает цифровой, буквенной или комбинированной (например, 12-АО) и может зависеть от объемов оборота подобных документов, количества работающих в фирме и других факторов. Законодателем также не прописана ответственность за нумерацию с пропусками отдельных номеров.
Итоги
Авансовый отчет — важный элемент бухгалтерской первички. Как нумеровать отчеты? Нормативных требований на этот счет нет. Поэтому данный вопрос фирма решает сама с учетом сложившейся у нее практики делопроизводства и хронологии отчетных событий.